プレゼン資料作成って難しいですよね。手間ヒマかけて作っても「分かりづらい」「見づらい」と言われてしまい、ウンザリしたことがある方もいるのではないでしょうか?

 

そんな方にオススメしたい本があります。その名も「一生使える見やすい資料のデザイン入門」。プレゼン資料のクオリティが劇的に改善する、と話題の一冊です。今回はこの本の中から、今日からすぐにできる資料作成のコツ7点を、ご紹介します!

 

コツ1.「伝えるとは?」を考えてから資料をつくり始めましょう

資料を作成するうえで、まず覚えておきたいのが、どう「伝えるか?」ということ。言葉でいくら説明するよりも「写真・グラフ・模式図」で見せた方がわかりやすいからです。その部分をまずは理解しましょう。

 

そのうえで、どんな資料の構成にするかを考えます。頭のなかで考えた構成を、伝えたい人に理解しやしいデザインで「写真・グラフ・模式図」を見せるのです。これがクオリティを劇的に改善する最初のステップですよ。

 

コツ2. 1スライド・1メッセージを心がけましょう!

 

さて資料作成において、ついついやってしまうのが、伝えたい情報を1つのスライドに詰め込んでしまうこと。あれもこれもと情報を詰め込みすぎると、何が本当に重要な情報なのかがわかり辛くなってしまいます。

 

伝えたいメッセージ(目的)は「1スライド1つ」に絞りましょう。これを徹底することのメリットは2つあります。「伝えたい情報が明確になること」、そして「文字が大きくなって遠くの人にも良く見えるようになること」です。

 

スライドの数は増えてしまいますが、枚数が増えることを恐れず、大事な情報は小分けにしていくことが大切です。

 

コツ3. 伝わる資料の文字は、シンプルであることが大事

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重要な項目を伝えたい時、その部分を目立たせるために、文字を飾り立ててしまったことはないでしょうか?「目立ちそうだから」という理由で変に凝ったデザインにした結果、何だかごちゃごちゃしてしまった……。そんな事態を防ぐためにも、装飾をする時は「太字にする」「大きくする」「下線をひく」「色を変える」という4つにとどめておきましょう。

 

授業のノートを思い出してみてください。色ペンをたくさん使って取ったノートは見た目には綺麗ですが、どこが重要なのか分かり辛いですよね。資料作成の場合も同じです。大事なところが赤1色で強調されている方が断然見やすいと感じるはずですよ。

 

コツ4. 注釈は「正方形」または「長方形」の吹き出しを使う

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スライドにコメントや注釈を盛り込む時、多くの方は「※」マークを使って、空いたスペースに説明を書く傾向があります。ただこの書き方では、それが補足的な説明だと、瞬時に理解することが難しく、文字だらけの印象にもなってしまいます。

 

資料を見やすくするには「吹き出しで視覚的にスペースを空ける」こと。これで見た人がすぐに補足的な説明だとわかるようにするのがベストです。

 

ただし、Powerpointに据え付けられた「吹き出し」の図形はオススメしません。吹き出しの先端位置の調整ができず、見た目もあまり良くないからです。吹き出しの先端部分は「三角形」で個別に作ると、自分で大きさや位置を調整できます。

 

コツ5. 数字は大きく!単位は小さく!

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ビジネスや研究において、数字は物事を説明する上で、訴求力や説得力を高めるために重要です。せっかく重要な要素なので、数字のサイズは特に大きくすることを心がけましょう。また数字と関わるキーワードも同様に強調するのも効果的。その数字との関係性が良くわかり、大切さや意味の理解度が高まります。

 

また数字の後ろにある単位を小さくすることで、数字がより際立ちます。また、見た人がわかりやすいスライドになるだけでなく、デザイン性も向上します。

 

コツ6. アクセントカラーで一部分に焦点を当てる

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フローチャートや手順説明などでは、図形が多く並んだスライドを良く使います。そのようなスライドは、スライド上の情報量が多い分、ひと目で注目するポイントがわかりづらくなってしまいます。ぼやけた印象を与えることを防ぐためには、1点をアクセントカラーで強調するのが効果的です。

こうすることによって、特にここを見て欲しいという箇所が明確になるため、スライドを見る人に素早く理解してもらうことができます。重要な手順や、成否を左右する条件分岐などに色付けするのが良いでしょう。

 

フローチャートを使って口頭説明を行う場合は、説明する手順ごとに塗りつぶす箇所を変えたスライドを表示させれば、今話しているのがどの部分なのかわかりやすくなります。アニメーション機能を使いこなせば、1枚のスライドで、塗りつぶされる場所が移動していくような動きのあるスライドも作成できますよ。

 

アクセントカラーを使ってその箇所に焦点を当てる手法は、図形だけでなく、説明上ごちゃごちゃしてしまう部分では、非常に便利なテクニックです。ぜひマスターしましょう!

 

コツ7. 円グラフは「カラフル」にしてはいけない

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円グラフはグラフの中でも色が多くなる可能性が高く、煩雑になりがちです。とはいえ、色を変えないと、項目の切れ目がわかりません。ここで考えたいことは、「本当に伝えたいことは何か」です。円グラフの項目が10個ある場合、10個説明したいなら、色を全て変えても良いですが、大抵は「◯◯の割合が高い・低い」と特定の項目について伝えるのが目的になるはずです。それならば、多い(または少ない)項目のみを強調し、それ以外は、まとめてグレーなどの無彩色にした方がわかりやすくなります。

 

ほとんどの場合、円グラフの割合が小さな項目は、ほとんど見る必要がない情報です。数%の項目は「ああ、そういう項目を調べたんですね」程度の情報にしかなりませんし、グラフを煩雑かつ窮屈にする元凶となります。

 

色数の目安は、基本色の2〜3種類に抑えるのがベター。項目名や項目の色もまとめると、洗練された印象を与えることができます。また、不要なデータラベルや凡例は削除し、テキストボックスを使って自分で項目をまとめて、グラフの中や近くに載せた方が見やすくなりますよ。

 

資料作成のコツは、学べば誰でもできる!!

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見やすい資料を作成するためのデザインは「美術」ではありません。個人のセンスとは無関係に、見栄えを良くするためのポイントは無数にあります。

 

ただ、それ以前に大切なことはスライドを見る人の立場に立って「どうすればわかりやすい資料になるか」を考えること。これが何よりも大切になります。見栄えを良くする方法を学んでも、それが「自己満足」で終わってしまっては元も子もありません。

 

コツ1.の繰り返しになりますが、「何のため」「誰のため」なのかを念頭に置き、まずが資料作成の技術を磨いていくようにしましょう。そうすることで初めて、自分が思い描く理想の資料を手にすることができるのです。