メールは仕事上においてクライアントや上司、その他多くの相手との大事なコミュニケーション手段の一つ。相手から好印象を持たれるようなメールを送ることができれば、きっと仕事をスムーズに進める助けになるはずです。

 

20代が身につけておきたい「ビジネスメール」塾の第6回では、一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗さんに「社内コミュニケーションが円滑になるメールのポイント」について解説していただきました。

 

過去の連載はコチラ!

第一回 相手に気持ちが伝わる「お詫び」のメール

第二回 クライアントとの打ち合わせ日程調整メールの書き方

第三回 クライアントや上司へ。お礼の気持ちが伝わるメール

第四回 転勤や異動が決まったとき。クライアントへ送る報告メールの基本

第五回 無意識にやっていませんか? ファイルを添付する際の作法とは

 

メールの基本は社内外共通

メール本文は「宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名」の7つの要素から構成されます。このメールの型は、業種業態を問わず標準的なビジネスメールとして一般的なルールやマナーともいえるでしょう。

 

コミュニケーションツールの一つとして、メールは社内でも頻繁に利用されます。

しかし社内だからといって毎回、宛名や挨拶を省き、メール本文に一行だけ用件を書いて送っても問題ないというものでもありません。社内の人にメールを送るときは、社外の人に送るときに比べてやや簡易的になることがあっても、基本的に上記の型は同じ。

 

基本的なルールやマナーを守り、型に則ったメールを作成することが、円滑なコミュニケーションを実現するためのスタートラインになるのです。

 

社内メールのポイント1:返事を後回しにしない

用件を一方的に伝えて終わるのではなく、相手に正しく理解してもらい、納得の上で行動に移してもらうことがコミュニケーションのゴールであり、メールを利用する目的です。

 

例えば、取引先からのメールであればすぐに返事を送るのに、社内の人からのメールは後回しにしてしまうことはありませんか? また「急ぎであれば社内で声をかけてくるだろう」という考えから、催促されてから動き出すこともあるかもしれませんね。ですが、社内でもメールを受け取ったら、期限内に返事を送ることはもちろんのこと、早めに返事ができるものはすぐに返事をしましょう。

 

逆にこちらが送ったメールに対してなかなか返事をもらえない場合は、相手に声をかけるなどして催促をします。返事が来ない理由は、事情があって対応が遅れている、返事を忘れているなどさまざま。社内だからこそ、理由を聞いた上でサポートできることもあるかもしれません。

 

社内メールのポイント2:問い合わせメールは「質問」と「回答」を明確に

メールを送る際の用件が曖昧だと、相手に質問や問い合わせであることが伝わらない可能性が高くなります。そのため欲しい回答が得られず、何度もメールが往復してしまうことも。互いの認識がずれないようにタイトルやメール文に「質問」「問い合わせ」「確認」「相談」など、メールの目的がはっきりわかるような文言を明記した方が伝わりやすくなります。

 

質問や問い合わせを受けた場合には、明確な回答を送ることが大事。当たり前のことかもしれませんが、解釈がずれたり見落としてしまったりして意外とできていないことも多いようです。メールの内容からしっかり相手の意図を読み取り、質問に対する回答を送りましょう。

 

社内メールのポイント3:メール処理は効率良く!

メールを読んでその都度、「今すぐ返信」「保留/後で返信」と振り分けていると、返信を忘れたり、遅れたりする原因になります。メールは貯めずに、すぐに返信しましょう。これを習慣化すると、メール処理のスピードが飛躍的にアップします。また、返事が早ければ仕事が早く、段取りが良い人という印象にもつながりますよ。

 

いつもより少し早く・丁寧な返信を心がけることで、コミュニケーションがスムーズになり組織全体の生産性向上にもつながるかもしれません。

 

社内メールでの注意点:砕けた文章は要注意!?

メールで好印象を与えるために、文章を工夫することは正しいアプローチ方法です。とはいえ、砕けた文章がコミュニケーションを円滑するわけではありません。

 

社内メールは社外メールと比べて文章や表現が簡潔になり、配慮のフレーズが省略されることもあります。互いにある程度の共通認識を持っている前提で省略する分には問題ありませんが、友達に話すような感覚でメールを送るのはNGです。

許容されると思って砕けた表現を使ったとしても、受け手は同じようには思っておらず、意図しない解釈をされることも。そのため、社内であっても仕事に適した言葉を使いましょう。仕事でメールを使っている以上は、誰に見られても恥ずかしくないように書くことが大事です。

 

仕事への責任感を示し、信頼を勝ち取ろう

社内での仕事は協調性が重視されます。送られて来たメール本文の内容でわからないことがあればすぐに聞く、伝えるべきことはすぐに伝えるようにしましょう。

メールは書いた人の仕事力やコミュニケーション力が垣間見えるもの。社内の仲間に「一緒に仕事ができて嬉しい」と思ってもらえるようなメールを送りましょう。

 

(寄稿:平野友朗/編集:東京通信社)

 

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識者プロフィール
平野友朗(ひらの・ともあき)

平野友朗(ひらの・ともあき)
一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事。株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役。ビジネスメール教育の第一人者。メールマナーに関するメディア掲載1000回以上。メールスキル向上指導、メールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がける。官公庁や企業などへのコンサルティングや講演、研修は年間120回を超える。著書は『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)など26冊。