【質問・お礼の例文付き】インターンシップで役立つビジネスメールの書き方
就職活動中の学生の皆さんがインターンシップやオープン・カンパニーに参加するにあたって、事前に聞いておきたいことや分からないことがあって困っていませんか。
企業への確認事項があるときは、緊急の場合を除き、基本的にメールでの連絡が望ましいといえます。ただし、ビジネスシーンで送付するメールにおけるルールは、プライベートと同じではありません。正しいマナーに準じたメールを送付すれば、先方へ良い印象を与えることにつながります。
そこで本ページでは、ビジネスメールのマナーの基本をまとめました。「挨拶・お礼」「日程調整」「服装」「辞退」「お願い」の5つのジャンルごとに、メールの書き方を例文付きで解説します。
目次
インターンシップ時に知っておきたいビジネスメールの書き方
インターンシップやオープン・カンパニーで送付するメールは、ビジネスマナーに沿って作成しましょう。はじめに、ビジネスメールの基本的な書き方をおさらいしていきます。
件名に用件の概要を記載する
ビジネスメールでは、まず件名欄に用件の概要を簡潔に記載します。件名で大まかな用件が分かれば、迷惑メールと間違えられにくく、先方の確認作業の効率化にもつながるので親切です。
書き出しは宛名から書く
メール本文の書き出しは、宛名から始めます。はじめに宛名が記載されていれば、担当者への取次ぎがスムーズになるからです。
宛名の書き方は「①企業名」「②役職・担当」「③氏名（フルネーム）」が正しい順序となります。詳細が不明な場合は「インターンシップ（オープン・カンパニー）ご担当者 様」と書くとよいでしょう。
また、氏名には「様」を、企業名や担当などには「御中」を付け加えます。なお相手の企業を指す代名詞は、話し言葉では「御社」ですが、書面やメールだと「貴社」となるので注意してください。
ビジネスシーンに適した挨拶文にする
ビジネスメールでは、用件の前に簡単な挨拶と自己紹介を入れるのがマナーです。先方との面識の有無によって挨拶の仕方が異なりますが、基本的には「お世話になっております」と書いておけば問題ありません。くわえて、メインの送信先の方とどのようなシーンで関わったのかを簡潔に記載しておくとより丁寧な印象になります。
文章の締めくくりのひと言を添える
ビジネスメールの文章の締めくくりには、相手への配慮を示すひと言を添えましょう。オーソドックスな締めくくりの文章は「末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」といった内容です。お礼メールの場合は、参加の感想や勉強になったこと、今後の意気込みなどを記載するのもよいでしょう。
末尾に自らの署名をする
メールの末尾には、自らの所属と氏名（フルネーム）、連絡先を記載します。本文中に一度記載した情報であっても、末尾に再度記載してください。なお、郵送でのやり取りが想定される場合は、住所まで書いておくことをおすすめします。
インターンシップの際に送るビジネスメール4つのマナー
次に、インターンシップやオープン・カンパニーでビジネスメールを送付する際に押さえておくべき基本マナーを紹介します。
1.返信の際に件名を変えない
一般的に、ビジネスメールへの返信では件名は変えません。もし件名を変えてしまうと、前後のつながりが分からなくなる恐れがあるからです。反対に明らかに別件の場合は、件名を変えるほうがメールの用件が円滑に伝わりやすくなります。
2.返信は極力早くする
ビジネスメールの返信はスピードが肝心です。遅くとも24時間以内、可能な限り先方の営業時間内に送付するのが理想的です。どうしても遅れる場合は、内容を確認した旨のみ伝える一時連絡メールを送っておくとよいでしょう。また、もし返信が遅くなってしまったときには、一刻も早く返信するとともに、メール冒頭でお詫びと遅れた理由を説明することが好ましいといえます。
3.使用するメールアドレスに配慮する
ビジネスシーンにふさわしくない文言の入ったメールアドレスを使用していると、印象や信頼にかかわる場合があります。そのため、就活の際は専用のメールアドレスを作っておくと安心です。大学で利用しているメールアドレスのほか、フリーメールなどでも構わないので、あらかじめ就活専用に作っておくことをおすすめします。
4.メイン以外の送付先を含む全員に返信する
一般的に、メールシステムではメインの宛先が「TO」で表示されますが「CC」で複数の宛先が記載されていることもあります。「CC」が付いている場合、それを含む全員にメールの内容を知らせる必要があると考えられるため、該当者全員に返信するよう注意してください。
ビジネスメール送信前のチェックリスト
ビジネスメールを書き終えたら、送付前に必ずチェックしましょう。以下では、必須チェック項目である5つのポイントをリストアップしました。
適切な敬語を使っているか
ビジネスメールにおいて、敬語は相手への敬意を表す言葉遣いです。ただし、あまりに堅苦しい言葉遣いは慇懃無礼なイメージになるので、適度な敬語を用いるよう心がけてください。
内容は簡潔にまとまっているか
ビジネスメールでは、内容をいかに簡潔に書けるかが重要なポイントとなります。理想は、先方が「Yes」か「No」で答えられる内容にすること。先方のメール返信の手間を最小限に抑えるよう意識するのが社会人としてのマナーです。
適度な改行や区切りが入っているか
ビジネスメールでは、プライベートのものより多めに改行や区切りを入れる傾向にあります。適宜改行・区切りを入れることで、書いている内容が読みやすくなるためです。見た目が詰まった印象にならないよう、改行はこまめに、区切りは2文〜3文程度を目安に入れるとよいでしょう。
用件が複数ある場合は箇条書きになっているか
ビジネスメールで用件が複数ある場合、1通にまとめて構いませんが、読みやすくする工夫が必要です。まず伝えたいことが何件あるのかを明記したうえ、それぞれの用件を箇条書きで記載すれば、先方も返信しやすくなります。
送信前に推敲したか
ビジネスメールでは、誤字・脱字はNGです。また、略語も使用しないよう注意してください。例えば「（株）」ではなく、きちんと「株式会社」と表記するのが好ましいといえます。送信前に全体を読み直して確認し、推敲してから送りましょう。
【例文付き】インターンシップでよくあるビジネスメールの送付シーン
ここからは、インターンシップやオープン・カンパニーでよくあるビジネスメールの送付シーンを紹介します。よくある以下5つのシーンごとに、そのまま使える例文と併せて説明するので、ぜひチェックしてみてください。
インターンシップへの応募または選考通過の挨拶
インターンシップやオープン・カンパニーに応募または選考通過した際は、その参加の旨とお礼の意をメールで伝えます。自己紹介や感謝を簡潔に伝えた後、参加の意気込みや目標、学びたいことなども記載すると好印象です。
応募または挨拶の送信メール例文
件名：
インターンシップ（オープン・カンパニー）への応募につきまして【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】
本文：
株式会社◯◯◯
インターンシップ（オープン・カンパニー）ご担当 ◯◯ 様
お世話になっております。
【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】と申します。
このたび、貴社で実施されるインターンシップ（オープン・カンパニー）にぜひ参加させていただきたいと思い、ご連絡差し上げました。
プログラムを通し、貴社の理念や業務内容、業界に関する知識・情報などを身をもって学びたいと考えております。
つきましては、インターンシップ（オープン・カンパニー）の詳細や、選考プロセスなど、応募に必要な内容をご教示いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。
———————————–
学校名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）
電話番号: xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス: xxxxxxxxxx@xxxxx.jp
———————————–
返信に対するお礼メール例文
件名：
Re:Re: インターンシップ（オープン・カンパニー）への参加につきまして【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】
本文：
株式会社◯◯◯
インターンシップ（オープン・カンパニー）ご担当 ◯◯ 様
お世話になっております。
【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】です。
このたびは、インターンシップ（オープン・カンパニー）の参加を許可していただきましたこと、誠に光栄です。貴重な機会を与えてくださり、心より感謝申し上げます。
つきましては、インターンシップ（オープン・カンパニー）の中で、ビジネスや業界に関する知見が深められるよう、精一杯努める所存です。
何卒よろしくお願いいたします。
———————————–
学校名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）
電話番号: xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス: xxxxxxxxxx@xxxxx.jp
———————————–
インターンシップ当日の日程や調整に関する質問・お願いメール
インターンシップやオープン・カンパニーの日程の質問・希望は重要度の高い情報なので、用件を簡潔に記載することが大切です。日程調整が可能であれば、いくつか候補を挙げておくとやり取りがスムーズになります。
日程に関する送信メール例文
件名：
インターンシップ（オープン・カンパニー）の日程調整のお願いにつきまして【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】
本文：
株式会社◯◯◯
インターンシップ（オープン・カンパニー）ご担当 ◯◯ 様
お世話になっております。
【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】と申します。
このたびは、インターンシップ（オープン・カンパニー）に関するご連絡をいただきありがとうございました。
参加予定のプログラムにつきまして、ご指定の日時でお伺いすることが難しい状況です。
そこで、大変恐縮ではございますが、日程の調整をお願いしたくご連絡差し上げました。
誠に勝手ながら、以下の日程のいずれかに調整していただくことは可能でしょうか。
- ◯月◯日（◯曜日）◯時〜◯時
- ◯月◯日（◯曜日）◯時〜◯時
- ◯月◯日（◯曜日）◯時〜◯時
ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。
———————————–
学校名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）
電話番号: xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス: xxxxxxxxxx@xxxxx.jp
———————————–
返信に対するお礼メール例文
件名：
Re:Re: インターンシップ（オープン・カンパニー）の日程調整のお願いにつきまして【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】
本文：
株式会社◯◯◯
インターンシップ（オープン・カンパニー）ご担当 ◯◯ 様
お世話になっております。
【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】です。
このたびは勝手なお願いにもかかわらず、日程を調整していただき誠にありがとうございました。
それでは、ご指定の通り【◯月◯日（◯曜日）◯時】に伺います。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
———————————–
学校名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）
電話番号: xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス: xxxxxxxxxx@xxxxx.jp
———————————–
インターンシップに私服で参加する際の服装に関する質問・確認メール
インターンシップやオープン・カンパニーの参加に当たっての質問・相談をメールで伝えるときは、簡潔に返信できる内容にするのがマナーです。確認したい内容と、それに対する自分の考えを述べ、先方の正誤判断を仰ぎましょう。
服装に関する質問送信メール例文
件名：
インターンシップ（オープン・カンパニー）当日の服装につきまして【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】
本文：
株式会社◯◯◯
インターンシップ（オープン・カンパニー）ご担当 ◯◯ 様
お世話になっております。
【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】と申します。
このたび、貴社のインターンシップ（オープン・カンパニー）へ参加させていただくこととなりました。
つきましては、当日の服装をどうすればよいかご教示いただきたくご連絡差し上げました。
要項や資料では特に指定はございませんでしたが、当日は私服で参加してもよろしいでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答のほど何卒よろしくお願いいたします。
———————————–
学校名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）
電話番号: xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス: xxxxxxxxxx@xxxxx.jp
———————————–
返信に対するお礼メール例文
件名：
Re:Re:Re:Re: インターンシップ（オープン・カンパニー）当日の服装につきまして【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】
本文：
株式会社◯◯◯
インターンシップ（オープン・カンパニー）ご担当 ◯◯ 様
お世話になっております。
【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】です。
このたびはお忙しい中、丁寧にご回答いただき誠にありがとうございます。
インターンシップ（オープン・カンパニー）当日は私服での参加で問題ないとのこと、承知いたしました。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
———————————–
学校名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）
電話番号: xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス: xxxxxxxxxx@xxxxx.jp
———————————–
インターンシップへの参加を辞退・キャンセルする際の連絡メール
インターンシップやオープン・カンパニーの参加をやむを得ず辞退・キャンセルする際は、すみやかにその旨を連絡しなければなりません。準備の兼ね合いや、ほかの参加者・応募者の調整にもかかわるため、連絡が遅れると迷惑がかかります。
辞退メールの書き方は、はじめに件名や内容で辞退・キャンセルの旨を記載した後、その理由と謝罪を伝えましょう。
辞退・キャンセルに関する送信メール例文
件名：
インターンシップ（オープン・カンパニー）の参加辞退につきまして【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】
本文：
株式会社◯◯◯
インターンシップ（オープン・カンパニー）ご担当 ◯◯ 様
お世話になっております。
【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】と申します。
このたび、残念ながら貴社インターンシップ（オープン・カンパニー）への参加を辞退したくご連絡差し上げました。
辞退の理由といたしましては、◯◯◯（具体的な内容）のためです。
せっかくの貴重な機会を与えていただいたにもかかわらず、やむを得ずこのような決断をすることとなり、大変心苦しく思っております。
誠に勝手ながら、どうかご了承くださいませ。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。
———————————–
学校名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）
電話番号: xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス: xxxxxxxxxx@xxxxx.jp
———————————–
返信に対するお礼メール例文
件名：
Re:Re: インターンシップ（オープン・カンパニー）の参加辞退につきまして【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】
本文：
株式会社◯◯◯
インターンシップ（オープン・カンパニー）ご担当 ◯◯ 様
お世話になっております。
【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】です。
このたびは、勝手なお願いにもかかわらずご海容いただき、誠にありがとうございました。
貴重な機会を与えていただいたうえ、ご準備も進めてくださっていたのにこのような結果となってしまい、お詫びの言葉もございません。
貴社の事業および活動には依然強い関心を持っておりますので、また別の機会にてご縁をいただけますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
———————————–
学校名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）
電話番号: xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス: xxxxxxxxxx@xxxxx.jp
———————————–
インターンシップで求める配慮に関する質問・お願いメール
心身のいずれかに障害があり、インターンシップやオープン・カンパニーの参加に当たり求める配慮がある場合は、事前にメールで伝えておくとよいでしょう。自らの障害特性とできること・できないことを踏まえて、どのような配慮を求めるのかを具体的に記載してください。
障害配慮に関する送信メール例文
件名：
インターンシップ（オープン・カンパニー）参加に当たってのご配慮のお願いにつきまして【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】
本文：
株式会社◯◯◯
インターンシップ（オープン・カンパニー）ご担当 ◯◯ 様
お世話になっております。
【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】と申します。
このたび、インターンシップ（オープン・カンパニー）の参加に際してお願いしたいことがあり、ご連絡差し上げました。
私には◯◯（具体的な障害名）があり、その特性により◯◯（具体的な内容）ができません。とはいえ、◯◯（希望する配慮の内容）があれば問題なく参加できます。
つきましては、誠に勝手ながら、当日に◯◯といったご配慮を賜れますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
———————————–
学校名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）
電話番号: xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス: xxxxxxxxxx@xxxxx.jp
———————————–
返信に対するお礼メール例文
件名：
Re:Re: インターンシップ（オープン・カンパニー）参加に当たってのご配慮のお願いにつきまして【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】
本文：
株式会社◯◯◯
インターンシップ（オープン・カンパニー）ご担当 ◯◯ 様
お世話になっております。
【大学名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）】です。
このたびは、勝手なお願いにもかかわらずご快諾いただき、誠にありがとうございます。
当日は、貴社や業界に関する知識が深められるよう、精一杯努める所存です。
何卒よろしくお願いいたします。
———————————–
学校名、学部・学科名、学年、氏名（フルネーム）
電話番号: xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス: xxxxxxxxxx@xxxxx.jp
———————————–
ビジネスメールをマスターすれば印象アップ！
インターンシップやオープン・カンパニーでのメールの送付作業は、ビジネスの一環だといえます。一度電話で伝えた内容であっても、メールで再度連絡することで、印象アップとリマインドに効果的です。
マナーを守った丁寧なメールは、熱意が伝わりやすくなるほか、ほかの応募者に差がつけられます。ビジネスメールをマスターして、目指すキャリアの実現へと一歩を踏み出しましょう。
まずは、キャリアアドバイザーに就活相談を
電話orオンライン
でお気軽にご相談ください
就活について不安なことも
障害者雇用の知りたいことも
キャリアドバイザーが親身にお話をうかがいます
公開日：2025/1/9
- 監修者：木田 正輝（きだ まさき）
- パーソルダイバース株式会社 人材ソリューション本部 キャリア支援事業部 担当総責任者
- 旧インテリジェンス（現パーソルキャリア）に入社後、特例子会社・旧インテリジェンス・ベネフィクス（現パーソルダイバース）に出向。採用・定着支援・労務・職域開拓などに従事しながら、心理カウンセラーとしても社員の就労を支援。その後、dodaチャレンジに異動し、キャリアアドバイザー・臨床心理カウンセラーとして個人のお客様の就職・転職支援に従事。キャリアアドバイザー個人としても、200名以上の精神障害者の就職転職支援の実績を有し、精神障害者の採用や雇用をテーマにした講演・研修・大学講義など多数。
- ■国家資格キャリアコンサルタント
- ■日本臨床心理カウンセリング協会認定臨床心理カウンセラー/臨床心理療法士
記事をシェアする
記事をシェアする
