退職理由の上手な伝え方とは？
円満退職につなげるコツ【例文あり】

現職を退職する際はどこまで本音を伝えていいもの？

前提として、現職に退職理由を伝える際の目的として、「トラブルなく、スムーズに退職までつなげること」を重要視している方は多いのではないでしょうか。「退職理由の伝え方に注意すること」はこの目的を実現するための一つの手段です。

本音を直接的に伝えることでスムーズな退職が難しくなりそうなのであれば、伝える相手に疑問を抱かせない、引き留めにつながらないような言い回しを心がけましょう。

退職理由の伝え方のコツは本記事の中で、例文とあわせて解説していくので、ぜひ最後までご覧ください。

転職先の企業名は出さない

退職理由を伝える際は、転職先の企業名を明かさないようにしましょう。特に、競合関係にある企業へ転職する場合などは、不要なトラブルが生じるリスクが高まります。

また、現職の上司と転職先の社員が知り合いであれば、評判がネガティブに伝わってしまう可能性も。具体的な社名を伏せることで誤解や対立を避け、スムーズに退職を進めましょう。

会社や同僚の批判はしない

たとえ不満があったとしても、ネガティブな言葉は聞き手に悪い印象を与える恐れがあります。また例えば、給料や働く環境への不満を退職理由として伝えた場合、「給料や環境を見直すから考え直してほしい」などと退職を引き留められる可能性も高まります。

むしろ「新しいスキルを習得したい」「異なる業界で成長の機会を得たい」など、前向きな理由を示すほうが好印象です。周りも「この会社ではかなえられないことなんだな」と受け止めやすいので、スムーズな退職につながるでしょう。

退職理由を“前向き”に言い換える方法はこちら

ネガティブな退職理由はやっぱりダメ？“前向き”に言い換える方法

感謝の気持ちも添える

退職理由を伝える際には、これまでお世話になった会社や上司への感謝の気持ちを必ず伝えましょう。たとえ退職の意思が固まっていても、相手に敬意を示す姿勢があるだけで、円満な退職につながりやすくなります。

例えば、「これまで多くのことを学ばせていただき、本当に感謝しています」と一言添えるだけでも、お互いに気持ち良い状態での退職につながるでしょう。

退職理由でうそをつくことは避ける

退職の理由をすべて詳しく話す必要はありませんが、うそをつくのは避けましょう。嘘をつくと、後で矛盾が生じた場合、不信感を抱かれる原因になります。

例えば、今の業務内容にやりがいがなく不満がある場合でも、「新しい職種にチャレンジしたくなったから」などうそのない範囲で言い換えて伝えることをおすすめします。

理由を一貫させる

退職理由は、どの場面・相手に対しても一貫した内容を伝えることが大切です。状況や人によって異なる説明をしてしまうと、場合によっては話に矛盾が生じてしまう可能性もあります。
その結果、退職理由への説得力が薄れてしまい、引き留めや上司や同僚からの不信感につながる原因になりかねません。

同じ理由をブレずに主張することで、周囲にも退職への真剣な意思が伝わり、結果として交渉もスムーズに進みやすくなります。

事情があるなどやむを得ない退職理由の例文

やむを得ない事情がある場合は「○○の関係でどうしても△△の働き方をする必要が出てきてしまったため」など、状況とともに退職理由を伝えましょう。

事情に関しては、詳しい内容まで伝えなくとも構いません。特に、家庭の事情や体調に関して伝える内容に迷った場合は、伝えても問題ないと思う範囲で伝えましょう。
「プライベート上の理由で」「プライベートの環境の変化があり」など言い換えて伝えることもできます。

退職を伝える相手

退職の意思をまず伝えるべきなのは、直属の上司です。最初は上司に“口頭で”退職の旨を伝えましょう。上司と退職時期を正式に取り決めた上で、同僚や後輩、取引先へと順に話をしていく流れが望ましいでしょう。

思わぬ混乱や誤解を招かず、退職手続きをスムーズに進めるためにもまずは直属の上司に退職を切り出し、退職日が確定するまでは同僚や取引先には口外しないことが大切です。

退職を伝える時期・タイミング

退職を決意したら、できるだけ早く上司に切り出しましょう。
法律上は2週間前の申告で退職が可能ですが、やむを得ない事情がない限りは、退職後、次のキャリアやステップにスムーズに進むためにも、就業規則にのっとった対応をおすすめします。会社ごとの詳細は会社の就業規則に定められているので、事前に確認しておくと安心でしょう。

転職先への入社日を柔軟に相談できる場合、引き継ぎ期間や有給休暇の消化を踏まえ、引き継ぎがスムーズに進められるよう計画的な日程で調整しましょう。

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退職の伝え方

ここでは、上司、同僚・後輩、取引先それぞれへの退職の伝え方について、例文を交えてご紹介します。

上司の場合

退職を切り出す際は、上司の忙しい時間帯を避け、あらかじめ面談のアポイントを取っておくのが理想です。例えば「少しご相談したいことがあるのですが、お時間いただけますか」と切り出し、正式に退職を願う旨を伝えましょう。伝え方のポイントについては詳しくはこちらで解説しています。

シチュエーション別の例文は、本記事内のこちらのブロックをご覧ください。

同僚や取引先の場合

退職日が正式に決定した後に、上司と相談の上、社内の同僚や後輩、関係の深い取引先に順次連絡します。独断で先行して周囲へ知らせるとうわさが先行して混乱を招く恐れがあるため、タイミングに注意が必要です。

特に後任者や取引先への連絡は業務にも関わるので、上司と打ち合わせしながら最適な時期に連絡しましょう。

退職理由を伝えないとどうなる？

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