株式会社ハイファイフーズ

社長秘書として、社員に対する社長からの指示内容やタスクの進捗管理を中心に、社長自身のスケジュール管理、来客・メール対応、チケット手配などの事務的なサポートもお任せします。

【主な業務】
■指示内容の記録・確認
※社長からの指示を正確に記録し、社員がその指示に基づいて動いているか定期的に状況を確認する。
■プロジェクトやタスクの進捗管理
※社内の各プロジェクトやタスクの進捗を追跡し、ペンディングになっているものがないかチェックする。

【その他の業務】
■スケジュール調整・管理
■来客・電話・メール対応
■文書作成・管理
■経費精算
■各種手配業務・事務・庶務
※海外の取引先にプレゼントするお土産や、会食用のレストランのチョイスなどもお願いします。

＜仕事のPOINT＞
【◆】社長の「頭の中」を整理

このポジションで何よりも大切なのが、多忙な社長の「頭の中」を整理すること。
社長のそばで記録係となり、会議や朝礼などで「いつ、誰に、何を指示したか」把握し、「その進捗はどうなっているか」を、社長に代わって担当者に確認することで、社長がより重要度の高い業務に集中できるようサポートします。

【◆】ビジネスライクに進捗確認や報告を

「あの部署はいま忙しそうだから」といった配慮や感情を挟まず、事実を事実としてありのまま把握し、報告することが重要です。「社長の指示なので、やってくれないと困ります」と、担当者に適切に伝えられる能力が求められるともいえるでしょう。

【◆】経営的視点や知識が身につく

社長の指示を的確に把握するため、事前知識や知見は必要になります。一朝一夕に身につくものではないので、初めから完璧さは求められませんが、自ら積極的に勉強し、キャッチアップしていきましょう。
市場ニーズや競合調査結果を基にした、社長の経営判断用資料の企画・作成（経営企画業務）に携わり、それを社長に報告する必要もあるため、経営企画等のご経験のある方は知見を活かしていただけます。