転職する際のスムーズな引き継ぎ方法、期間は？

転職のタイミングを想定して、引き継ぐための準備を進めておきましょう

引き継ぎは、退職の意思を会社に伝えてから開始します。多くの会社の就業規則では「退職は1カ月前までに申し出ること」と定められているため、転職における引き継ぎ期間はおおよそ1カ月程度を見ておくとよいでしょう。

実際に転職先企業の内定が出てから入社までは、2～3カ月程度が一般的です。内定が出てから今の会社に退職の意思を伝えなければならない期限、つまり、就業規則で決められた退職の1カ月前まではあまり時間がありません。まずは在籍している会社の就業規則を確認し、転職するタイミングと退職届の提出時期を想定した上で、スムーズな引き継ぎができるように準備を進めましょう。

たとえ今の会社を辞めたとしても、転職先が同じ業界の場合など今後何かしらのご縁があり、協働する機会があるかもしれません。将来のことも見据えて、円満退職を目指したいものです。現在の会社の状況を考慮した上で、退職日には最大限の配慮を忘れないようにしましょう。

引き継ぎ業務をリスト化する

まずは引き継ぎの対象となる業務の全量を把握するために、自分が担当している業務をすべてリストアップしましょう。もしリストに漏れがあると、質問者が退職した後にはその業務を誰も担当していない、という状況になってしまいます。1人で長く担当し属人化している仕事があれば、上司や周囲が把握できていない可能性が高く、後にトラブルを引き起こすことにもなりかねません。

業務の重要度や頻度にかかわらず、抜け漏れがないように注意してリストアップしましょう。リストには、ルーティンで発生する定型業務とそれ以外の業務の分類、発生頻度や所要時間なども明記しておくと引き継ぎ用の資料作成やスケジュール調整にも役立つでしょう。

引き継ぎスケジュールをたてる

業務内容をリスト化できたら、次に退職日までの引き継ぎスケジュールをたてます。「どの業務を」「いつまでに」「どうやって」「誰に」引き継ぐのかを明確にしましょう。

ルーティン業務を引き継ぐ場合は、その業務の実施タイミングに合わせて後任者に説明するようにスケジュールを調整します。ルーティン以外の業務で実践するタイミングが合わない場合は、資料や説明のみでの引き継ぎになります。スケジュールに余裕を持って、後任者が戸惑わないようにていねいに引き継ぐことを心がけましょう。

有給休暇の残日数がある場合は休暇日数も考慮する必要があります。後任者が別部署から異動してくる場合や新規採用で補充する場合には、アサインまでに時間がかかることもあります。また、社内の仕事の引き継ぎだけでなく、クライアントへのあいさつが必要なケースもあるでしょう。

引き継ぎには関わる人全員のスケジュール調整が必要になります。引き継ぎが進まず退職がずれ込んでしまったり、退職日の先延ばしを依頼されたりしないように、なるべく余裕を持ってスケジュールを組めるよう上司にも相談しましょう。

引き継ぎ資料を作成する

引き継ぎを円滑に進め、後任者に確実に業務内容を伝えるためにも資料は必ず作成しましょう。口頭で済ませると、重要な情報の伝え漏れが起きるかもしれません。資料がないと、後任者が引き継ぎ時に間違って記憶してしまう可能性もあります。引き継ぎ資料は後で誰が見てもその仕事を理解できるよう、ていねいに記載しましょう。

引き継ぎ資料を作成する上でのポイントを3つご紹介します。

業務の目的・要件を明確にする

担当している業務が何のために必要なのか、どのような成果が期待されているのかを明確にします。プロジェクトの途中で退職する場合は、プロジェクト実施に至った背景や目的、要件などの全体像を初めに説明した上で、担当する業務の役割などが分かるようにまとめます。

業務フローと課題を細分化する

慣れているとマニュアルなどがなくても問題なく業務をこなせるようになるため、第三者に説明するときに作業手順を省略しがちです。その業務を実施するのが初めての人でも問題なく取り組めるように、業務の手順、作業フロー、作業をする理由、他業務との関係性などを詳しく記載しておきましょう。

また、過去に起きたトラブルや現在の課題なども引き継いでおきましょう。現在の業務フローになっている理由には、「過去に何らかのトラブルがあり効率化よりも確実性を選んだ」「現在の課題を解決する方法を模索してトライアルを重ねている」など、業務の手順やフローを見るだけでは分からない経緯があります。「なぜこのやり方を選択しているのか」という理由もきちんと引き継げるようにまとめておきましょう。

関係者を一覧化する

クライアントの情報はもちろんですが、社内外のカウンターパートは後任者にとって最初に知りたい情報の一つです。困ったことがあれば誰に相談すればよいか分かると、引き継ぐ上での安心感にもつながります。

引き継ぎに時間がかかる場合は転職先にきちんと事情を説明しましょう

もし、仕事の引き継ぎに想定以上の時間がかかるようであれば、早めに転職先に事情を説明します。入社時期の変更を希望する場合は、いつ入社できるかを明確にし、誠意をもって伝えましょう。

一方で転職先がどうしても待てないということであれば、現在の職場に掛け合うしかありません。その場合、一方的な自己主張をするのではなく、現職場への負担が最小限になるように社会人としての誠意をもって対応しましょう。

転職活動を始めたら引き継ぎも視野に入れて行動しましょう

転職活動を始めると、想定よりも早く内定が決まる場合もあります。あらかじめ引き継ぎを想定して業務を資料化しておくと、引き継ぎ期間のめども立てやすくなります。

面接では「いつから働けるか」という質問が必ずあります。中途採用をする会社は、欠員や人員不足の解消を目的として求人を出していることが多いため、なるべく早く入社してほしいというのが本音です。入社時期が採用選考に影響を及ぼす可能性もあるかもしれません。

転職活動を始めたら、いつ内定が出ても対応できるように、引き継ぎの準備を進めておきましょう。そうすることで、現職場への負担も抑えられ、円満退職にもつながります。

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