事務職におすすめの資格とは？　取得するメリットや注意点を解説

事務職の仕事内容

事務職というと、書類の作成やデータ入力といった内勤の作業を行うイメージがあるかと思いますが、実際はどのような仕事をしているのでしょうか。はじめに、一般事務といわれる事務職の具体的な仕事内容について紹介していきます。

書類作成・管理

会議の議事録や見積書、請求書など、あらゆる書類を作成・管理します。一からすべて自分で作成するというよりは、テンプレートに情報を入力していくことが多いでしょう。ほかにも、イベントの案内、決算書類など会社で使用されるあらゆる書類の作成に関わることになります。

データ入力

営業やマーケティングにまつわる顧客情報や、日々の売り上げなどのデータをPCに入力していく仕事です。小さな間違いが大きなトラブルへつながることもあるため、ミスのない、正確性が求められます。

電話・メール対応

会社にかかってきた電話や会社代表宛のメールを担当者につなぐ仕事です。電話では、担当者が離席や外出していることもあるため、その場合は代わりに用件を確認する必要があるでしょう。

来客対応

会社に来客があった際に対応する仕事です。受け付けはもちろんのこと、会議室のセッティング、会議場所までの案内なども行うこともあります。会社の最初の顔となる大事な役割を担います。

備品管理

会社内で使われる消耗品の管理や調達をします。また、コピー機やPCなどの管理をしたり、不具合がある場合は修理依頼をしたりします。社員が快適な環境で働くための重要な役割です。

資格がなくても、事務職への転職は目指せる！

転職活動では、「自分が何をしてきたのか」「何ができるのか」をアピールすることが大切です。そのため、やみくもに資格の取得を目標とするのではなく、自分が事務職へ転職してどうなりたいのか、という点を考える必要があります。

事務職で資格を取得すると、どんなメリットがある？

事務職では必ずしも資格を持っている必要はありませんが、持っている場合にどういったメリットがあるのでしょうか。ここでは、役立つポイントについて見ていきましょう。

自分が持っているスキルだけでなく、勉強意欲があることをアピールできる

面接の際、営業職や技術職に比べて、定量的な成果やスキルをアピールしにくい事務職ですが、資格を取得しておくとその点のカバーができます。

資格手当としての給料アップや評価につながることも

会社によっては資格を取得することで手当がつき、給与があがる可能性があります。

業界や職種の選択の幅が広がる

取得した資格を活かして、一般事務から専門職にキャリアアップできる可能性もあります。

事務職におすすめの資格5選

事務職への転職で評価につながりやすいスキルや経験は、やはり業務にPCを活用できるかどうかです。書類選考段階では特にExcel中級レベル以上が使えるかどうかを見る傾向にあります。VLOOKUP、ピボットテーブル、IF関数などを使えることをアピールできるとよいでしょう。ここでは、PCスキルのほかに、事務職におすすめの資格について、ご紹介します。

日商簿記（2級・3級）

事務職のなかでも、経理事務は専門性が高い仕事です。日商簿記は初級・3級・2級・1級の等級がありますが、ビジネスシーンではおおむね2級以上が求められます。簿記2級では商業簿記にくわえ、物の製造から販売まで、一連の流れを学ぶことになります。

日商簿記（2級・3級）についてはこちら

MOS（マイクロオフィス　スペシャリスト）

マイクロソフトオフィス製品に関するスキルを証明する国際資格です。Word、Excel、PowerPointの知識や操作スキルを証明することができます。規模を問わず多くの企業で評価される資格ですので、取得する価値は非常に高いでしょう。

MOS（マイクロオフィス　スペシャリスト）についてはこちら

ITパスポート

こちらは情報処理推進機構（IPA）が主催する情報系の国家資格で、多くの人が受験します。試験の出題範囲はテクノロジー、マネジメント、ストラテジーと分かれていて、幅広い知識が必要とされます。出題範囲も広く、対策に時間がかかるため、資格取得を目指すならゆとりをもって計画的に勉強していきましょう。

ITパスポートについてはこちら

秘書検定

ビジネスパーソンとしてのマナーを学習できる資格で、持っていると幅広い分野で活躍できます。秘書検定2級であれば、合格率は50％以上と独学でも十分に狙えます。学科だけでなく、社会人としての言葉づかいなども復習しておきましょう。

秘書検定についてはこちら

参考：公益財団法人 実務技能検定協会「秘書検定　受験者状況」

TOEIC

正式な名称は国際コミュニケーション英語能力テストで、英語によるコミュニケーションとビジネス能力を検定するための試験です。特に、貿易事務やグローバル企業の事務職では、必須とされる場合も多いでしょう。合否ではなくスコアで評価され、満点は990点です。業務で英語を使う企業への転職を目指す場合、評価につなげたいなら800点以上を目指しましょう。

TOEICについてはこちら

その他（文書情報管理士・ビジネス文書検定など）

文書情報管理士は、データや書類として文書を保存・管理する方法についての能力を証明する資格です。職場で伝票や会議資料を作成する際に活かせる知識が身につきます。ビジネス文書検定は、ビジネス文書の書き方の基本などの正しい知識を測る検定です。2級以上を持っていると、一人でビジネス文書を理解・作成できるスキルがあると判断されるため、アピール材料として活用できるでしょう。

参考：公益財団法人 実務技能検定協会　「ビジネス文書検定　ビジネス文書技能審査基準」

資格を活かして転職する際の注意点

資格を取得するメリットについてご紹介しましたが、やみくもに資格を取るのではなく、その資格を活かしてどんな仕事がしたいのかという目的をはっきりさせることが大切です。ここでは、資格を活かして転職する際の注意点について解説します。

資格の勉強には効率的に時間を使う

大切なのは何のために資格を取るか、を意識することです。資格を取るということ自体が目的になってしまわないよう注意が必要です。

資格の種類や難易度を確認する

これから取得しようとしている資格が、事務職の仕事をするうえで必要不可欠なものなのか、プラスアルファの知識ということでアピールできるものなのか見極める必要があります。

転職市場で最も重要なのは実務経験

資格を取らなくても、これまでの仕事の経験を活かして転職先を見つけられる可能性は十分にあります。

資格以外に身につけておきたいスキルは？

事務職へ転職したい場合、資格ばかりに目が行きがちですが、必ずしもそうではありません。資格よりも、どのような経験やスキルを持っているのかが重要です。最後に、資格以外にも身につけておきたいスキルについて紹介します。

基本的なPCスキル

事務職では、PCスキルが重視される傾向にあります。Excel中級レベル程度とされるスキルは、VLOOKUP、ピボットテーブル、IF関数などが活用できることといわれています。これらがひと通り使えるのであれば、転職の際の大きなアピールポイントとなるでしょう。

一般的なビジネスマナー

事務職は、社内はもちろん、社外のお客さまの対応を任される場面もあります。電話やメール、受け付けなど、会社の窓口としての対応が求められるため、一般的なビジネスマナーを身につけていることが重視されます。転職の際、面接の受け答えなどで丁寧な対応ができるように、普段からビジネスマナーを心掛けておくとよいでしょう。