Q.リモートワークで職場の人たちと
うまくコミュニケーションが取れない…どうしたら？

雑談やブレストのしにくさなどのコミュニケーションの方法に関する悩みに加え、働くモチベーションを維持できないなどの個人的な問題も生じています。上司がうまくマネジメントできなくなった結果、部下の勤務状況をチェックしすぎてしまい、監視に近い状態になってしまったケースもあります。

ほかにも、「今日中によろしく！」と厳しい期限で仕事を振られてしまい、悩んでいる方も。これまで双方向でできていたやりとりが、オンラインで片道になってしまったことが原因だと考えられます。

立場に関係なく、率直な意見や素朴な質問、違和感に対する指摘がいつでもできる状態を指します。言い換えれば、処罰されたり、メンバーから拒絶されたりする心配がなく発言できる状態です。ただし、この意見は、組織やチームの成果を上げるためのものであり、“心理的安全性が高い状態＝自分のわがままを通せる状態”ではありません。

職場での心理的安全性を高めるポイントは、「①話しやすさ」「②助け合い」「③挑戦」「④新奇歓迎」の4つです。それぞれ詳しく見ていきましょう。

まずは、「①話しやすさ」と「②助け合い」について。対面で顔を合わせていたときには、会議やランチタイム、ちょっとした立ち話、飲み会など複数の“チャンネル”がありました。話す内容や話しやすさなどはチャンネルによってまちまちで、シーンによってそれぞれ使い分けていたかと思います。

オンラインでこれを補うには、コミュニケーションツールを活用して、話すための場を多種多様に用意することがポイント。ほかにもみんなで一緒に作業をする“もくもくタイム”※の場を設けること。

※複数人が集まって各自「黙々」と作業をする時間のこと

複数の場を設けることで“ちょっとした相談”や情報共有をしやすくなるため、助け合える環境を整えられます。会社によっては、“もくもくタイム”として、作業中に「Zoom」や「Discord」などオンライン会議ツールをミュートした状態でつなげておくケースも。こうするとリモートでも一緒に仕事をしているような感覚が強くなり、すぐに話しかけることができるようになりますよね。

上司に新しいツールをすすめる際に、「◯◯がいいらしいですよ」とただ情報を伝えるだけでは興味を持ってもらえません。新しいものに対して「難しそう」と抵抗感を抱く人もいるため、簡単に操作できると知ってもらうことが大切です。

「ここをクリックするだけ」など具体的に解説して、「自分にもできそう」と安心感を抱いてもらうことが大切とのこと。「ツールを活用すると、こんなふうにハッピーになれますよ！」とポジティブにアピールしましょう。

まずは、言葉づかいを意識しましょう。「だって・でも・どうせ」は“ダメな3D”といわれています。これを「だからこそ・どうやったら・できるかな？」の“いい3D”に変換するだけで、気持ちが前向きになりますよ。

新しいことやもの、人に対する前向きな姿勢を意味する「新奇歓迎」の場合、「分かった」はNGワードです。相手の意見に賛同しているようにも感じられますが、実は「分かったからもういいよ」とやりとりを遮断する要素が含まれています。

まずは、「分かった」を「なるほど」「おもしろい」に変えてみましょう。人間の脳は不思議なもので、同じものを見ても「おもしろい」とつぶやきながらだと、いい点を探そうとするんですよ。

パソコンの場合、カメラを見てしまうと相手の顔を見られないので、目線を合わせることは難しいですよね。なので、できる限り体が正面を向くようパソコンやカメラの位置を調整しましょう。これで“あなたの話を聞いています”という相手への意思表示になりますよ。リアクションを大きくすることも、やはり大事だと思います。

とくに上司や先輩から部下・後輩に対して効果的なのが、「◯◯さん、おつかれさま」と名前を呼んで話しかけること。「自分を見てくれている」と感じることでリモートワークでは得られにくい承認欲求につながります。

空気感の分かりづらいオンラインでは、とくに避けたほうがいいです。「至急資料をつくって」と言われても、指示された側は、「至急」がいつまでを指すのか分からないですから。もし上司から言われた場合は、具体的に確認するといいですよ。

職場で使われている略語など、なんとなく分かっているつもりで話していると、認識が大きくずれている可能性もあります。オンラインミーティングなどのタイミングで、共通言語を整理しましょう。

相手が上司の場合、五月雨式に連絡をするのではなく、伝えたい内容に優先順位をつけるなど、いったん整理してから書きこむようにしましょう。簡潔さを心がけるのがいいですね。

一方で、後輩や部下に指導などをする場合は、PNP（ポジティブ→ネガティブ→ポジティブ）を心がけることをオススメします。たとえば、資料のチェックを求められたときは、改善点だけ伝えるのではなく、「すごく情報が網羅されているね」「強いて言うなら、図が大きいとなおいいね」「けど、全体的によくまとまっているよ」のような流れを意識するといいでしょう。

たとえば、「部下や後輩が相談してくれない」という上司や先輩にあたる人の相談は、リモートワークになる以前からありました。「分からないことがあれば聞いてね」と声をかけても「大丈夫です」と言われ、一人で抱え込んでしまうそうです。

一方で、テキストコミュニケーションに慣れているデジタルネイティブ世代だと、対面よりもリモートワークになったことで相談しやすくなる可能性も。そのためにも、先述のようなチャットツールなどを活用して間口を広げておくと、むしろ以前よりも相談がしやすくなるかもしれません。

「後輩の仕事での悩みや体調の変化が分からなくなってしまった」と悩まれる場合、対面で仕事をしていたときから漫然と後輩のことを見てしまっていた可能性があります。これからは意識的に声をかけたり、仕事の進み具合やメールの返信の速さなどを見たりしておけば、ちょっとした変化で悩みや不調に気づけるようになるでしょう。

リモートワークになる前から、職場の人間関係が悪かったということはありませんか？　または、自分のスキルに自信がなく、成果を出せていないから発言しづらいという可能性も。これらの場合、自分の力が発揮できるような仕事を探すのも方法の一つです。何かあれば、キャリアアドバイザーに相談してみてくださいね