総務事務とは？仕事内容や向いている人の特徴、未経験で転職するコツを解説

総務事務の主な仕事内容

総務事務の仕事は、企業全体の運営を支える「縁の下の力持ち」としての役割が中心です。

具体的には、オフィスの備品管理や発注、社内環境の整備、来客対応、社内イベントの運営サポート、書類作成などが挙げられます。

ただし、これらが総務事務の仕事のすべてとはいいきれません。

企業によっては、他部署が担わない業務の受け皿となるケースも多く、「あれもこれもお願いされる」といった状況も珍しくないでしょう。

そのため、業務範囲は非常に広く、関係各所とのやりとりも多くなりがちです。

総務や一般事務との違い

「総務事務」と「総務」や「一般事務」は混同されがちですが、それぞれ明確な違いがあります。

総務は、全社的な社内イベントの企画や制度設計、オフィスの運営方針の策定など、会社全体の設計・統括を行うのが役目です。

一方、総務事務は、その総務の企画を支える実務担当のポジションで、社内イベントの調整や必要書類の作成、備品発注といった実務を担います。

一般事務との違いは業務で関わる部署です。一般事務は営業部や人事部など特定の部署に所属し、その部署内での補助業務を行います。

しかし、総務事務は総務部に所属するものの、総務部内にとどまらず、部署を横断する業務が多いのが特徴です。

その結果、さまざまな部署からの問い合わせ対応や会社全体を視野に入れた動きが求められます。

一般事務について詳しく知りたい人は以下の記事もご覧ください。

一般事務とはどんな仕事？やりがいやよくある悩みを分かりやすく解説

幅広い知識や経験を得ることができる

営業部や人事部など、特定の部署に所属するほかの事務職と異なり、総務事務は社内全体と関わる仕事です。

総務事務の業務を続けていると、結果として経理・人事・労務・庶務など、さまざまな領域の知識が少しずつ身につきます。

成長を実感しやすい

総務事務は成長の実感を得やすい仕事ともいえます。なぜなら、さまざまな部署と関わることで自然と会社全体の動きを把握できるようになるからです。

ワーク・ライフ・バランスを大切にしながら働ける

前述のとおり、総務事務は社内業務が中心です。繁忙期を除けば比較的残業は少なく、有給休暇も取りやすい環境が整っているといえるでしょう。

そのため、家庭やプライベートと両立しながら働きたい人には魅力的に映るでしょう。

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コミュニケーション能力が高い

これまで説明してきたように、総務事務は会社内の多くの部署や社員と関わる仕事です。

そのため、他部署の人に用事を頼まれたり、日常的に声をかけられたりすることもあり、ある程度のコミュニケーション能力が必要となります。

人のサポートをするのが好き

誰かの役に立つことにやりがいを感じる人は、総務事務にぴったりです。

前に出て目立つポジションで働くよりも、裏方として支えることに喜びを感じるタイプが活躍しやすい職種といえるでしょう。

コストや仕事の無駄を省く目線を持っている

総務事務は、基本的にルーティンワークが多く、備品の管理や発注などを任されることも少なくありません。

そのため、コスト意識や効率化の観点で、無駄を省くことが求められます。

「ルーティンワークとなっている業務をもっとスムーズにできないか」といったように、効率化を自然に考えられる人は業務改善にも力を発揮できるでしょう。

マルチタスクが得意

総務事務は複数の業務を同時進行でこなす場面も少なくありません。

多くの部署や関係者から依頼されるさまざまな業務を並行して進め、締め切りに間に合わせる必要があるため、マルチタスク能力は非常に重要です。

柔軟な対応ができる

総務事務は、通常の業務に加えて、「今日中にこれお願い！」といった突発的な依頼や対応が発生することも多い仕事です。

そのため、差し込みで発生する業務や、関係者の都合によるスケジュール変更などが生じやすく、そういった事態に柔軟に対応できる力が求められます。

些細なことでイライラしない

書類などの提出物や社内イベントへの出欠の返事などは、何度もリマインドしていても締め切りを守らない人が一定数います。

また、自分が忙しいタイミングで急に別の業務を頼まれることもあるでしょう。

そういったときでもイライラを表に出さずに対応できる、アンガーマネジメントができている人に向いている仕事ともいえます。

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設問に答えるだけで自分の性格・気質が分かるので、総務事務への適性を判断するのに役立つでしょう。

ルーティンワークが多い

総務事務は、申請書類の作成や承認フローの確認、備品の発注など、毎日決まった流れで進む業務が多くなります。

慣れればスムーズにこなせる半面、毎日同じことの繰り返しと感じる人も少なくないでしょう。

具体的な成果が見えづらい

サポート的な立場で会社全体を支える役割だからこそ、直接的な数字や評価として表れにくく、自分の仕事の成果が見えにくいと感じる人もいます。

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今の仕事の満足度や、あなたがどんなことを大切にするタイプなのかが分かるので、向いている仕事探しのヒントが得られるでしょう。

中小企業から大手企業への転職

総務事務のキャリアパスの一つが、今の企業で経験を積んだ後、より大きな企業の総務事務へ転職する、というケースです。

中小規模の職場では幅広い業務を担当することが多く、それが結果として大手企業での分業化された専門的なポジションに活かされることがあります。

総務部門内での管理職ポジションへの昇進

総務事務として経験を積んだ後、総務職を経て、業務フロー改善や新人育成、進捗管理などのまとめ役を担う管理職へと昇進していくことも期待できます。

管理部門のほかの職種へのキャリアチェンジ

総務事務で得た知識や対応力を活かして、人事・労務・経理など、管理部門の別職種へキャリアを広げることも可能です。

あえて中小企業やベンチャー企業へ転職

大手企業では総務事務の仕事は分業化されていることが多く、効率的ではあるけれどやりがいを感じにくいという人もいます。

そのため、「もっと自由度の高い環境で働きたい」「自分で考えて仕事を進めたい」と感じたとき、あえて中小企業やベンチャー企業へ転職する人もいます。

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総務事務は未経験でも転職しやすい？

総務事務は、特定の資格や高度な専門スキルが必須ではないため、事務職の中では比較的、未経験からチャレンジしやすい職種といえます。

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【総務アシスタント × 職種未経験歓迎】の求人一覧を見る

求人へ応募する前にできること

未経験でも総務事務として採用されやすくするためには事前の準備が大切です。

例えば、Excelの基本操作を習得しておく、ビジネスマナーを学んでおくなど、小さな努力を積み重ねておくと、面接の際に勤勉さや意欲をアピールすることができます。

「どうやって応募書類を作ればいいか分からない」「忙しくて作る時間がない」という方には、「履歴書作成ツール」や「レジュメビルダー」をおすすめします。

ガイドに沿って入力するだけで、かんたんに履歴書や職務経歴書を作れるので、不安な人にも時間がない人にもぴったりです。

面接でできること（アピールするポイント）

面接では、基本的に総務事務として活躍できる素質があるかを見られています。

未経験であっても、これまでの経験の中で培ったスキルや人柄を具体的に伝えることで、しっかり評価されます。

例えば、「社内調整やサポートの経験がある」「気配りや段取りが得意」「期限やルールを守ることに自信がある」といったエピソードがあれば、総務事務への適性を示すアピールポイントになるでしょう。

面接でのアピール方法を詳しく知りたい人は以下の記事もぜひお読みください。説得力のある自己PRの答え方とポイント、回答例文を紹介しています。

面接で自己PRを求められたら？正しい答え方と回答例文

基本的なパソコンスキル

総務事務では、ExcelやWordを使った書類作成やデータ管理、社内へのお知らせ文の作成などが日常的に生じます。

そのため、基本的なパソコンスキルは身につけておいたほうがよいでしょう。

パソコンスキルを職務経歴書にどう記載すればいいのか分からない人は、以下の記事を参考にしてみてください。

職務経歴書の活かせる知識・スキル欄の書き方【転職のプロ監修】

基本的なビジネスマナー

総務事務は、電話応対、来客対応、メールの文面作成など、社内外の人と接する機会が多い職種です。

基本的なビジネスマナーは身につけておく必要があります。