事務職にはどんな種類がある？仕事内容や必要なスキルについて解説

事務職に共通する主な仕事

事務職の仕事内容は多岐にわたりますが、どの企業でも共通して求められる基本的な業務としては下記のものが挙げられます。

• 書類作成
• 書類のファイリング
• 受発注処理
• データ管理
• データ入力と集計
• 電話・メール対応
• 来客対応
• 備品の発注・管理

事務職のやりがいや魅力

事務職の主なやりがいや魅力としては下記のものが挙げられます。

一般事務

一般事務は、特定の部署に限定されず、企業全体の幅広い事務作業を担う職種です。

「縁の下の力持ち」として、組織全体の業務が円滑に進むようサポートする、重要な役割を担っています。

具体的な仕事内容は多岐にわたり、企業によって変わる部分もありますが、主に下記の業務を担います。

• 書類の作成・整理・ファイリング
• 契約書や請求書などの伝票処理
• データ入力・管理
• 電話・メール応対
• 来客応対
• 郵便物の仕分け・発送
• 備品の発注・管理

特定の専門知識よりも基本的なPCスキルや、幅広い業務に対応できる柔軟さが求められる傾向にあります。

一般事務とはどんな仕事？やりがいやよくある悩みを分かりやすく解説

営業事務

営業事務は、会社の売り上げに直結する営業部門を支える、まさに最前線のサポーターです。

営業担当者が顧客への提案や商談に集中できるよう、商材や顧客を理解した上でバックアップします。

具体的な仕事内容は多岐にわたりますが、主に下記の業務が挙げられます。

• 受発注管理
• 請求書や見積書などの書類作成
• 顧客データ管理
• 債権管理
• 売り上げ出荷管理

このほかにも、資料の作成、スケジュール調整や出張手配、会議室の予約などの細々とした業務も担当し、営業担当者がスムーズに営業活動を行えるようサポートします。

また、社内の営業担当者だけでなく、生産部門、物流部門、顧客企業など、社内外のさまざまな部署や担当者との連携も非常に多く発生します。

そのため、円滑なコミュニケーション能力はもちろん、納期や条件の調整を行う高い調整力が特に求められる職種といえるでしょう。

営業事務とはどんな職種？仕事内容／年収／転職事情を解説

総務事務

会社全体が円滑に機能するよう、幅広い業務で社員をサポートする総務部門の事務職です。

企業によって対応する範囲は異なりますが、主な業務としては下記が挙げられます。

• 資産管理
• リース契約
• ISO・ISMS 関連業務
• 契約書などの文書管理
• ファシリティマネジメント
• 個人情報管理
• 社内規程の作成・管理
• 株主総会の準備、当日の運営
• 来客・電話対応
• 社内外の文書作成・管理
• オフィス備品の発注・管理

人事、経理、法務といった専門部署がない場合は、それらの業務の一部を担うこともあり、まさに企業活動の要ともいえるでしょう。

総務事務は、社内のあらゆる部署の社員や経営層、さらには社外の取引先など、多くの人々との関わりを持つ機会が多い職種です。

そのため、円滑な業務遂行には高いコミュニケーション能力が不可欠です。また、突発的なトラブルにも対応できるよう、柔軟な対応力も求められます。

総務事務とは？仕事内容や向いている人の特徴、未経験で転職するコツを解説

経理事務

経理事務は、会社のお金を管理する経理部門の事務職です。

企業の経営状態を把握する上で不可欠な役割を果たし、日々の業務を通じて会社を財政面から支える重要な役割を担っています。

具体的な仕事内容は多岐にわたりますが、主に下記の業務が挙げられます。

• 日々の伝票起票や仕訳入力、帳簿作成
• 従業員の経費精算
• 売掛金・買掛金管理
• 小口現金管理
• 請求書の発行・支払い業務
• 月次・年次決算補助

会社の規模によっては、給与計算や税務報告の一部も担当することがあり、会社のお金の流れを一手に担う存在といえるでしょう。

経理事務には、ほかの事務職とは異なり、会計に関する専門知識が特に求められます。日商簿記2級程度の知識があると、実務に大いに役立つでしょう。

また、会計ソフトやMicrosoft OfficeのExcelなど、基本的なPCスキルも必須となります。

会社の数字を正確に扱うため、何よりも細かな数字に対する正確性が重視されます。

経理事務／財務事務とはどんな職種？仕事内容／年収／転職事情を解説

人事・労務事務

人事・労務事務の主な仕事内容は、従業員の採用から退職、日々の勤怠管理、給与計算、福利厚生、研修など、企業の人材に関わる事務全般です。

具体的には、大きく「人事」と「労務」の2つの領域に分けられ、「人事」領域では、下記の業務が挙げられます。

• 採用スケジュールの管理
• 説明会や選考会の企画、運営
• 月次・年次決算補助
• 面接の日程調整や書類の取り寄せ（エージェント・候補者・社内からの書類）
• 面接対応
• 求人情報の原稿作成、担当者とのやりとり
• 採用・応募通知の作成・送付
• 採用候補者のフォローやクロージング業務

一方、「労務」領域では、下記の業務が挙げられます。

• 入社・退職の手続き
• 給与計算・支払い、年末調整作業
• 勤怠管理
• 社会保険、福利厚生の手続き
• 各種証明書の発行
• 安全衛生の管理・運営

人事・労務事務は、規則に沿って正確に業務を遂行する能力だけでなく、社員の個人情報や給与情報といった極めて機密性の高い情報を扱います。

そのため、高いコンプライアンス意識が必要となるでしょう。

人事事務／採用アシスタントとはどんな職種？仕事内容／年収／転職事情を解説

法務事務

法務事務は、企業の法務部門や担当者をサポートする専門性の高い事務職です。

契約書や知的財産（特許権、実用新案権、商標権、著作権など）の管理、コンプライアンス関連など、法律に関する事務作業の全般を担い、企業の法的リスクを低減し、健全な事業活動を支える重要な役割を担っています。

主な仕事内容としては、下記の業務が挙げられます。

• 契約書の作成補助および内容確認
• 契約書・定款・社内規則のリーガルチェック
• 契約書の管理・ファイリング
• 文章作成（内容証明など）
• 裁判所申請の作成
• コンプライアンス・社内規定
• クレーム対応
• 特許・意匠・商標等の知的財産に関する業務
• 法令改正対応
• 各部署からの法務相談対応

弁護士とのやり取りの補助、登記申請、訴訟関連の書類準備といった、より専門的な法務業務のサポートを行うこともあり、一般的な事務スキルだけでなく、法律の知識が求められることもあります。

総務事務／法務事務／知財事務／広報事務とはどんな職種？仕事内容／年収／転職事情を解説

貿易事務

貿易事務は、企業が行う輸出入業務をサポートする事務職です。

海外の取引先とのやり取りが主な業務となるため、国際的なビジネスを円滑に進める上で不可欠な存在といえるでしょう。

主な仕事内容としては、下記の業務が挙げられます。

• 書類の作成・処理
• 通関手配
• 輸出手配業務
• 輸入手配業務
• 電話・メール対応

作成する書類は、インボイス（送り状）、パッキングリスト（梱包明細書）、信用状（L／C）などで、基本的に英語で作成する必要があるため、貿易に関する知識だけでなく、英文書類の読み書きの能力が求められます。

社内外のさまざまな部署に加え、船会社や通関業者などとの調整も多いため、高いコミュニケーション能力も必要となるでしょう。

会社によっては一般的な事務・総務業務を手伝うこともあるようです。

貿易事務とはどんな職種？仕事内容／年収／転職事情を解説

医療事務

医療事務は、病院やクリニック、歯科医院などの医療機関で活躍する事務職です。

患者さんの受け付けや会計、電話応対のほか、診療報酬を保険者に請求する「レセプト作成」といった専門的な業務も担います。

主な仕事内容としては、下記のものが挙げられます。

• 受け付け・会計業務
• クラーク業務（医師や看護師の事務サポート）
• 医療行為補助事務
• レセプト（診療報酬明細書）の作成
• 審査支払機関への請求

医療事務の仕事には必須となる資格はありませんが、資格を取得していることが知識やスキルの証明となります。

評価される資格としては以下のようなものが挙げられます。

• 医療事務技能検定
• 医療事務管理士（R）
• 診療報酬請求事務能力認定試験
• 医療秘書技能検定
• 調剤報酬請求事務技能認定試験

医療事務とはどんな職種？仕事内容／年収／転職事情を解説

金融事務・学校事務

ほかにも金融事務・学校事務がありますが、それぞれ金融業界・学校での「一般事務」という位置づけです。
仕事内容や必要とされるスキル・資格は一般事務と大きく変わりません。

金融事務とはどんな職種？仕事内容／年収／転職事情を解説

事務職のベースとなる基本的なPCスキル

事務職の業務は、今やパソコンなしでは考えられません。PCスキルは日々の業務効率と正確性を左右する、まさに土台となるスキルといえるでしょう。

事務職に求められる主なPCスキルは、下記のとおりです。

• Word：議事録や送付状などのビジネス文書を作成するには欠かせません。基本的な書式設定はもちろん、表の挿入などもスムーズにこなせるレベルが求められます。
• Excel：データ入力や集計、簡単なグラフ作成など、多くの事務作業で必須となるツールです。特にSUMやAVERAGEといった基本的な関数は日常的に使用する機会が多く、正確なデータ管理や資料作成の基礎となるため、習得しておきたいスキルです。
• ビジネスメール・チャットツール：社内外との連絡や情報共有を円滑に行うために不可欠です。ビジネスメールはもちろん、SlackやTeamsといったチャットツールをスムーズに使いこなせる能力も重要です。

業務効率を高める情報処理スキル

事務職の仕事をスムーズに進める上で不可欠なのが情報処理スキルです。

これは単にデータを入力するだけでなく、膨大な情報の中から必要なものを収集・整理し、分かりやすい資料に加工する能力までを含みます。

例えば、Excelで適切な関数を選択し使いこなす能力、ピボットテーブルを用いてデータを分析する能力、適切なファイリングシステムを構築し必要な情報を迅速に取り出す能力などが挙げられます。

前述のPCスキルと組み合わせることで、より“効率的”な書類作成やデータ入力、集計などを可能にするでしょう。

円滑な業務遂行に不可欠なコミュニケーション能力

社内外のさまざまな人と関わる機会が多い事務職は、円滑な業務遂行のためにもコミュニケーション能力が不可欠です。

電話やメールでの問い合わせ対応、他部署への情報伝達、来客対応など、あらゆる場面でこのスキルが求められます。

特に重要なのは、相手の依頼内容や意図を正確に理解する「傾聴力」と、必要な情報を分かりやすく誤解なく伝える「伝達力」です。

これらが不足すると、ミスや手戻りが発生し、業務の停滞にもつながります。正確に聞き、的確に伝えることで、スムーズな連携が実現できるでしょう。

さらに、他部署の担当者や取引先など、立場の異なる人々との間で、業務が滞りなく進むよう働きかける「調整力」も求められます。

例えば、急なスケジュール変更を関係各所に迅速に共有したり、異なる部署の要望を調整して会議を設定したりする場面です。
これらのスキルを磨くことで、事務職として幅広く活躍できるでしょう。

サポートすることに喜びを感じる

事務職は「誰かのサポートをするのが好き」という人が多く、自分のサポートによって誰かを助けていることにやりがいを見いだす傾向があります。

コツコツと地道に作業を進められる

事務職の業務には、データ入力や書類作成、ファイリングなど、正確性が求められるルーティンワークが数多くあります。

PCなどを使用したデスクワークが中心となるため、集中して作業することが得意な人にとっては仕事をしやすい環境でしょう。

柔軟な対応ができる

事務職の業務は、常に予定どおりに進むとは限りません。

他部署から突発的に業務を依頼されることもあるため、イレギュラーな事態でも柔軟に対応できる人は職場で頼りにされるでしょう。

事務職に向いている人の特徴については、下記の記事でより詳しく解説しています。
ぜひ参考にしてみてください。

事務職に向いている人の特徴とは？仕事内容と転職時の注意点について解説