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【面接の電話】遅刻の連絡、急な日程変更…かけ方とフレーズ集面接の電話遅刻の連絡、急な日程変更…かけ方とフレーズ集

【面接の電話】遅刻の連絡、急な日程変更…かけ方とフレーズ集面接の電話遅刻の連絡、急な日程変更…かけ方とフレーズ集

面接

面接の約束をしていても、突発的なトラブルなどで遅刻したり当日キャンセルしたりするシーンはどうしても発生してしまうものです。そんなときの連絡は、メールではなく、何はさておき電話です。基本的なかけ方や基本フレーズを意識して速やかな連絡を!

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1、面接の電話 基本の流れ(遅刻してしまう場合の例)

面接に遅刻することを人事担当者に伝える電話の例です。 働きながらの転職活動だと、やむをえず遅刻や当日キャンセルが発生することもあります。企業側も心情的には理解できるものの、やはり気持ちのいいものではありません。だからこそ、速やかに電話で連絡を入れることがとても大事なのです。

01正しい企業にかかっているか?

企業:はい、パ-ソルキャリア株式会社でございます。

あなた:パーソルキャリアの人事部のお電話でしょうか?

企業:はい、さようでございます。

02自分が誰か名乗る

あなた:私、本日19:00に中途採用面接のお約束をしている中山太郎と申します。お世話になっております。

企業:中山様ですね。お世話になっております。

03誰に取り次いでほしいか伝える

あなた:人事部の小林様はいらっしゃいますか?

企業:小林ですね、少々お待ちください。

04相手がいた ⇒ [06遅れます]へ

人事・小林氏:お電話代わりました、小林です。

05相手が不在 ⇒ 代理の人に

人事:お待たせしました。あいにく小林は席を外しております。

06遅れます(用件)

あなた:実は、●●線の遅延で、お約束の19:00に遅れてしまいます。
運転は再開していますが、19:30ごろになってしまいそうなのです。
お待たせして申し訳ございません。

企業:そうですか、では面接官にもそのように伝えておきます。

07あいさつ

あなた:できるだけ急いで行きます。では、失礼します。

2.面接の印象にもつながる!? 電話がスムーズになる6つのフレーズ

ついつい何でもかんでも 「すみません」 と言ってしまいがちですが、電話は表情が見えない分、状況に応じて適切なフレーズを使うとビジネスパーソンとしての印象が良くなります。

01「ありがとうございます」

応募企業に電話をして、何かを確認してもらった、教えてもらった、という場合はもちろん、電話で応対してもらったこと自体にお礼を表すために電話を切る際には 「ありがとうございました」 と言って切るとよいでしょう。

02 「恐れ入りますが」

用例

  • ・恐れ入りますが、人事の●●様はいらっしゃいますか?
  • ・恐れ入りますが、面接官の方にお伝えいただけますか?

電話を代わってもらう、伝言してもらうなど、何かの依頼をするときに使います。

03「お手数ですが」

用例

  • お手数ですが、最寄り駅からの行き方を教えていただけますか?

依頼をするときに使います。何かの説明をしてもらう、探してもらうなど、行動をともなう依頼の場合は「恐れ入りますが」よりも「お手数ですが」のほうが適しています。

04「承知しました」

用例

  • 承知しました。人事部の●●様あてに伺います。

「分かりました」よりもていねいな印象になります。

05「失礼しました」

用例

  • 失礼しました、ご担当は山田様ではなく佐々木様でした。

謝るときのフレーズです。

06「お電話が遠いようですが」

用例

  • 恐れ入ります、少々お電話が遠いようなのですが…

相手の声が聞き取りにくいときに、もう少し大きな声で話してほしいということを伝えるフレーズです。逆に相手から言われた場合は 「声が小さくてよく聞こえません」の意味です。

3.電話のかけ方 基本マナー

01通信状態の良い場所から

携帯電話やスマホが通話途中でブチブチ切れて何度もかけ直すことにならないように、通信状態を確認しましょう。

02まわりの騒音が聞こえない場所から

できるだけ周りが静かな場所からかけましょう。電話の連絡は出先から急いでいるケースが多いのでまったく無音の場所を探すのは無理かもしれませんが、アナウンス中の駅ホームや大きなBGMが流れているような状況は避けたいものです。

03相手が切ってから切る

携帯電話やスマホで通話終了ボタンを押すのが早すぎると、乱暴なガチャ切りに聞こえてしまいます。できれば相手が切るのを待ってからこちらが切るようにしましょう。

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