履歴書や職務経歴書の提出・送付マナー
郵送（送付状、英文カバーレター、封筒の書き方）／メール／手渡しの場合

履歴書を郵送で送付する場合のマナー

求人の募集要項をしっかりと読み、履歴書や職務経歴書といった企業が求める応募書類が準備できたら、送付状を添えて郵送しましょう。配達途中に折れたり、曲がったりしないように、すべての書類はクリアファイルに入れて封筒に封入しましょう。

送付状（カバーレター・送り状・添え状）の書き方・まとめ方

応募書類を郵送する際には、誰が、どんな書類を、なぜ送ったのかを簡潔に伝えるために、「送付状」を同封します。送付状は「カバーレター」「送り状」「添え状」などとも呼ばれます。送付状には書類を送付した日付や宛先、住所、連絡先といった情報に加えて、志望動機や実績など、あなたのアピールポイントも簡潔に記入しましょう。送付状と一緒に応募書類を提出することで、採用担当者に興味をもってもらえる可能性はグッと高まります。

▼ 送付状の例文サンプル

送付状（カバーレター・送り状・添え状）の書き方のポイント

1. 日付：送付状の日付は、履歴書と職務経歴書と同様に、提出する日付（郵送の場合は投函する日付）を記入します。
2. 宛先：企業名は正式名称で書きましょう。株式会社を（株）と省略するのはNGです。採用担当者の氏名が不明の場合には、「採用ご担当者様」または「人事部御中」と記入します。
3. 送り主：あなたの連絡先を書きます。住所、電話番号、氏名の順に記入します。
4. 書き出し：頭語から始めて、前文の時候のあいさつに続けます。
5. 応募経緯：どの媒体で求人を知ったのかなど、応募の経緯を記入します。
6. 自己PR、志望動機：なぜ応募しようと思ったのか、入社後はどのように活躍できるのか、などを簡潔にアピールします。
7. 結び：面接の申し込みと、結語で締めくくります。

封筒の書き方・作成の仕方

ビジネス文書でもそうですが、封筒は最初に目に留まるものです。提出の仕方によっては応募書類を見てもらえないこともありますので、封筒の準備も気を抜けません。提出前には念入りに、マナー違反や抜け漏れがないかを確認しましょう。宛名の書き方や切手の貼り方、書類の入れ方まで、採用担当者はしっかりとチェックしています。

封筒の書き方のポイント

1. 封筒：白や茶系の封筒を使用することが一般的です。また、なるべく書類は折らずにすっぽり入るサイズを用意してください。字が書きづらくなったり、中身がしわになったりしますので、書類を入れる前に宛名を書いておくことをオススメします。
2. 書類の入れ方：上から送付状（カバーレター）、履歴書、職務経歴書の順に封入します。書類が曲がらないように、クリアファイルに入れましょう。 詳しくは後述の「封筒の入れ方」の章で解説します。
3. 切手：切手の料金は封筒のサイズや書類の重さによって変わりますので、料金が不足しないようになるべく郵便局の窓口から発送しましょう。自分で用意する場合は、記念切手などは避け、オーソドックスなデザインの切手を使います。詳しくは後述の「切手の貼り方」の章で解説します。
4. 住所：都道府県名や番地などは省略せずに、ビル名や階数までしっかりと記入します。
5. 宛先：企業名、担当者名は住所よりも大きな文字で書きます。企業名を（株）や（有）と省略することはNG。宛名が人事や総務など部署名の場合は「○○御中」、担当者名の場合は「○○様」と記入します。部署名も担当者名も分からない場合などは「採用ご担当者様」とします。
6. 注意書き：履歴書や職務経歴書といった重要な書類が同封されていることを示すために、封筒の左端には赤字で「履歴書在中」または「応募書類在中」と記入します。
7. 送り主：封筒の表面と同様に、自分自身の住所も省略することなく、ていねいに書きます。

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封筒の入れ方

履歴書を郵送する際は、書類を見やすい順番にそろえて封筒へ入れましょう。採用担当者が確認しやすくなるだけでなく、ていねいな印象にもつながります。

書類は、送付状（添え状）を一番上にして以下の順番で重ねるのが一般的です。

1. 送付状（添え状）
2. 履歴書
3. 職務経歴書
4. そのほかの応募書類（ポートフォリオなど）

最初に送付状を配置することで、採用担当者へのあいさつや送付内容がすぐに伝わります。その後に履歴書、職務経歴書を続け、追加資料がある場合は最後にまとめましょう。

応募書類はクリアファイルにまとめてから封筒へ入れます。クリアファイルは透明で無地のものを使い、色付きやイラストが描かれたものは避けましょう。

クリアファイルを使用することで、郵送中に書類へ折れや汚れがつくのを防ぎやすくなります。特に雨の日や湿気の多い時期でも、書類をきれいな状態で保管しやすい点がメリットです。

また、採用担当者にとっても書類をまとめて管理しやすく、取り出しやすいメリットがあります。

切手の貼り方

応募書類を封入したら、封筒のサイズと重さに合った料金分の切手を貼って郵送します。

郵便物は「定形郵便」と「定形外郵便」に分かれており、A4サイズの応募書類を入れる角形2号や角形A4号の封筒は、一般的に「定形外郵便（規格内）」に該当します。履歴書や職務経歴書、クリアファイルをまとめて入れても、多くの場合は100g以内に収まるため、必要な料金は比較的シンプルです。

ただし、応募書類が多い場合やポートフォリオなどを同封する場合は重さが変わるため、事前に確認しておくと安心です。

切手は封筒のオモテ面左上に、まっすぐ貼りつけましょう。複数枚貼る場合も、できるだけ整えて配置すると見た目がきれいです。郵送料は以下を参考に、事前に確認しておきましょう。

国内の料金表 手紙・はがき

投函方法

履歴書を郵送する際は、通常は普通郵便を利用します。企業側が受け取りやすく、最も一般的な郵送方法とされているためです。料金が不足していなければポスト投函でも問題ありません。

締め切り（必着・消印）に応じて投函方法を使い分ける

履歴書を郵送する際は、提出期限を確認した上で余裕を持って発送しましょう。ポスト投函でも問題ありませんが、投函時刻によっては翌日の集荷扱いとなる場合があります。確実に発送したい場合は、郵便局の窓口を利用すると、料金不足の防止や到着予定日の確認ができて安心です。

速達と普通郵便の使い分け

履歴書の郵送は、企業から指定がない限り普通郵便が一般的です。速達は早く届けられますが、締め切り直前の発送という印象を与える場合もあります。一方、提出期限が迫っている場合は速達の利用も有効です。また、簡易書留は配達記録が残るものの、受け取り時の対応が必要になるため、企業側に負担をかける可能性があります。応募先から指定がある場合は、その案内に従いましょう。

到着確認と送付完了メールの送り方

履歴書や職務経歴書を郵送した後は、必要に応じて到着確認や送付完了メールで連絡を行いましょう。

簡易書留やレターパックなどの場合

追跡サービス付きの方法で発送した場合は、日本郵便の追跡サービスを利用して配達状況を確認できます。発送時に受け取る追跡番号は、紛失しないよう保管しておくと安心です。

普通郵便の場合

普通郵便の場合は追跡ができないため、発送後しばらく経っても企業から連絡がなければ、確認のメールを送ってもよいでしょう。例えば、「応募書類を郵送いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです」と簡潔に伝える程度で問題ありません。

また、応募書類を発送した当日に、送付完了の連絡メールを送ってもよいでしょう。事前に共有しておくことで、採用担当者が受け取りを把握しやすくなるためです。メールを送る場合は、件名を「【応募書類送付のご連絡】氏名」のように分かりやすくまとめるとよいでしょう。

履歴書・職務経歴書を投函する前のチェックリスト

応募書類を郵送する前は、記入漏れや封入ミスがないかを必ず確認しましょう。細かな部分までていねいに準備することで、採用担当者にもきちんとした印象を与えやすくなります。

投函前に一通り確認しておくことで、料金不足や宛先ミスなどのトラブルを防ぎやすくなります。発送後に慌てないためにも、最後にチェックリストを見直してから郵送しましょう。

メールで送付する場合のマナー

企業の中には、応募書類をメールで受け付けているケースもあります。日々たくさんのメールを受け取っている採用担当者が、必ず目を通すべき重要なメールと一目で理解できるように、件名の書き方からデータの添付の仕方まで、応募書類をメールで送付する場合にも注意すべきマナーはたくさんあります。ポイントをしっかりと押さえておきましょう。

応募メールの書き方・まとめ方

▼ 応募メール（応募書類の送付）の例文サンプル

▼ 応募メール（パスワードの連絡）の例文サンプル

応募メールの書き方のポイント

1. 件名：メールの用件が一目で分かるように、具体的、かつ端的に記入します。採用担当者は毎日たくさんのメールを受け取っているため、緊急性の高い重要なメールということが伝わらないと、後回しにされたり、開封してもらえない可能性もあります。また、件名に「よろしくお願いします」「お世話になっております」などを書くと、スパムメールとしてブロックされることがあるので避けましょう。
2. 宛先：企業名は省略せず、正式名称で書きましょう。採用担当者の氏名が不明の場合には、「採用ご担当者様」と記入します。
3. 応募経緯：どの媒体で求人を知ったのかなど、応募の経緯を記入します。
4. 添付書類：履歴書や職務経歴書をデータで送る場合は、採用担当者がそのまま印刷できるようにPDF形式に変換してから添付します。
5. パスワードの設定：添付する応募書類のデータにはパスワードを設定してから送付します。履歴書や職務経歴書の内容はすべて、あなたの重要な個人情報なので、万一にも漏えいすることのないように必ずパスワードを設定します。PDFデータにパスワードを設定できない場合は、PDFデータを入れたフォルダにパスワードを設定するとよいでしょう。
6. パスワードの連絡：応募書類のデータを添付したメールとは別に、パスワード連絡用のメールを作成して送付します。先に送ったメールの宛先や本文をコピー・流用したりせずに、新規で作成するようにしましょう。
7. 署名：あなたの連絡先を書きます。住所、電話番号、メールアドレス、氏名の順に記入します。