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履歴書

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応募書類の提出・送付マナー(履歴書や職務経歴書など)

応募書類(履歴書や職務経歴書など)を企業に提出する際のマナーや押さえておくべきポイントを、「郵送する場合」「メールで送付する場合」「持参して手渡しする場合」の3つのケース別に解説します。企業への最初のアプローチとなる大切な応募書類を、しっかりと採用担当者に届けましょう!

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応募書類を郵送する場合のマナー(送付状の書き方、封筒の書き方)

求人の募集要項をしっかりと読み、履歴書や職務経歴書といった企業が求める応募書類が準備できたら、送付状を添えて郵送しましょう。配達途中に折れたり、曲がったりしないように、すべての書類はクリアファイルに入れて封筒に封入しましょう。面接に進むと、採用担当者からは応募書類に書いた内容に基づいた質問をされることになりますので、手元には必ずコピーを残しておきましょう。

送付状(カバーレター・送り状・添え状)の書き方・まとめ方

応募書類を郵送する際には、誰が、どんな書類を、なぜ送ったのかを簡潔に伝えるために、「送付状」を同封します。送付状は「カバーレター」「送り状」「添え状」などとも呼ばれます。送付状には書類を送付した日付や宛先、住所、連絡先といった情報に加えて、志望動機や実績など、あなたのアピールポイントも簡潔に記入しましょう。送付状と一緒に応募書類を提出することで、採用担当者に興味をもってもらえる可能性はグッと高まります。

▼ 送付状のサンプルサンプル(送付状)

送付状(カバーレター)作成のポイント

  1. 日付:送付状の日付は、履歴書と職務経歴書と同様に、提出する日付(郵送の場合は投函する日付)を記入します。
  2. 宛先:企業名は正式名称で書きましょう。株式会社を(株)と省略するのはNGです。採用担当者の氏名が不明の場合には、「採用ご担当者様」または「人事部御中」と記入します。
  3. 送り主:あなたの連絡先を書きます。住所、電話番号、氏名の順に記入します。
  4. 書き出し:頭語から始めて、前文の時候のあいさつに続けます。
  5. 応募経緯:どの媒体で求人を知ったのかなど、応募の経緯を記入します。
  6. 自己PR、志望動機:なぜ応募しようと思ったのか、入社後はどのように活躍できるのか、などを簡潔にアピールします。
  7. 結び:面接の申し込みと、結語で締めくくります。

送付状(カバーレター)のサンプル

ダウンロードはコチラ(Word)

封筒の作成ポイント・書き方

ビジネス文書でもそうですが、封筒は最初に目に留まるものです。提出の仕方によっては応募書類を見てもらえないこともありますので、封筒の準備も気を抜けません。提出前には念入りに、マナー違反や抜け漏れがないかを確認しましょう。

▼ 封筒のサンプル

サンプル(封筒表)封筒(表面)

サンプル(封筒裏)封筒(裏面)

封筒作成のポイント

  1. 封筒:白や茶系の封筒を使用することが一般的です。また、なるべく書類は折らずにすっぽり入るサイズを用意してください。字が書きづらくなったり、中身がしわになったりしますので、書類を入れる前に宛名を書いておくことをオススメします。
  2. 書類の入れ方:上から送付状(カバーレター)、履歴書、職務経歴書の順に封入します。書類が曲がらないように、クリアファイルに入れるとよいでしょう。
  3. 切手:料金が不足しないように、なるべく郵便局の窓口から発送しましょう。
  4. 住所:都道府県名や番地などは省略せずに、ビル名や階数までしっかりと記入します。
  5. 宛先:企業名、担当者名は住所よりも大きな文字で書きます。企業名を(株)や(有)と省略することはNG。宛名が人事や総務など部署名の場合は「○○御中」、担当者名の場合は「○○様」と記入します。部署名も担当者名も分からない場合などは「採用ご担当者様」とします。
  6. 注意書き:履歴書や職務経歴書といった重要な書類が同封されていることを示すために、封筒の左端には赤字で「履歴書在中」または「応募書類在中」と記入します。
  7. 送り主:封筒の表面と同様に、自分自身の住所も省略することなく、ていねいに書きます。

応募書類をメールで送付する場合のマナー

企業の中には、応募書類をメールで受け付けているケースもあります。日々たくさんのメールを受け取っている採用担当者が、必ず目を通すべき重要なメールと一目で理解できるように、件名の書き方からデータの添付の仕方まで、応募書類をメールで送付する場合にも注意すべきマナーはたくさんあります。ポイントをしっかりと押さえておきましょう。

応募メール

▼ 応募メール(応募書類の送付)のサンプルサンプル(応募メールの送付)

▼ 応募メール(パスワードの連絡)のサンプルサンプル(パスワードの連絡)

応募メール作成のポイント

  1. 件名:メールの用件が一目で分かるように、具体的、かつ端的に記入します。採用担当者は毎日たくさんのメールを受け取っているため、緊急性の高い重要なメールということが伝わらないと、後回しにされたり、開封してもらえない可能性もあります。また、件名に「よろしくお願いします」「お世話になっております」などを書くと、スパムメールとしてブロックされることがあるので避けましょう。
  2. 宛先:企業名は省略せず、正式名称で書きましょう。採用担当者の氏名が不明の場合には、「採用ご担当者様」と記入します。
  3. 応募経緯:どの媒体で求人を知ったのかなど、応募の経緯を記入します。
  4. 添付書類:履歴書や職務経歴書をデータで送る場合は、採用担当者がそのまま印刷できるようにPDF形式に変換してから添付します。
  5. パスワードの設定:添付する応募書類のデータにはパスワードを設定してから送付します。履歴書や職務経歴書の内容はすべて、あなたの重要な個人情報なので、万一にも漏えいすることのないように必ずパスワードを設定します。PDFデータにパスワードを設定できない場合は、PDFデータを入れたフォルダにパスワードを設定するとよいでしょう。
  6. パスワードの連絡:応募書類のデータを添付したメールとは別に、パスワード連絡用のメールを作成して送付します。先に送ったメールの宛先や本文をコピー・流用したりせずに、新規で作成するようにしましょう。
  7. 署名:あなたの連絡先を書きます。住所、電話番号、メールアドレス、氏名の順に記入します。

応募書類を持参して手渡しで提出する場合のマナー

転職活動の中では、履歴書などの応募書類を面接当日に持参するように求められるケースも少なくありません。これからまさに面接に臨もうというタイミングに、よれよれに折れ曲がった履歴書を提出しては、スタートからつまずいてしまうというもの。手渡しで提出する場合でも、応募書類はクリアファイルと無地の封筒に入れて持って行きましょう。その際、封筒の表面には宛名(応募先企業の住所や担当者名など)を記入する必要はありません。表面の左端に赤字で「履歴書在中」または「応募書類在中」と記入し、裏面にはあなたの住所と氏名を書いておきます。

面接官に直接手渡しする場合

面接官に直接、応募書類を手渡しする場合、書類を封筒に入れたまま提出するのはマナー違反です。応募書類の提出を求められたら、書類は封筒から出して封筒の上に重ね、面接官が読みやすいように相手のほうに向けて渡します。そのまま気持ちよく書類に目を通してもらえるように、くれぐれも面接官に開封の手間をかけさせないように注意しましょう。

受付で提出する場合

面接を受ける前に受付で応募書類の提出を求められた場合には、書類は封筒から出さずに、封筒ごと提出します。受付の人に手渡す場合なども、当然ですが、書類はぞんざいに扱ってはいけません。面接官に提出するときと同様に、封筒を両手で持って相手側に向けてから渡しましょう。社会人としてのマナーは企業に足を踏み入れた瞬間からチェックされているものと意識し、常にていねいな対応を心掛けましょう。

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