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英文カバーレター(送付状)の書き方ガイド
【テンプレート付き】

このページでは、英文カバーレター(送付状)の正しい書き方を紹介します。英文カバーレターは日本語の送付状と違い、志望動機や自己PRを記載するための、重要な書類です。魅力的なカバーレターの書き方をしっかりと押さえておきましょう。英文書類の作成に慣れていない人向けに、一般的なテンプレートと提出前のチェックリストも用意しました。

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1. 志望動機や自己PRを記載する英文カバーレター(送付状)

外資系企業や海外企業に応募書類を送るときに同封する英文カバーレターは、単なる送付状以上の意味を持っています。英文で作成するカバーレターは、「応募企業に本気で入社したい」という熱意や意欲、志望動機を伝えるという役割を持っているのです。英文履歴書・職務経歴書(レジュメ)は非常にシンプルな構成になっているのが通常で、志望動機や自己PRを書くスペースがありません。その分をカバーレターで補うわけです。英文カバーレターはビジネスマナーではなく、書類選考を突破するための重要なツールであると考えてください。

書き方は手紙形式が基本。英文レジュメのように主語を省略しません。また、箇条書きではなく文章で書きます。ただし、1パラグラフが長くなりすぎると読みづらくなるので、1パラグラフ当たり、2~3行程度に収めるのがいいでしょう。英文履歴書と同じなのは、手書きではなくパソコンを使って作成し、見やすさを重視してできる限りシンプルにまとめる点です。英作文に慣れていない人はスペルミスを犯しがちなので、1文字ずつていねいに入力し、入念にチェックしましょう。

2. 英文カバーレター(送付状)の基本ルールと見本(サンプル)

英文カバーレターは、「自分の氏名・連絡先」「日付」「宛名・宛先」「担当者名」「件名」「本文」「結びの言葉」「署名(自筆・タイピング)」「同封書類の案内」で構成されるのが通常です。それぞれの書き方を詳しく見ていきましょう。

▽英文カバーレターの正しい書き方(サンプル)

  • 自分の氏名・連絡先

    氏名、住所、電話番号、メールアドレスの順に記載します。書く場所は中央でも、左に寄せてもかまいません。住所は、建物名、部屋番号、番地、市区町村、都道府県、郵便番号の順で書きます。都道府県・市区町村などの英語表記が分からない場合は、自治体に問い合わせるといいでしょう。

  • 日付

    書類を提出(投函)する日付を日、月、西暦の順に書きます。事前にカバーレターを作成し、時間をおいて提出する場合は、投函日が決まってから日付を記入するのがいいでしょう。

  • 宛名・宛先

    採用担当者の氏名と部署、ポジション、さらに応募先の企業名と住所を記載します。採用担当者の名前や部署などが分からない場合は、「Mr.Sir/Madam」や「To Whom It May Concern」と記入します。住所は、国内の事業所に送る場合、建物名、部屋番号、番地、市区町村、都道府県、郵便番号の順で書きます。

  • 担当者名

    「Dear」と文頭に入れて、採用担当者の氏名を書きます。フルネームだとよりていねいです。担当者の名前が分からない場合、「To Whom It May Concern」「Dear Hiring Manager」などと相手を特定しない書き方もありますが、できる限り会社に問い合わせて担当者の名前を確認しましょう。

  • 件名

    書類を送付する目的を記載します。「RE:(コロン)」は「主題・件名」「~について」という意味で、英文メールや英文レターでよく使われる表現です。「Reply」の意味ではありません。件名はいわばカバーレターのタイトル。「応募したい仕事が何か」を端的に伝えられればOKです。希望する職種に求人番号などがあれば、それも忘れずに記載しましょう。

  • 本文(希望職種・経緯)

    本文は大きく3つの要素に分けて考えます。最初に書くのは応募職種と応募の経緯。どのポジションに応募しているのか、どのようにして求人情報を知ったのかを説明しましょう。企業名や応募職種を明記し、そのカバーレターが他社の応募書類の使いまわしでないことが分かるようにすることも大切です。2~3行程度にまとめるのが通常です。

  • 本文(志望動機・自己PR)

    英文履歴書・職務経歴書(レジュメ)に書くことができない、志望動機や自己PRを記入します。応募職種にいかに自分がふさわしいのかをアピールするのが目的。レジュメの内容から、特に強調したい能力やスキルをピックアップして、熱意や意欲が伝わるようにまとめるのがいいでしょう。具体的な実績を交えると効果的です。志望動機や自己PRのポイントが複数ある場合は、パラグラフを分けると読みやすくなります。それぞれ2~3行程度でまとめてください。

  • 本文(感謝の気持ち)

    本文の最後で、カバーレターを読むために時間を費やしてもらったことへの感謝の気持ちを表現します。あわせて、面接を受けたい意思を示し、いつどのようにコンタクトが取れるのかを伝えましょう。最後まで希望職種への意欲を示すことで、本気で働きたいという意思が伝わります。2~3行程度でまとめてください。

  • 結びの言葉

    英文で手紙を書くときは、文末に結びの言葉を入れるのが一般的です。日本の手紙の「敬具」にあたる部分で、カバーレターでも「Yours sincerely」や「Yours faithfully」「Best regards」「Cordially」などの締めの言葉を入れましょう。本文から1~2行間隔を空けて書きます。書き忘れが多い部分なので、注意してください。

  • 署名(自筆・タイピング)

    そのカバーレターが確かに自分が書いたものだということを証明するために、自筆で署名をし、そのあとにタイピングでフルネームを記載します。

  • 同封書類の案内

    最後に「Enclosure」という言葉で区切って、同封書類の案内を行います。レジュメしか送らない場合は続けて「Resume」と書いておけばOK。同封物が2種類以上ある場合は、「Enclosures」と複数形を用います。

英文カバーレター(送付状)のテンプレート・サンプル

「doda」では英文カバーレター(送付状)のテンプレート・サンプルを用意しています。
いちから作成する時間のない人、英文書類の作成が苦手な人はぜひご利用ください。

ダウンロードはコチラ(Word形式)

3. 提出前の最終確認! 英文カバーレター(送付状)のチェックリスト

普段から英文書類の作成に慣れている人ならいざ知らず、外資系企業への応募をするためだけに英文カバーシートを作成しようとすると、スペルミス、文法の間違いなど、初歩的なミスを犯してしまいがち。英文カバーレターの作成時に、日本人が犯してしまいがちな間違いを防ぐためのチェックリストを用意したので、提出前にしっかりと見直してください。

1ページ以内でシンプルにまとめられているか

本文の各パラグラフは2~3行で簡潔に記載されているか

数字はアラビア数字(1、2、3の形)で記載されているか

全角や丸囲み文字・数字・記号を使用していないか

カバーレターの冒頭に自分の名前と連絡先が記載されているか

氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先が正確に記載されているか

どの求人に応募したいのかが明確に記載されているか

求人要件に合うスキルレベル、具体的な実績、経験が記載されているか

カバーレターの最後で積極的に入社意欲をアピールしているか

一人称の「I」を使いすぎていないか

単語、表現、文章などの繰り返し使用はないか

スペルや文法に誤りはないか

ピリオドの打ち忘れはないか(ピリオドを使用する場合)

文頭は大文字から始まっているか

余白を多めに取り、採用担当者が読みやすくなるように工夫されているか

明瞭簡潔かつ自己をアピールするカバーレターになっているか

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