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【転職前~入社時まで】転職の必要書類や確認すべきことをフェーズごとに解説

転職活動を始める前、応募時、面接時、退職・入社手続き時に、必要なものや書類、確認すべきこと、注意点をまとめています。履歴書・職務経歴書などのフォーマットも紹介します。転職活動全体を通して、必要な準備を確認するためにご活用ください。

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【転職活動を始める前】必要なもの・必要書類と確認すべきこと

必要なもの・必要書類(転職活動前)

  • 個人のメールアドレス
  • パソコン
  • 携帯電話・スマートフォン
  • スケジュール管理ツール・スケジュール帳
  • お金(特に退職後に転職活動をする場合)

転職活動を始める前に特別に準備するものは基本的にはありません。多くの人がすでに持っているもので、転職活動は始められます。

「個人のメールアドレス」「パソコン」「携帯電話・スマートフォン」は応募先の企業との連絡をスムーズにするために必要なもの。また、パソコンは履歴書や職務経歴書などの応募書類の作成にも使用します。

「スケジュール管理ツール・スケジュール帳」について、転職活動は複数の企業の選考を並行して進めるのが一般的であるため、日程調整するために活用しましょう。

転職活動にかかる期間の目安は?スケジュールの立て方を解説

転職には2~3カ月の期間がかかるといわれています。各ステップでどのくらいの期間が必要になるかスケジュールを立ててみましょう。

転職カレンダーを使ってみる

「お金」は転職によって年収が下がる場合や退職後の転職活動が長期化した場合に備えて、見通しを持って確保しておきましょう。

確認すべきこと(転職活動前)

  • 退職できる日はいつ頃か
  • 転職をする目的は何か
  • 転職先選びの条件は何か
  • 家族がいる場合、家族の理解が得られるか
  • 転職活動中、転職後を含めて経済的な問題が起きないか

転職活動を始める前に確認しておきたいのが、「退職できる日はいつ頃か」です。企業は「いつ入社してくれるのか」を重視しており、入社日が不明確だと、ほかの要素がどんなに良くても採用を見送られてしまう可能性があります。

また、転職活動の始めには「転職する目的」や「転職先選びの条件」も必ず整理しましょう。何のために転職をするのか、絶対に譲れない条件は何なのか、その優先順位などを整理することで、応募企業を選ぶ際や内定獲得後に入社するか否かを判断する際に役立ちます。

ほかにも、家族がいる場合は「家族の理解」が必要です。家計への影響や環境の変化への不安から、家族から転職を反対されるケースもあります。転職したいと考え始めた時点で相談をしてみるとよいでしょう。

また、経済的な問題例として、住宅ローンを組む際の条件に就業期間が設定されており、転職して日が浅いうちはローンが組めない場合があることが挙げられます。このほかにも「経済的な問題が起きないか」確認しておいてください。

転職活動を始める際の注意点

  • 携帯電話キャリアのメールアドレスは使わない
  • メールアドレスのアカウント名はフルネームにする

転職活動の際には応募企業やエージェントとの連絡に必ずメールアドレスを利用します。この際には、フリーアドレスを使用しましょう。キャリアのメールアドレスは、初期設定がないとメールの受信拒否ボックスに入れられてしまう可能性があり、ほかにも添付ファイルの送受信ができない、携帯電話でファイルを開くことができないなどのリスクがあります。

フリーアドレスであれば、携帯電話とPCの両方で確認することができ、スケジュールアプリとの連携も可能です。

また、メールのアカウント名はフルネームにすることでしっかりとした印象を応募企業に与えることができるでしょう。

【応募・書類選考時】必要なもの・必要書類と確認すべきこと

必要なもの・必要書類(応募・書類選考時)

  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • 送付状
  • 写真
  • 印鑑
  • 筆記用具

一般的には応募書類として「履歴書」「職務経歴書」「送付状」の3点セットが必要です。履歴書は市販のものでも、転職サイトで提供しているものでもどちらでも構いません。紙の履歴書を提出する場合は、履歴書に貼る写真や印鑑も用意しなければなりません。履歴書の写真は書類選考の結果に関わる要素の一つです。好印象を与えるため、服装や髪形、メイクなどはしっかり整えましょう。

職務経歴書は決められた形式はなく、パソコンを使って作成するのが一般的です。また、一から作成するよりも、テンプレートをダウンロードし、アレンジして作成すると、効率的に良質な仕上がりになるためおすすめです。自分が書きたいこと、アピールしたいことに適したフォーマットを選んで職務経歴書を作成しましょう。

職務経歴書を作るのは大変そう…とお悩みの方は、dodaオリジナルの自動作成ツールを使ってみませんか。画面の項目に従って入力するだけで、職務経歴書が完成します。サクサク作成してみましょう。

3つのステップで正しい職務経歴書が作れる!

スマホからも編集可。職務経歴書作成ツールを使えば、「何を書けばいいか分からない」という人も、あなたの職種に合わせた例文を挿入できるので、 参考にしながらすぐに提出できる職務経歴書を作れます。

職務経歴書をつくってみる(無料)

送付状も、一から作るのが困難であれば、インターネット上で配布されているテンプレートを利用するのがおすすめです。

送付状・添え状のテンプレートはこちら

確認すべきこと(書類選考・応募時)

  • 応募書類に空欄はないか
  • 応募書類に誤字脱字はないか
  • 応募書類に書かれている内容は応募先の企業にマッチしているか

書類選考・応募時の書類提出に際して「応募書類が正式なビジネス書類として成立しているか」という観点を持つことが大切です。応募書類に空欄や誤字脱字があると「大切な書類を雑に扱う人」「入社意欲が低い人」というネガティブな印象を与えかねません。余裕を持って作成し、細部に至るまでていねいに確認しましょう。

書類選考を突破するためには、応募書類の記載内容が応募する企業・職種にマッチしたものであることが好ましいです。志望動機や自己PRを各社ごとに作成することで書類選考の通過率は上がります。企業側が求めている回答は含んでいるか、伝えたいことを端的かつ論理的に書けているか確認しましょう。

応募書類に記載する自己PRが思い浮かばない…とお悩みの方は、dodaの自己PR発掘診断を活用してみませんか? 「営業」「販売・サービス」「事務・アシスタント」「その他」の職種別に、経験職種と16問の設問に答えるだけで、あなたのPRの可能性をご提案します。さらに、会員登録・ログインすれば、職種別のPRの例文が表示されるほか、例文をもとに、あなたなりのアピール内容にカスタマイズできるアシスト機能付きなので、簡単・お手軽にあなただけの自己PRが作成できます。

書類選考・応募時の注意点

  • メールで書類を送信する場合はPDFにして送る
  • Web応募する際は、フリー入力欄も記入する
  • 鉛筆・シャープペンシル、消せるボールペン、修正液は使用せず、黒のボールペンのみ使用する

メールでWordやExcel形式の書類をそのまま送付すると、体裁崩れが起こるリスクや何かの拍子に内容が書き換えられてしまうような事故も起こり得ます。これらを防ぐために、書類はPDFに変換して送付するとよいでしょう。

その際、個人情報が含まれるため、PDFファイルにはパスワードを設定しましょう。個人情報の取り扱いに慎重であることで、企業に好印象を持ってもらえる可能性があります。ただし、注意点として、ファイルを添付したメールとは別に、パスワードを記載したメールを送付しましょう。同じメールにパスワードが書かれていると、万が一、メールが流出した場合にパスワードも同時に漏洩してしまいます。採用担当者に対しては、1通目にファイルを添付した上で、本文に「パスワード設定していること」を記載し、2通目にパスワードを記載しましょう。

履歴書をメールで送るときのパスワードの設定・PDFの作成方法はこちら

Web応募する際は、空欄をつくらず、すべて入力することが重要です。記入漏れと判断されかねないため、フリー入力欄には、何も書くことがなければ「特になし」と一言入れておきましょう。基本的な変換ミス・誤字、プルダウンメニューの選択ミスなどにも気をつけてください。

受かるWeb履歴書(Webの応募フォーム)の書き方はこちら

また、手書きで転職の書類を作成する際には、後から消せるもので執筆することは信頼性のない書類と判断されかねないため黒のボールペンで書きましょう。修正液などで訂正することも、志望度が低いと考えられるリスクがあるため避けて、最初から書き直しましょう。

【面接時】必要なもの・必要書類と確認すべきこと

必要なもの・必要書類(面接時)

【対面面接の場合】

  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • 印鑑(企業から指定された場合)
  • 筆記用具

【Web(オンライン)面接の場合】

  • PC
  • 安定した通信環境
  • 面接で使用するアプリ
  • 筆記用具

面接までに履歴書や職務経歴書などの書類が未提出の場合は、当日に提出を求められる場合があります。その際には封筒に入れて持参してください。

また、面接の際は適切な服装で臨みましょう。基本的にはスーツを着て行くとよいでしょう。清潔感のある身だしなみをすることは、面接ではとても重要です。スーツなどの服装は事前にクリーニングへ出したり、アイロンをかけたりしておくことをおすすめします。カバンを選ぶ際には、持参する履歴書や職務経歴書が折れないように、A4サイズがすっぽりと収まるものを探すとよいでしょう。

また、面接を受ける企業の連絡先と住所をスマートフォンやメモに残すことで、急なトラブルに対応できます。当日、提出済みの書類の記載漏れに対応したり、面接官の話をメモしたりするために、筆記用具も用意しておくと安心です。

最近では、Web(オンライン)面接を実施する企業もあります。Web面接では、無事に面接を受けられるよう、安定した通信環境や必要なスペックが搭載されたPC、面接で使用するアプリのダウンロード、手元でメモを取るときのための筆記用具を用意しておくと安心でしょう。

確認すべきこと(面接時)

【対面面接・Web面接 共通】

  • 応募先企業の連絡先・住所をメモしたか
  • 面接で話すべき内容が整理されているか、練習をしたか
  • 服装や髪形、メイクに乱れはないか
  • 携帯電話・スマートフォンの電源は切ったか

【Web(オンライン)面接の場合】

  • 背景と画面の明るさを確認しておく
  • オンラインのURLに入れるか確認しておく
  • メモする際はPC上ではなくメモ用紙に書く

面接の前日までに、面接で話す内容を整理して、練習を済ませましょう。「わざわざ面接の練習をする必要はない」と考える人もいますが、いざ面接になると上手に話せなくなるケースは多いのでしっかりと練習をしておきましょう。

面接前には、服装や髪形、メイクに乱れがないかをチェックしてください。面接では身だしなみも評価の対象です。しっかりと整えてから受付に進みましょう。また、マナーとして携帯電話・スマートフォンの電源は切っておきましょう。

また、Web面接の場合は、背景が煩雑な印象を与えないかどうかチェックしましょう。さらに、画面が暗くて表情が見えづらいと、自分自身の表情も相手に伝わりにくくなるため、画面の明るさにも注意しましょう。

Web面接を行う前に、事前にオンラインのURLにアクセスできるか確認しておきましょう。面接直前になって焦ってURLを探したり、面接時間になってもURLに接続できないといったことが起こらないように事前の準備が重要です。

面接中にメモを取る際は、PCに入力する場合だとタイプ音が出たり画面の揺れが起こったりするため、手元にペンとメモ用紙を置いてメモしましょう。

面接時の注意点

【対面面接・Web面接 共通】

  • あいさつの際に忘れずに自分の名前を名乗る

【対面面接の場合】

  • ギリギリの到着や早すぎる到着は避ける

対面面接の場合、会場で初めて会う方に対しても率先して自己紹介を行いましょう。あいさつだけして名乗り忘れる人が多いので注意してください。初めに名乗るのはWeb面接でも同様です。

また、対面面接では、遅刻や面接時間ギリギリの到着は避けましょう。会社のある建物には10~15分前に到着して、受付に向かうのは7~8分前を目安にしましょう。

【内定時】必要なもの・必要書類と確認すべきこと

必要なもの・必要書類(内定時)

  • 内定通知書(企業から受け取っている場合)
  • 労働条件通知書

内定の連絡を受けたら「内定通知書」「労働条件通知書」が企業から提出・提示されます。「内定通知書」は法律的に義務ではないため、内定者に対して提出・提示しない企業もあります。一方で、「労働条件通知書」は企業が必ず明示しなければいけないものであるため、内定者には紙媒体か電子メールで送付されます。労働条件の明示がない場合は書面でもらえるよう、内定者側から企業に依頼しましょう。

これらの書類を手に入れたら、記載内容を確認し納得のいく条件かを確認してください。複数の企業から内定をもらった場合は、条件を比較して入社する会社を決めて、承諾の意思を企業に伝えます。

確認すべきこと(内定時)

  • 内定を獲得した企業に入社することで、本当に転職の目的を達成できるか
  • 内定通知書・労働条件通知書の記載内容が選考中に企業から説明されていたものと相違ないか

内定の獲得後には必ず「内定を獲得した企業に入社することで、本当に転職の目的を達成できるか」を確認しましょう。転職活動をする中で、本来の目的を忘れてしまうケースは多いです。内定を受けた企業が、転職の目的に合致している企業なのかをしっかりと確認してください。

また、内定通知書や労働条件通知書に記載されている内容についても細かく確認しておきましょう。賃金、賞与、残業時間、福利厚生など、チェックすべき事項は多岐にわたります。月給の内訳や、年収に占める賞与の割合、賞与の変動幅は会社ごとに大きく異なりますので、特にチェックしておきましょう。不明点があるなら企業に問い合わせましょう。不明点を残したまま内定を承諾すると、後悔やトラブルの種につながる可能性があります。

内定時の注意点

  • 内定通知は保存しておく
  • 書類提出の期限を守る
  • 内定辞退はできるだけ早く連絡する

内定通知は企業からの内定を証明する重要な書類のため、しっかりと内容を確認した後、保存しておきましょう。また、無事に入社できるように、書類の提出期限はしっかりと守り、スムーズなコミュニケーションを心がけることが大切です。

もしも内定辞退を行いたいと感じた際にはできるだけ早く連絡することがマナーです。内定辞退を申し訳なく感じて連絡を先延ばしにしてしまう人もいるのですが、企業は内定を出した時点で受け入れに向けた準備を始めているため、内定通知から遅くとも1週間以内には連絡をしましょう。

内定辞退の仕方 断り方のマナー・メールの書き方・電話での伝え方はこちら

【退職時】必要なもの・必要書類と確認すべきこと

必要なもの・必要書類(退職時)

【新たに準備するもの】

  • 退職願・退職届

【会社に返却するもの】

  • 健康保険被保険者証
  • 通勤定期券
  • 社員証、名刺
  • 制服(企業から受け取っている場合)

退職が決まったら退職の意思表示を現職に対して行います。「退職願」は在籍中の企業に対して、○月○日に退職したいと願い出るための書類です。企業によっては書面によって提出する必要はなく、口頭での申し出で済ませる場合もあります。「退職届」は退職が確定した後に、退職するという事実を企業に対して申し出る書類です。こちらも、書面ではなく、口頭で済ませる場合や、システム上で申請するケースがあります。

また、退職時には「健康保険被保険者証」を会社に返却する必要があるため用意しましょう。また、会社によっては追加で「通勤定期券」「社員証」「制服」の返還も必要です。逆に在籍中の会社からは「年金手帳(会社に預けている場合)」「離職票」「雇用保険被保険者証」「源泉徴収票」などを必要に応じて受け取ります。

転職先の会社に提出しなければならない必要書類として代表的なのは「源泉徴収票」と「健康診断書」です。源泉徴収票は企業の求めに応じて提出すればOKです。健康診断書は、個人で準備する場合と、転職先の会社が指定する病院で健康診断を受診する場合があるので、どちらになるのか確認しましょう。

確認すべきこと(退職時)

  • 退職すること、退職日について現職の会社から同意を得られているか
  • 退職するに当たって、業務の引き継ぎ先とスケジュールに無理はないか、明確か

「退職するという事実、退職日について現職の会社の同意を得られているか」という点については、必ず確認が必要です。法律上は2週間前までに申し出れば、退職することは可能ですが、所定の手続きを踏み、しっかりと業務の引き継ぎをしてから退職したほうがトラブルを避けられます。円満退職をするためにも無理なく確実に引き継げるスケジュールを立てて、後任者や取引先に過度な負荷がかからないようにしましょう。

退職時の注意点

  • 会社の就業規則を確認しておく
  • ポジティブな退職理由を伝える
  • あいさつ回りを行う
  • 有休は計画的に取得する有休をきちんと消化する

就業規則には、退職に関する規定も記載されています。法律が優先されるものの企業独自のルールが定められていることもあるため、内容確認は忘れずに行いましょう。退職届や上司に口頭で伝える退職理由は、実際の理由に関わらず、「スキルアップのため」「新たな仕事に挑戦するため」などポジティブなものを伝えることで、円満退職につながります。

事前に同僚や取引先など、お世話になった社内外の関係者にあいさつ回りを行いましょう。あいさつする際は昼休憩終わりの比較的余裕がある時間帯がおすすめです。

有休消化は労働者の権利ではあるものの、有休を残して退職することは実質的な損となるため、有休の残り日数をチェックして余裕をもって計画的に取得しましょう。

【入社時】必要なもの・必要書類と確認すべきこと

必要なもの・必要書類(入社時)

  • 年金手帳・基礎年金番号通知書
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 扶養控除等申告書
  • 給与振込先申請書(必要に応じて)
  • 健康保険被扶養者異動届(必要に応じて)

企業には、雇用保険・社会保険の加入手続きの代行や、所得税・住民税・社会保険料を給与から天引き徴収して一括納付する義務があります。上記の書類はその手続きに必要となり、ほとんどの企業から求められる書類になります。
健康保険被扶養者異動届は扶養義務のある家族を持つ人だけ提出を求められます。また、上記の書類以外にも企業によっては、健康診断書や住民票記載事項証明書、入社誓約書などの提出が求められることがあります。

住民票記載事項証明書とは? 住民票とは違うのでしょうか?もらい方は?

確認すべきこと(入社時)

  • 必要書類を用意できているか
  • 服装や身だしなみは清潔感があるか
  • あいさつや自己紹介の準備をしているか

年金手帳は職場か自身で保管するものです。職場で保管していた場合は転職時に返してもらいましょう。雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入していることを証明する書類のことで、転職先でも雇用保険被保険者番号は引き継がれるため、前職の会社からもらう必要があります。また、年内に転職する場合は源泉徴収票も前職の会社からもらいましょう。ただし、年を越して転職する場合は必要ありません。

そのほか、人によっては健康保険被扶養者異動届や健康診断書が必要になる場合もあります。扶養控除等申告書・給与振込先の届書など、転職先が用意するものとあわせて、忘れずに用意しましょう。

入社した際の印象はとても大切です。好印象を持ってもらうためには、持ち物や服装を綺麗にしておきましょう。また、業界にもよりますが初日の身だしなみは派手・華美でないほうが好ましいケースが多いため、清潔感のある服装を心がけるとよいでしょう。

入社時にはほかの従業員へ向けてあいさつや自己紹介を求められるケースがほとんどです。好印象を持ってもらえるように簡潔に明るく話せるよう準備しておきましょう。

入社時の注意点

  • 必要書類の不備に気をつける
  • 初めから無理をしない
  • 前職のことを悪く言わない

入社時には提出する書類が多く、書き忘れや提出漏れなどが生じやすいものですが、重要書類が多いからこそ、1点1点確認して不備がないよう気をつけましょう。

また、入社したての頃は「早く結果を出したい」「活躍したい」と、はやる気持ちが抑えられない人もいますが、無理をしすぎて後々自分が苦しくなってしまうような状況にならないように気をつけましょう。無理をした結果、体調を崩して、仕事が半端になってしまっては、かえって職場に負担をかけてしまいます。焦らず、できることを一つひとつ着実にこなしていき、業務に慣れていくことが大切です。

今の職場の良さを伝えるために前職を悪く言うことは避けましょう。職場に不満を持ちやすい人だと思われるかもしれませんし、万が一、同様の状況が現職でも起こっている場合に悪い印象を持たれてしまうためです。

転職時の必要書類に関するよくある質問

  • 転職に必要な書類には何がありますか?
  • 前職の会社に対しては、退職願・退職届を用意しましょう。また、健康保険被保険者証・通勤定期券・社員証・名刺・制服など会社のものは返却する必要があります。 一方、転職先には、年金手帳・雇用保険被保険者証・源泉徴収票・扶養控除等申告書・給与振込届出書・健康保険被扶養者異動届などを提出します。年金手帳・雇用保険被保険者証・源泉徴収票は前職の会社からもらう必要がある場合もあるため、必ず確認しましょう。
  • 転職先に入社する前に住民票が求められるのはなぜですか?
  • 転職先によっては住民記載事項証明書が必要になるケースがあります。これは、本人が記載した氏名や住所、生年月日などの個人情報が正しいかどうかを企業側が確認するためです。
  • 転職時に源泉徴収票は必ず必要ですか?
  • 源泉徴収票は年末調整の際に必要な書類です。転職先では、新たに雇用した従業員の前職の会社の源泉徴収の内容と、自社の源泉徴収の内容を合算して年末調整を行う必要があるため、提出が求められます。ただし、年を越して、転職した場合は提出する必要がありません。

転職の必要書類もdodaの転職エージェントに聞いて安心

本記事では、転職の開始から転職先の入社まで必要な書類、確認すべきこと、注意点を解説してきました。準備することが多いため、入念に行ったつもりでも書類の抜けや確認・注意不足が発生してしまう人は多いでしょう。dodaキャリアアドバイザーは、転職前の準備から転職活動中はもちろん、現職の退職手続きに関わる不安などについてもご相談に乗り、転職活動が成功するようサポートいたします。気軽にdodaキャリアアドバイザーへご相談ください。

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