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履歴書(応募書類)をメールで送るときのマナー
~メールの文面・PDF変換の方法・パスワードの設定方法~

近年、メールで履歴書(応募書類)を提出するケースが増えています。メールで履歴書を送るときには、件名のつけ方、文面、ファイル形式などにマナーがあるので、しっかりと守ることが大切。ここでは履歴書をメールで送る際のマナーだけでなく、履歴書のファイルをPDFに変換する方法、パスワードを設定する方法もあわせて紹介します。

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1.履歴書を送る際のメールの正しい作成方法

履歴書をメールで送る際に、第一に工夫すべきなのは「件名」です。「用件」と「自分の氏名」を端的かつ具体的に入力してください。「中途採用(○○職)応募の件/履歴書の送付 転職太郎」などといった形がよいでしょう。採用担当者には毎日、大量のメールが届いています。分かりづらい件名をつけてしまうと、後回しにされてしまったり、開封すらしてもらえなかったりする可能性もあります。また、件名に「よろしくお願いします」「お世話になっております」などを書くと、迷惑メールとしてブロックされることがあるので注意しましょう。

履歴書を提出する際のメールの文面には、簡潔さと分かりやすさが求められます。「応募者から履歴書が送られてきた」ことだけを伝えるのが目的だからです。礼儀正しさや熱意をアピールしたいからといって、長々と志望動機を書いたり、自己PRをしたりするのはNGです。かえってマイナスのイメージにつながりかねません。志望動機や自己PRは履歴書内のみに記入し、メールには記入しないでください。「宛先」「あいさつと名前」「用件」「締めのあいさつ」「署名」だけをビジネスにふさわしい文体で書いていきましょう。

▽履歴書を送る際の正しいメールの文例(サンプル)

  • 件名
    件名はひと目でそのメールの内容が伝わることが重要です。端的かつ具体的に用件を記載し、そのあとに自分の氏名を書いておきましょう。「中途採用(○○職)応募の件/履歴書の送付 転職太郎」のような形が適切です。
  • 宛先
    応募先の企業名を省略せずに正式名称で書いたうえで、部署名、採用担当者の名前を記入します。部署名が分からない場合は省略しても構いません。また、採用担当者の名前は公開されていても名字だけのことが多いため、「採用ご担当 ○○様」と書くのが通常です。採用担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」とします。
  • あいさつと名前
    メールの文面の最初に、「初めて連絡をする旨」「自分の氏名」を記入します。「初めてご連絡させていただきます。○○○○と申します。」と簡単に書くだけで構いません。重要なのは誰からのメールであるかを採用担当者に伝えることです。
  • 用件
    メールの用件として、応募の経緯と履歴書や職務経歴書をそのメールで送っていることを伝えます。

    【例文】
    このたび、△△に掲載されておりました、□□職の求人を拝見し、
    これまでの私の経験をぜひ貴社で活かしたいと思い、応募をさせていただきます。

    まずはメールにて履歴書と職務経歴書を送付させていただきますので、
    ご査収いただきますようお願い申し上げます。

  • 締めのあいさつ
    締めのあいさつとして、履歴書、職務経歴書などの応募書類の確認の依頼と、面接への申し込みをします。

    【例文】
    お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき
    一度、面接の機会をいただけますと幸いです。
    何卒よろしくお願いいたします。

  • 署名
    自分の連絡先を正確に記載します。「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の順で記載しましょう。電話番号とメールアドレスは最もつながりやすいものを選んで書くのが基本です。また、本文との区切りが分かりやすいように、「-」や「=」などの記号を使って、署名部分だけを囲んでおきます。

2.ファイル形式は「PDF」か「Word」がおすすめ

書類を送る際のおすすめのファイル形式は「PDF」もしくは「Word」です。企業の採用担当者は、メールで送られてきた履歴書などの応募書類を印刷して管理・使用することが想定されます。このときPDFやWordだと細かな用紙設定をせずに、レイアウトを保ったまま印刷ができるからです。

Word形式で送るもうひとつのメリットは、ビジネスの場で一般的に使われているため、企業側がデータの扱いに慣れているということです。ただし、誰でもデータを修正できる仕様なので、送信後に文字が消えてしまう可能性もあるということも理解しておきましょう。また、送信者と受信者の間でWindowsとMacといったパソコンのOSの違いがある場合には、文字化けするリスクがあることを心得ておいたほうがいいでしょう。

PDF形式には、印刷が簡単なのに加えて、第三者によってデータが変更・削除されず、OSの違いに左右されないというメリットがあります。万全を期すのであれば、「Word」形式で作った履歴書もPDFに変換してから送るといいでしょう。また、手書きの履歴書をスキャンしてPDF形式で送るという方法もあります。

インターネットなどで手に入れられる履歴書のテンプレートには「Excel」で作られたものも多く存在しますが、Excelは印刷の設定が面倒な一面があります。採用担当者の負担になる可能性があるので、Excelで履歴書を作成した場合は、PDFに変換してから送るのが無難と考えられます。PDFへの変換方法はあとで説明しているので、チェックしてください。

3.セキュリティを気にするならパスワードを設定する

個人情報がいっぱいの履歴書。セキュリティが気になる場合は、履歴書などの応募書類のファイルにパスワードをかけて送りましょう。注意したいのは、履歴書を送るメールそのものにパスワードを書かないこと。履歴書が添付されているメールにパスワードが書かれていると、そのメールが万が一、流出した場合に、パスワードも同時に第三者に知られてしまいます。それでは、パスワードをかける意味がありません。

履歴書にパスワードを設定してメールで送る場合は、「履歴書を添付したメール」と「パスワードを知らせるメール」の2通のメールを送ると覚えておきましょう。

履歴書を添付したメールには、「履歴書にパスワードをかけていること」「あとでパスワードを送ること」を書いておきます。この記載がないと、採用担当者が履歴書のファイルを開こうとしたときに初めてパスワードが設定されていることに気づくことになります。すると、履歴書を確認するという作業を中断して、メールの中からパスワードを探さねばなりません。採用担当者の作業をスムーズにするためにこの記載が必要なのです。

履歴書を添付したメールには、「履歴書にパスワードをかけていること」「あとでパスワードを送ること」を書いておきます。この記載がないと、採用担当者が履歴書のファイルを開こうとしたときに初めてパスワードが設定されていることに気づくことになります。すると、履歴書を確認するという作業を中断して、メールの中からパスワードを探さねばなりません。採用担当者の作業をスムーズにするためにこの記載が必要なのです。

特にセキュリティが気にならないという場合は、履歴書にパスワードを設定しなくても問題はありません。パスワードがかかっていないからといって、評価に影響することはまずないからです。ただし、セキュリティ関連の企業や多くの個人情報を取り扱う企業に応募する場合は、パスワードを設定したほうがいいでしょう。近年、個人情報の取り扱いに企業はとてもセンシティブです。個人情報の取り扱いに対する慎重さは、プラスの印象につながる可能性があります。

履歴書などの応募書類のファイルにパスワードを設定する方法はあとで詳しく説明しているので、チェックしてください。

▽パスワードを設定して履歴書を送る際の正しいメールの文例(サンプル)

【例文】
なお、添付のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後のメールにてお送りいたしますので、
あわせてご確認をお願い申し上げます。

▽履歴書に設定したパスワードを通知する際の正しいメールの文例(サンプル)

【例文】
履歴書のファイルに設定されておりますパスワードは以下の通りです。
-------------------------
パスワード:*************
-------------------------

4.履歴書のファイルをPDF形式にする方法

PDF形式は、印刷が容易で、第三者による改変や文字化けの心配がないという、履歴書をメールで送る際には最適な形式です。ここではExcelで作成した履歴書をPDF形式に変換する方法を解説していきましょう。なお、Wordからも同様の方法でPDF形式に変換できます。
※Windows 10、Excel 2016の環境で解説を行っています。他のOS、バージョンでは操作が異なる場合、PDF形式への変換ができない場合があるのでご注意ください。

▽ステップ1:左上の「ファイル」タブをクリック

ステップ2:「名前を付けて保存」の「参照」をクリック

▽ステップ3:「ファイルの種類」のリストから「PDF」を選んで「保存」をクリック

5.履歴書のファイルにパスワードを設定する方法

続いて、履歴書のファイルにパスワードを設定する方法を解説します。パスワードを設定する方法にはいくつか種類があるのですが、ここでは最も汎用的に使える、「ZIPフォルダにパスワードを設定する」という方法を紹介しましょう。ZIPフォルダにパスワードをかけるには無料の「Lhaplus」というソフトが必要になりますが、履歴書、職務経歴書など、複数のファイルにまとめてパスワードを設定できるのでとても便利です。下記のリンクからダウンロードして、事前にパソコンにインストールしておきましょう。

窓の杜の「Lhaplus」紹介ページ

Vectorの「Lhaplus」紹介ページ

なお、パスワードは英数字を組み合わせて設定します。応募先の企業にパスワードを伝える際に間違いがないよう、「メモ帳」などのテキストエディタに一度、パスワードを入力してから、コピー&ペーストでパスワードを設定するのがおすすめです。パスワード通知のメールにもコピー&ペーストで正しく入力することができます。送付する前に、設定したパスワードで開けるか確認するのもポイントです。
※Windows 10の環境で解説を行っています。他のOSでは操作が異なる場合があるのでご注意ください。

▽ステップ1:新しいフォルダを作成して送付する履歴書のファイルを入れる

▽ステップ2:フォルダを右クリックして「圧縮」⇒「.zip(pass)」をクリック

▽ステップ3:パスワードを設定して「OK」をクリック

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