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会社を辞める理由を上司にどう伝える?
円満に退職するための退職理由の選び方と伝え方

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円満に退職するためのポイントは、ずばり退職理由の伝え方です。応募企業から内定を得たら、できるだけ早めに直属の上司に退職意思を示します。しかし、ここで会社を辞める理由の選び方・伝え方を誤ると、人間関係が悪化する、希望日に退職できないなどのトラブルに発展してしまうケースも。退職・転職を周りから快く認めてもらうためのコツを紹介しましょう。

1.会社を辞める理由をどう選ぶ? 退職理由の本音と建前

上手に会社を辞める理由を伝える方法を知るまえに、まずは実際に転職をした人がどんな理由で会社を辞め、どんな理由を上司に伝えたのかを紹介しましょう。今回は20~30代の転職経験のある男女281人を対象にアンケート調査を実施しています。その結果、転職をした人たちはある意味“本音”と“建前”を使い分け、前職の会社に伝える内容を取捨選択していることが分かりました。

前職からの転職・退職理由TOP10

順位 転職理由 回答数
1位 給料・収入に対する不満 144
2位 労働時間に対する不満 120
3位 人間関係に対する不満 77
4位 評価制度に対する不満 57
5位 会社の業績・将来性に対する不安 53
6位 キャリアアップに対する不安 49
7位 スキルアップに対する不満 48
7位 担当業務に対する不満 48
9位 社風や企業風土が合わない・問題がある 44
10位 業界全体の業績・将来性に対する不安 40

※複数回答可

上司に伝えた転職・退職理由TOP10

順位 転職理由 回答数
1位 給料・収入のアップを実現するため 78
2位 労働時間の短縮、ワーク・ライフ・バランスを実現するため 65
3位 希望する職種・業種に就くため 40
4位 スキルアップを実現するため 38
5位 キャリアアップを実現するため 36
6位 体調不良で前職を続けられなかった 34
7位 人間関係がうまくいかなかったため 32
8位 家庭の事情で前職を続けられなかったため 28
9位 公平な評価を得られる会社で働くため 25
10位 業績が好調・将来性のある会社で働くため 20

※複数回答可

※出典:doda調べ「転職に関するアンケート」
調査期間:2018年8月
調査対象:20~30代のビジネスパーソン2,302人
調査実施:パーソルキャリア株式会社(転職サービス「doda」を運営)

「前職からの転職・退職理由TOP10」は転職をした人が、実際に心の中で抱えていた転職・退職理由のランキングです。一方、「上司に伝えた転職・退職理由TOP10」は、心に秘めた不満とは別に、転職・退職にあたって上司に伝えた転職・退職理由のランキングとなっています。

双方ともに、1位、2位となったのは、「給与・収入」「労働時間」に関わる理由です。待遇に関する不満は多くの人の転職のきっかけになっており、上司にもそのまま正直に伝えているという傾向が見受けられます。待遇改善を目的とした転職なら、会社側も納得しやすいと考えているのかもしれません。

一方で大きく差が出た理由もあります。「人間関係」に関する理由は「前職からの転職・退職理由TOP10」では3位に入っているものの、「上司に伝えた転職・退職理由TOP10」では7位。転職・退職の理由として「人間関係」を挙げて上司と退職交渉をするのは不適切であると判断しているのでしょう。

「スキルアップ」「キャリアアップ」「業務」に関する理由が、「前職からの転職・退職理由TOP10」に比べて、「上司に伝えた転職・退職理由TOP10」のほうが高い順位になっているのにも注目したいところ。それぞれ、7位から4位、6位から5位、8位から3位へとランクアップしています。自分自身のキャリアプランと現在の仕事とのギャップを前向きに埋めていくための転職であることを上司に伝えることで、円満な退職交渉を実践しようとしていることがうかがえます。

2.円満退職を実現するための転職・退職理由の伝え方

どのような転職・退職理由を上司に伝えるかがイメージできたところで、続いては、退職にあたっての心構えや、上司への切り出し方、タイミングなど、円満退職に向けた具体的な方法を紹介します。円満退職のためには、退職交渉のマナーを守ることが重要です。直属の上司に退職の意思と理由を伝え、合意を得られたら退職の手続きに入ります。自分が退職することによって、ほかの社員や会社の負担が大きくならないよう慎重に進めることが大切です。

退職意思・理由を上司に伝えるまえの心構え

円満退職とは、辞める側と会社側の間にしっかりとした合意が形成された状態で退職をすることです。鍵になるのは、「心理面」「実務面」ともに円満であるかということ。心理面では、「会社が育ててくれたことに感謝して次のステップに挑戦したい」「退職されるのは名残惜しいが、新しい挑戦を応援したい」というように、お互いの気持ちが前向きでしこりを残していない状態がベストです。

実務面では、担当業務の引き継ぎが完全になされている状態を目指します。退職を切り出したあとの上司の対応を予測し、退職意思・理由を伝える前に引き継ぎの準備を進めておくのがベター。「マニュアルを作成しておく」「担当業務についての情報共有をほかの社員と緊密に行う」など、自分が退職しても会社側が困らない状況を作っておきましょう。

退職希望日の1~3カ月前に退職意思を伝えるのが一般的

退職意思の伝達から退職日までの最短期間は、通常、就業規則に定められています。正式なものを知りたい場合は自分が勤めている会社の就業規則を確認してください。ただし、一般的には、退職希望日の1~3カ月前がベターだといわれています。これは退職交渉や業務の引き継ぎにかかる時間を考慮した期間設定です。

在職中に転職活動をしている場合は、次の会社の内定が正式に決まったときに切り出せばOK。転職先との間でおおよその入社日を調整したあと、退職意思と退職希望日を現在の会社に伝達しましょう。

繁忙期やプロジェクトの進行中の退職は避ける

たとえ就業規則で認められている期間内であっても、繁忙期や担当しているプロジェクトの進行中に退職希望日を設定するのは避けたほうがいいでしょう。会社にとって負担が大きく、上司や同僚に迷惑がかかることがあるからです。結果的に人間関係が悪化し、その後の引き継ぎなどに影響が出る恐れもあります。周囲の状況を考慮しつつタイミングを見て退職希望日を設定するのが円満退職のポイントです。

退職意思は必ず直属の上司に口頭で伝える

原則として、退職意思を伝える相手は、あなたの直属の上司です。この場合の直属の上司とは、業務でいつも報告・相談をしている相手のこと。そのため、人事決裁権のない主任やリーダーも対象になります。

退職意思は、メールなどでアポイントを取ったうえで、別途、口頭で正式に伝えるのがマナーです。メールでは「相談したいことがある」と伝えるだけにとどめ、退職意思の伝達は会議室などの外に声が漏れない環境で行いましょう。ちなみに、上司にはじめて退職の話を切り出す際は、前もって退職届を用意する必要はありません。合意がとれたあとに、会社の定める申請方法で退職の手続きを進めてください。

また、直属の上司より先にほかの管理職や同僚に相談するのは望ましくありません。間接的に直属の上司が自分の退職意思を知ってしまうと、あなたを快く送り出そうという心境になりにくいからです。休暇や出張などで、直属の上司が長期間不在になっている場合は、電話で退職意思を伝えましょう。メールでは自分の意図するところが正しく伝わらないリスクがあります。

転職・退職理由は前向きな言葉で迷いなく伝える

上司に退職意思を伝えるときは、「退職させていただきたいと考えています」と結論から切り出すのがいいでしょう。「退職しようかと悩んでいて……」などと、相談事のように伝えてしまうと、引き留める余地があると思われてしまう可能性があります。退職交渉が長期化する恐れもあるため、最初に退職意思を明言するのがポイントです。

結論を伝えたら、「●●(給料、ワーク・ライフ・バランスなど)を大切にしているから、▲▲の道に進みたい」と論理立てて、転職・退職の理由を説明してください。迷いのない堂々とした態度をとったほうが、退職交渉はスムーズになります。退職意思が固まっており前向きであるという姿勢が伝われば、上司も無理に引き留めようとはしないはずです。

ただし、うその転職・退職理由を作らないこと。その場しのぎのうそは、いつどのように判明するか分かりません。とはいえ、不満や愚痴をありのまま伝えるのもNG。うそをついたり愚痴を並べ立てたりすることで上司の心証を悪くすると、退職交渉がスムーズに進まなくなる可能性もあります。本当の転職・退職理由がネガティブなものでも、会社や上司への感謝を述べ、ポジティブに言い換える工夫をしてください。

3.アンケートで分かった退職時に注意すべきトラブルと対処法

適切な転職・退職理由を選び、マナーを守って退職意思を伝えたとしても、思いがけずさまざまなトラブルに直面することがあります。気持ちよく転職するためには、あらゆるトラブルに備えることが大切です。ここでは、実際にトラブルに見舞われた人たちのアンケートをもとに、よくある事例とその対処法を紹介します。

転職経験者の半数近くが円満退職とは言い切れないのが現状

前職からの退職についての意識調査

※出典:doda調べ「転職に関するアンケート」
調査期間:2018年8月
調査対象:20~30代のビジネスパーソン2,302人
調査実施:パーソルキャリア株式会社(転職サービス「doda」を運営)

上のグラフは、転職経験者281人に直近の退職に関して「前職からの退職は円満退職だったと考えていますか」と聞いた結果です。全回答者のうち45.1%が「円満退職ではなかった」「どちらともいえない」と回答しており、転職経験者の約半数は何らかの不満やトラブルを抱えたままの退職になっていることが分かります。

前職からの退職が円満退職とはいえない理由

※複数回答可

※出典:doda調べ「転職に関するアンケート」
調査期間:2018年8月
     調査対象:20~30代のビジネスパーソン2,302人
調査実施:パーソルキャリア株式会社(転職サービス「doda」を運営)

上のグラフは、「前職からの退職についての意識調査」で「円満退職ではなかった」「どちらともいえない」と答えた人に対して、その理由をたずねた結果です。最も多かったのは「有給休暇を消化しきれなかったため」という回答で48票。「社内の人間関係が悪化したため」が42票で2位、「強引・執拗な慰留があったため」が25票で3位に続く形になりました。ここからはこれら3つの不満・トラブルに対する対処法を解説していきます。

有給休暇を消化しきれない状況を作らないためにできること

有給休暇の使用は労働者の権利です。有給休暇が使いきれないまま転職することに不満を抱くのは当然のことといえます。しかし、退職するからといって、自分勝手な休み方をしてしまうのはNG。周囲に配慮のないスケジュールで休みを取ろうとすると、人間関係が悪化し、かえって円満退職から遠のくことにもなりかねません。

有給休暇を消化しきるためには、退職交渉や引き継ぎの日程を検討したうえで、次の会社への入社日を調整することが重要です。とはいえ転職先の会社が入社をいつまでも待ってくれるわけではありません。そこで必要になるのが担当業務の引き継ぎをスムーズに済ませるための工夫。担当業務のマニュアルを作成しておく、ほかの社員との情報共有を緊密にしておくなど、周囲が自分の業務を引き継ぎやすくする準備を転職活動中から進めておくのがおすすめです。

社内の人間関係を悪化させないためにできること

退職意思を伝えたことがきっかけで、周囲に不満な態度を取られたり、嫌がらせを受けたりするケースもあるようです。このような事態を避けるためには、相手の立場に立ったコミュニケーションを心がけることが大切です。

第一に、前述した転職・退職理由の伝え方のマナーを守って、会社側との合意を図りましょう。退職意思の伝達には自分勝手と思われないよう、誠実な態度で臨んでください。業務の引き継ぎでは、相手の負担が増えないように、可能な限りの情報共有やサポートを行うこと。退職するからといってやる気のない態度をとったり業務を怠ったりすると、社内から批判を招く恐れがあります。

強引・執拗な慰留を受けないためにできること

退職交渉の際に、別の部署への異動を提案されたり、声高に退職を認めない旨を通達されたりするなど、スムーズに退職手続きが進められないケースも少なくありません。

強引・執拗な慰留を避けるためには、前向きな退職理由を堂々と説明するのがおすすめです。悩んでいるようなそぶりを見せず、筋道立った退職理由を伝えることで引き留められない状況を作ることができます。また、転職先がすでに決まっている場合は、転職先が決まっている旨と入社予定日をはっきりと伝えましょう。

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