退職理由の上手な伝え方とは？
円満退職につなげるコツを例文付きでご紹介
現職に退職理由を伝えるときは、本音をどこまで話すべきか、または建前で角を立てずに済ますべきか、多くの人が悩むところです。本記事では、円満退職につながる退職理由の上手な伝え方について例文も交えて解説します。
転職活動時の応募先企業への「転職理由」の伝え方を知りたい方は以下の記事をご覧ください。
応募書類を作成中の方へ
履歴書・職務経歴書の「退職・転職理由」の書き方・例文
面接を控えている方へ
面接で転職理由（退職理由）を質問されたときの正しい答え方と回答例文
みんなの退職理由は？
まずは、退職・転職経験のある方がどのような理由で退職し、次の会社へ転職するのかを見ていきましょう。
キャリアカウンセリングの場で、dodaキャリアアドバイザーが転職を希望される方からよく聞く退職理由としては「上司や同僚とうまくいっていない」「給料が低いと感じる・残業が多い」など人間関係や働き方、給与への悩み・不安というものが挙げられます。
また、20代前半だと働く環境や仕事の内容、やりがいを重視する方が多かったり、ライフプランが変化する20代後半から30代以降だと給与や働き方を気にする方が増えたりと、年代やプライベートの状況によって退職理由は変化する傾向があります。
毎年dodaが調査している「転職理由ランキング」では、2024年7月～2025年6月の1年間に転職した人の理由として、給与や労働時間が上位にランクインしています。
転職理由ランキング（総合）
- 1位：給与が低い・昇給が見込めない
- 2位：労働時間に不満（残業が多い／休日出勤がある）
- 3位：個人の成果で評価されない
この結果からも、キャリアカウンセリングの場でよく聞く「退職理由」と同様に、給与や人間関係を理由に転職をしていることが分かります。
ランキングの4位以下や年代別・男女別のランキングは以下の記事で解説しています。
※「転職理由ランキング」で挙げられている理由は「転職理由＝転職のきっかけ」であるため、退職届に記載したり上司に伝えたりしている内容とは異なる場合があります。
現職を退職する際はどこまで本音を伝えていいもの？
前提として、現職に退職理由を伝える際の目的として、「トラブルなく、スムーズに退職までつなげること」を重要視している方は多いのではないでしょうか。「退職理由の伝え方に注意すること」はこの目的を実現するための一つの手段です。
本音を直接的に伝えることでスムーズな退職が難しくなりそうなのであれば、伝える相手に疑問を抱かせない、引き留めにつながらないような言い回しを心がけましょう。
退職理由の伝え方のコツは本記事の中で、例文とあわせて解説していくので、ぜひ最後までご覧ください。
退職理由の上手な伝え方
退職を伝える際は、たとえ退職理由がネガティブなものであっても、伝え方を工夫することで、ポジティブな印象を残すことができます。
この章では、今後のキャリアアップにも影響を与える「退職理由の伝え方」について、スムーズに退職するための「伝え方のコツ」をご紹介します。
転職先の企業名は出さない
退職理由を伝える際は、転職先の企業名を明かさないようにしましょう。特に、競合関係にある企業へ転職する場合などは、不要なトラブルが生じるリスクが高まります。
また、現職の上司と転職先の社員が知り合いであれば、評判がネガティブに伝わってしまう可能性も。具体的な社名を伏せることで誤解や対立を避け、スムーズに退職を進めましょう。
会社や同僚の批判はしない
たとえ不満があったとしても、ネガティブな言葉は聞き手に悪い印象を与える恐れがあります。また例えば、給料や働く環境への不満を退職理由として伝えた場合、「給料や環境を見直すから考え直してほしい」などと退職を引き留められる可能性も高まります。
むしろ「新しいスキルを習得したい」「異なる業界で成長の機会を得たい」など、前向きな理由を示すほうが好印象です。周りも「この会社ではかなえられないことなんだな」と受け止めやすいので、スムーズな退職につながるでしょう。
退職理由を“前向き”に言い換える方法はこちら
感謝の気持ちも添える
退職理由を伝える際には、これまでお世話になった会社や上司への感謝の気持ちを必ず伝えましょう。たとえ退職の意思が固まっていても、相手に敬意を示す姿勢があるだけで、円満な退職につながりやすくなります。
例えば、「これまで多くのことを学ばせていただき、本当に感謝しています」と一言添えるだけでも、お互いに気持ち良い状態での退職につながるでしょう。
退職理由でうそをつくことは避ける
退職の理由をすべて詳しく話す必要はありませんが、うそをつくのは避けましょう。嘘をつくと、後で矛盾が生じた場合、不信感を抱かれる原因になります。
例えば、今の業務内容にやりがいがなく不満がある場合でも、「新しい職種にチャレンジしたくなったから」などうそのない範囲で言い換えて伝えることをおすすめします。
理由を一貫させる
退職理由は、どの場面・相手に対しても一貫した内容を伝えることが大切です。状況や人によって異なる説明をしてしまうと、場合によっては話に矛盾が生じてしまう可能性もあります。
その結果、退職理由への説得力が薄れてしまい、引き留めや上司や同僚からの不信感につながる原因になりかねません。
同じ理由をブレずに主張することで、周囲にも退職への真剣な意思が伝わり、結果として交渉もスムーズに進みやすくなります。
円満退職に効果的な退職理由の例文【シチュエーション別】
続いて、シチュエーション別に、円満退職に効果的な退職理由の例文をご紹介します。
前向きな退職理由の例文
現職への感謝や学んだことを伝えつつ、今後チャレンジしたいことを伝えることが前向きな退職理由の伝え方のポイントです。
例えば、「この職場では●●の面で成長できました。一方で、次は△△のスキルをもっと磨きたく、このタイミングでチャレンジをしたいと考えたため退職を考えています」などの伝え方がおすすめです。
うそのない範囲で、本音の理由もポジティブに言い換え、現職では実現可能性が低いことを明確に伝えることもポイントの一つです。
スキルを磨きたい・専門性を高めたい場合
【例文①】
現在の仕事をしていくうちに、営業の楽しさを知ることができ、今後は少数精鋭の環境で営業職としてのスキルを磨きたいと考えたため。
【例文②】
これまでエンジニアとしてさまざまなプロジェクトを経験させていただいたが、今後は○○業界で、より大きな規模のプロジェクトで力を試してみたいと思ったため。
新しい環境にチャレンジしたい場合
【例文①】
今のポジションで学ばせていただくことも多かったが、学生のころから夢だったアパレル業界に携わりたいと考えたため。
【例文②】
今の仕事では個人のお客さまへのヒアリング方法を学ぶことができた。今後のキャリアを見据えたときに、法人向けの対応経験を積み、論理的思考や根拠のある提案を行えるスキルを身につけたかったため。
事情があるなどやむを得ない退職理由の例文
やむを得ない事情がある場合は「○○の関係でどうしても△△の働き方をする必要が出てきてしまったため」など、状況とともに退職理由を伝えましょう。
事情に関しては、詳しい内容まで伝えなくとも構いません。特に、家庭の事情や体調に関して伝える内容に迷った場合は、伝えても問題ないと思う範囲で伝えましょう。
「プライベート上の理由で」「プライベートの環境の変化があり」など言い換えて伝えることもできます。
【例文①】
プライベートの環境の変化から、土日休みでの働き方に変える必要が出てきたため。
【例文②】
健康上の理由で、今後定期的な通院の必要があり、今よりも家の近くで働く必要が出てきたため。
円満退職に向けて押さえておきたい！退職を伝える際のポイント
退職後のキャリアにネガティブな影響を出さないためには、トラブルなく円満に退職することが大切です。退職を伝えるタイミングや言い方を誤ると、トラブルや不信感を招く可能性もあります。
この章では、退職の切り出し方や伝える順番、さらにスムーズに引き継ぎを進めるためのコツなど、円満退職に向けて押さえておくべきポイントを解説します。
退職を伝える相手
退職の意思をまず伝えるべきなのは、直属の上司です。最初は上司に“口頭で”退職の旨を伝えましょう。上司と退職時期を正式に取り決めた上で、同僚や後輩、取引先へと順に話をしていく流れが望ましいでしょう。
思わぬ混乱や誤解を招かず、退職手続きをスムーズに進めるためにもまずは直属の上司に退職を切り出し、退職日が確定するまでは同僚や取引先には口外しないことが大切です。
退職を伝える時期・タイミング
退職を決意したら、できるだけ早く上司に切り出しましょう。
法律上は2週間前の申告で退職が可能ですが、やむを得ない事情がない限りは、退職後、次のキャリアやステップにスムーズに進むためにも、就業規則にのっとった対応をおすすめします。会社ごとの詳細は会社の就業規則に定められているので、事前に確認しておくと安心でしょう。
転職先への入社日を柔軟に相談できる場合、引き継ぎ期間や有給休暇の消化を踏まえ、引き継ぎがスムーズに進められるよう計画的な日程で調整しましょう。
退職の伝え方
ここでは、上司、同僚・後輩、取引先それぞれへの退職の伝え方について、例文を交えてご紹介します。
上司の場合
退職を切り出す際は、上司の忙しい時間帯を避け、あらかじめ面談のアポイントを取っておくのが理想です。例えば「少しご相談したいことがあるのですが、お時間いただけますか」と切り出し、正式に退職を願う旨を伝えましょう。伝え方のポイントについては詳しくはこちらで解説しています。
シチュエーション別の例文は、本記事内のこちらの章をご覧ください。
同僚や取引先の場合
退職日が正式に決定した後に、上司と相談の上、社内の同僚や後輩、関係の深い取引先に順次連絡します。独断で先行して周囲へ知らせるとうわさが先行して混乱を招く恐れがあるため、タイミングに注意が必要です。
特に後任者や取引先への連絡は業務にも関わるので、上司と打ち合わせしながら最適な時期に連絡しましょう。
退職理由に関するよくある質問
最後に、退職理由に関するよくある質問をQ＆A形式でまとめました。
誤解やトラブルを避けつつ、スムーズな退職を実現するためのヒントとして、ぜひ参考にご覧ください。
- 退職理由を伝えないとどうなる？
- 「一身上の都合」という退職理由でもいい？
- 退職届・退職願はどう書いたらいい？
- 退職理由を「特になし」と書いてはダメ？
- 上司にホンネの退職理由を話したら引き留められて交渉が進みません。どうしたらいいですか？
退職理由を伝えないとどうなる？
必ずしも具体的な退職理由を言う必要はありませんが、退職の意思をきちんと理解してもらうためにも、できればポジティブな表現で簡潔に伝えるのがおすすめです。
「一身上の都合」という退職理由でもいい？
「一身上の都合」という表現は、個人的な事情や詳細を公表したくないときに便利な言い回しです。しかし実際には、上司や人事から詳細を尋ねられることが多いため、前述した退職理由の上手な伝え方を参考に、ある程度納得してもらえる説明を用意しておくとスムーズでしょう。
あいまいに伝えるよりも、ポジティブな言い回しで理由を提示したほうが、不要な臆測を呼ばずスムーズな退職につながります。
退職届・退職願はどう書いたらいい？
退職届や退職願は、会社指定のフォーマットがあればそれに沿うのが一般的です。ない場合は、市販のテンプレートや基本的な書式を参考にしましょう。書き出しは「私儀、このたび一身上の都合により…」などが定型文としてよく使われます。
また、日付・宛名・本人の署名と押印など必須事項を正しく記入することが大切です。提出時期や書き方に迷った際は、就業規則や人事担当者への確認で早めに疑問を解消しておきましょう。
退職理由を「特になし」と書いてはダメ？
会社によっては、退職届ではなく社内システム上で退職理由を入力するケースがあります。その際、「特になし」と記載すると、理由を詳しく確認されたり、引き留めにつながったりする可能性があります。スムーズに手続きを進めたい場合は、「キャリアチェンジのため」「一身上の都合」など、会社側が受け入れやすい表現を選ぶのが無難です。必要以上に詳細を書く必要はありませんが、簡潔でも納得感のある理由を記載することを意識しましょう。
上司にホンネの退職理由を話したら引き留められて交渉が進みません。どうしたらいいですか？
退職の意思を伝えた際、上司から引き留められることは珍しくありません。特に人員不足の職場や評価されている社員の場合、「待遇を改善する」「部署異動を検討する」などの提案を受けることもあるでしょう。しかし、その場で迷いを見せてしまうと、退職交渉が長引く原因になる可能性があります。
円満に退職したい場合は、会社への不満を強調するのではなく、自分の将来やキャリアに関する前向きな理由を軸に伝えることが大切です。会社側では解決が難しい理由であれば、引き留められにくくなります。
退職理由を伝える際のポイント
- 「異業種に挑戦したい」「新しい分野で経験を積みたい」など、現職では実現が難しい理由を伝える
- 不満や批判ではなく、キャリアアップや成長など前向きな内容を心掛ける
- これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを伝える
退職の意思が固まっているのであれば、感情的にならず、一貫した姿勢でていねいに説明することが円満退職への近道です。
退職理由の伝え方を工夫して円満退職を目指そう
引き留められることなく円満に退職するためには、退職理由を工夫して伝える必要があります。
ネガティブな退職理由だったとしても、前向きな表現に言い換えることで、トラブルを避け、現職の方々と良好な関係を築いたまま、次のキャリアに進めるでしょう。
反対に、転職先の企業名を出してしまったり、退職理由として現職・同僚への不満などネガティブな内容を伝えたりしてしまうと、円満な退職から遠のいてしまう恐れも。
ご紹介したコツや例文をもとに退職理由の伝え方を工夫して、円満退職を目指しましょう。
また、退職後のキャリアを考える際にはdodaエージェントサービスの利用がおすすめ。選考に関して応募書類や面接での退職理由の伝え方をプロに相談できるため、よりスムーズに転職活動を進められるでしょう。転職活動に不安を感じている方はぜひ一度ご相談ください。
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この記事を監修したキャリアアドバイザー
【経歴】
2008年に株式会社インテリジェンス（現パーソルキャリア株式会社）に入社し、転職を希望する方のキャリアに寄り添いたいという思いから営業職の方を中心にキャリアアドバイザーとして累計2500人以上の方を担当。
【メッセージ】
キャリアは人生と強く結びついており、一人ひとりキャリアの考え方やかなえたい姿、悩みも違います。私自信も産休育休を経てキャリアについて悩んだ経験もあります。これから先の時代はキャリアの選択肢も情報もますます増えていくでしょう。そんな中で、それぞれに合わせたキャリアのご相談や転職活動のご支援ができたらと考えております。ぜひお気軽にご利用ください。
※記事監修は2025年5月
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