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【例文あり】退職挨拶メールやスピーチのマナー

退職が決まったら、特に気を配りたいのが「退職時の挨拶の仕方」。直接挨拶することがていねいであり、メールでの挨拶は失礼に当たるのでは?と思われがちですが、日程・距離・関係性などによっては直接会って伝えられないこともしばしばです。特にコロナ下でのリモートワークの普及や送別会の自粛により、メールやチャットツールでの挨拶は増加傾向にあるようです。そこで、今回はメールを中心にした挨拶のポイントや例文・サンプルをご紹介します。ほかにも、電話・挨拶状・スピーチなどの例文・サンプルもあるので、ぜひ活用してください。

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1.退職時の挨拶のマナー

どんな手段で挨拶をするにしても、3つのポイントは退職時の挨拶の共通のマナーですので、しっかり押さえておきましょう。

① 退職挨拶は上司の許可がおりてから

退職することを決めたら、直属の上司に退職の報告をします。上司から退職の承認が下りた後、いつから周囲に退職の旨を伝えたらよいかも確認しましょう。伝える際は業務に支障の出ないよう配慮し、相手によって手段やタイミングを考慮しましょう。

② 感謝の気持ちを伝える

退職時の挨拶は「お世話になったお礼・感謝を伝えるためにするもの」です。この前提が分かれば、伝えるべき内容も見えてきます。単に「ありがとう」と言うよりも、具体的エピソードを挙げて「何をされて・自分にどのような好影響を与えてくれたか」を伝えられるとベターでしょう。

③ グチ・恨み言は言わない

人の評価は業界内で案外広まるものですし、昔の職場が将来は自分のクライアントになるかもしれません。そう考えると、グチや恨み言はNG。退職時の挨拶もめぐりめぐって自分に返ってくると肝に銘じて、気持ち良く締めくくりましょう。

2.退職挨拶メールの例文とポイント

コロナ下で在宅勤務が増えたこともあり、メールで退職挨拶をすることが一般的になりつつあります。職種や業種によっては、社内向けの退職挨拶をチャットツールで行う場合もあるようです。
では、メールでの退職挨拶はどんな目的で行うのでしょうか。メールを送る適切なタイミングやポイントはあるのでしょうか。
社内向けに送る場合と取引先など社外向けに送る場合とに分けて見ていきましょう。

退職挨拶メールを送る目的

退職挨拶のメールを送るときに押さえておいてほしいのは、社内向けは“個人として”、社外向けは“会社として”挨拶メールを送るということです。まずこの前提を間違えないようにしましょう。
立場が異なると、それぞれメールを送る目的も異なります。以下にまとめていますので、違いを理解しましょう。

▼退職挨拶メールを送る際の立場・目的

社内向けメール 社外向けメール
立場 個人として 会社として
目的
  • 会社でお世話になった方に区切りとして
  • 退職後も良好な関係を築いていくため
  • 個人が退職しても会社としてのお付き合いは続くので、まずは取引先に安心してもらうため
  • しっかり引き継ぎを行うことが「信頼できる会社」という印象につながるため

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退職挨拶メールを送るタイミング

社内向けに挨拶メールを送る場合は、最終出勤日がよいでしょう。忙しい時間帯を避けて送るのが無難です。
ただし、挨拶メールとは別に、同僚や社内で親しかった人たちには、退職の連絡を早めにしておきましょう。退職することを社内に伝えてよいとなったタイミングで知らせておくほうが、相手の心情や業務の引き継ぎを考えるとスムーズです。

一方で、社外向けに挨拶メールを送るのは早いに越したことはありません。特別な問題がない限り、業務の引き継ぎが始まったタイミングで伝えましょう。早めに伝えたほうが引き継ぎの期間を長くとることができ、取引先からの安心感や信頼につながります。また、時間をかけて業務を引き継ぐことにより、後任者も仕事がしやすくなるでしょう。いきなりメールで伝えるのが失礼だと感じる場合は、電話や打ち合わせの場で時間をもらい、口頭で伝えてからメールを送ってもよいでしょう。

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退職挨拶メールの構成・書き方のポイント

退職挨拶メールは「過去・現在・未来」の順番で書くと、読みやすい文章になります。
こちらも社内向けに送るか、社外に向けて送るかで記載する内容が異なります。

▼退職挨拶メールのおおまかな構成

構成 社内向けメール 社外向けメール
過去 これまでの感謝(今までありがとうございました) これまでの感謝(今までありがとうございました)
現在 退職の連絡(本日をもって退職します) 退職の連絡(〇〇までは私が担当します)
※引き継ぎ期間や退職日をしっかり伝える
未来 今後の良好な関係にむけて(今後も仕事などで関わる可能性があるかと存じますが、これからもよろしくお願いします) 今後の良好な関係に向けて(後任者の氏名・連絡先はこちらになります。今後とも弊社をよろしくお願いいたします)

また、社内外問わず、退職の挨拶メールに盛り込むべき基本項目があります。以下の3点を押さえておきましょう。

▼退職の挨拶メールに盛り込む基本項目

  • 退職する日付
  • 感謝の気持ち
  • 相手の人・企業の繁栄や活躍を祈るエール

退職する理由については具体的に伝える必要はなく、「一身上の都合」で構いません。また、具体的な転職先も伝えないのが無難です。
これらの基本を踏まえた上で、挨拶する相手や手段によって内容をアレンジしていきます。以下の代表的なシチュエーションの例文もチェックしてみましょう。

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社内の同僚(一斉送信)への退職メールの場合

件名:退職のご挨拶_○○事業部  堂田太郎(名前)

本文:

おつかれさまです。○○事業部の堂田です。

私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになり、本日が最終出社日となりました。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご報告・ご挨拶となってしまい大変申し訳ございません。

これまで何かと至らぬ点もあったかと思いますが、お世話になり本当にありがとうございました。

振り返ると入社してからの○年間、慣れない営業に戸惑いながらも、お客さまとの関係を築いていけることにやりがいを感じていた日々でした。思うようにいかず悩んだこともたくさんありましたが、それでも少しずつ前進していくことに「本当の仕事の面白さ」を感じることができました。

また、業務を通して多くの方々と関わり、たくさんのことを学ばせていただきました。

ここでの経験があり、次へつながっていると思っています。心より感謝申し上げます。

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡いただけますと幸いです。

LINE ID:×××××

Mail:×××@mail.com

電話:000-0000-0000

最後になりましたが、今後ますますのご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

今まで本当にありがとうございました。

--------------------

○○事業部 堂田太郎(署名)

ポイント

  • 一斉に送る際は宛先をBCCで送る
  • 一斉に送る場合、「お世話になった皆さまへ」と宛名を入れてもよいが、あえて宛名を書かずに個人に宛てているように書くことで「自分に向けて書いてもらっている」という印象に
  • 単に「ありがとう」と言うよりも、具体的エピソードを挙げて「何をされて・自分にどう好影響を与えたか」を伝えられるとベターでしょう
  • 連絡先は退職後も連絡がつく個人の私用連絡先
  • 個人のメールアドレスや電話番号は書かず、LINE IDやSNSのアカウント名だけ書いても問題ない
  • 最終出社日に退職挨拶メールを送信する場合は、署名から会社のメールアドレスや電話番号などの連絡先は外しておく

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上司・お世話になった方への退職メールの場合

件名:退職のご挨拶_○○事業部  堂田太郎(名前)

本文:

××部  部長

△△様

おつかれさまです。○○事業部の堂田です。

私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。

本来ならば直接ご挨拶に伺うべきところ、コロナ下によるリモートワークのため、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

入社当初から業務を通して多くの方々と関わり、たくさんのことを学ばせていただきました。

特に△△部長には新入社員のころに直属の上司として、社会人のイロハ・営業としての考え方など、本当に多くのことを学ばせていただいたこと、大変感謝しております。今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、励んでまいりたいと思っています。

末筆ではございますが、改めて△△部長の長年のご厚情に深謝するとともに、今後のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。今まで、本当にありがとうございました。

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡いただけますと幸いです。

Mail:×××@mail.com

電話:000-0000-0000

--------------------

○○事業部  堂田太郎(署名)

ポイント

  • 上司やお世話になった方などには、個別のエピソードを盛り込む
  • 直接挨拶ができなかった場合は、メールでの挨拶となってしまったことをおわびする一文を添える
  • 最終出社日に退職挨拶メールを送信する場合は、署名から会社のメールアドレスや電話番号などの連絡先は外しておく
  • 特に年配者の中には「メールは改まった場面には不適切」と考える人も。メールでの挨拶をおわびする一文を添える際は、文中に相手の名前を入れたり、相手を気遣ったていねいな表現にしたりするなどして、こちらの気持ちを伝える。

例文:

本来ならば〇〇部長のもとへ直接伺うべきところでございますが、この情勢下に鑑みて直接お目にかかることは控えさせていただき、メールでのご挨拶となりましたこと、おわび申し上げます。

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社外・取引先への退職メールの場合

件名:退職のご挨拶_株式会社○○産業  堂田太郎(名前)

本文:

株式会社△△物産

△△事業部

△△様

お世話になっております。株式会社○○産業の堂田太郎です。

私事となり、大変恐縮ではございますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。

○○産業在職中は、△△様にはさまざまなご支援、ご助言をいただき、本当にありがとうございました。不慣れな私に対し、時には叱咤激励をいただきながらも、プロジェクト成功のためにご尽力いただけたこと、誠に感謝しております。

後任は、同じ部署のXXXX(フルネームで記載)が務めさせていただきます。

本来ならば直接伺うべきところでございますが、この情勢下に鑑みて直接お目にかかることは控えさせていただき、メールでのご挨拶となりましたこと、おわび申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

--------------------

株式会社○○産業  ○○事業部  堂田太郎(署名)

ポイント

  • 冒頭の宛名以外にも、本文中に相手の名前をもう一度入れる
  • その方との関係・個別エピソードを簡単に記載する
  • 後任の担当者の紹介と、後日改めて挨拶に伺う旨を伝える

例文:後日改めて××とご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

  • リモートワークやスケジュールの関係で直接挨拶ができない場合は、メールでの挨拶となってしまったことをおわびする一文を添える

例文:

1)本来であれば後任のXXXXとともにご挨拶に伺うべきところ、現在の情勢を考慮し、メールでのご挨拶となりましたこと、おわび申し上げます。

2)本来ならば直接ご挨拶に伺うべきところ、コロナ下によるリモートワークのため、メールでのご挨拶となりましたこと、おわび申し上げます。

  • 退職挨拶メールを送信するタイミングが最終出社日になってしまった場合は、署名から会社のメールアドレスや電話番号などの連絡先は外しておく

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3.その他の手段での挨拶の例文とポイント

メール以外にも、電話・スピーチ・手紙などでの挨拶がありますが、伝えるべき内容は以下の4点です。

▼退職の挨拶メールに盛り込む基本項目

  • 退職する日付
  • 退職する理由(一身上の都合と伝える、転職先は伝えないのが無難)
  • 感謝の気持ち
  • 相手の人・企業の繁栄や活躍を祈るエール

それぞれの基本的な例文を用意しましたので、この基本を踏まえた上で、挨拶する相手や手段によって内容をアレンジしていきましょう。

電話の場合

支社や部署が異なりなかなか会えない社内の同僚、遠方の取引先など、直接会いたくても、日程や距離的に難しく、かといってメールでは簡略すぎると感じる場合は電話での挨拶が適しています。直接話せる電話は気持ちが伝わりやすく、親しい方・お世話になった方などには特におすすめです。なお、相手の時間を占有していることを意識して、電話の時間は数分程度で終わらせるよう心掛けましょう。

電話での退職挨拶の例文

いつもお世話になっております。株式会社○○産業の堂田太郎です。

今、お時間よろしいでしょうか?

私事(わたくしごと)となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。

本来であれば、直接ご挨拶に伺うべきところですが、お電話でのご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

△△様には、さまざまなご支援、ご指導をいただき、本当にありがとうございました。

不慣れな私に対し、数々のご助言をいただき、誠に感謝しております。

後任は、同じ部署の××××(フルネームで記載)が務めさせていただきますので、

変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

ポイント

  • 相手が多忙な場合もあるので、時間をもらって大丈夫かを確認
  • 日程・距離などの理由から訪問できない場合は、直接会って挨拶したかったが電話で失礼する旨を伝える
  • 電話でのみの挨拶となる場合は、「△△様の今後のご活躍をお祈りしております」など相手の人・企業の「繁栄や活躍を祈るエール」を伝えて結ぶ
  • 話が終わったら、相手が電話を切ってから切る

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スピーチの場合

最終出社日や送別会など、自分のために時間を割いてもらい、チームや部署など大勢の前で挨拶をする場合もあります。在宅勤務の場合でも、オンライン会議形式でスピーチをすることもあるため、準備をしておくとよいでしょう。

当日まで個別に挨拶ができなかった人がいる場合も、直接挨拶ができるよい機会なので、緊張するかもしれませんが、しっかりと挨拶をしましょう。

退職スピーチの例文

本日はお忙しい中、このような場を設けていただき、ありがとうございます。

一身上の都合により、本日をもちまして退職することになりました。

これまで何かと至らぬ点もあったかと思いますが、お世話になり本当にありがとうございました。

この会社に入社し、この部署で皆さんと働き、業務を通して多くの方々と関わり、たくさんのことを学ばせていただきました。

ここでの経験があり、次へつながっていると思っています。皆さまには心より感謝しております。

今後私の業務は、××さんに引き継いでいただくことになっています。どうぞよろしくお願いいたします。本日をもちまして退職いたしますが、どうぞ今後とも変わらぬお付き合いをよろしくお願いいたします。

最後になりましたが、皆さまの今後のご活躍を心よりお祈りしています。

以上で退職の挨拶とさせていただきます。ありがとうございました。

ポイント

  • 聞き取りやすい声で、早口にならないようにする
  • 姿勢よく、正面を向く。実際のオフィスの場合、話し始めは一番遠くの人に視線を向け、その人に届くような声の大きさを意識する
  • 表情はにこやかに口角をあげる。自分に笑顔を向けてくれている人に話しかけるようにすると緊張が和らぐ
  • 2~3分程度で話す(1分間で300文字程度が目安)
  • オンラインでスピーチする場合は、以下の3つがポイントです
    • -話すときはカメラに目線を合わせる
    • -普段よりもゆっくり、はっきり話す
    • -表情豊かに話す

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手紙(挨拶状)の場合

まれなケースとして、第一線を退いた大先輩、転勤・転職した方など、とてもお世話になった人に会いに行けない場合は手書きの挨拶状で退職の挨拶をすることも。親しい関係性というより、目上の方に対しての伝え方のひとつとして選ばれることが多いようです。

手紙(挨拶状)の例文

退職挨拶を手紙(挨拶状)で書く場合のサンプル

ポイント

  1. 拝啓、敬具、時候の挨拶のあるフォーマルな形式で作成
  2. 「私儀(わたくしぎ)」は自分のことなので、へりくだる意味で行末に書く
  3. 退職日を記入する
  4. お世話になった人への感謝の言葉を述べる
  5. 書面での挨拶の失礼をわびる
  6. 相手の幸せを祈るひと言

※勤務先の住所に送る

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4.「退職時の挨拶」に関するよくあるギモン Q&A

挨拶をするタイミングはいつがいい?
退職が承諾され、退職日が決まり次第、始めましょう。早めに挨拶が始められれば、「都合が合わずに挨拶できていない」という事態も防げます。役職や年次が上の人から順番に伝えていきましょう。挨拶の開始時期や挨拶範囲などで迷った場合は、上司に聞くのが確実です。
最終出社日に不在の相手への退職挨拶はどうしよう?
事前に挨拶を済ませているという前提であれば、出張などで相手がいない場合は最終出社日に挨拶ができなくても問題ありません。前もって不在だと把握しているなら数日前に改めて伝えても、後日メールで挨拶を重ねてもいいでしょう。「当日でいいやと思っていたのに不在で退職の挨拶が一切できていない!」という事態は避けたいので、そのためにも早い段階から挨拶回りを始めたいところです。
リモートワークの関係で対面での挨拶が難しい場合は、相手との関係性や状況に合わせ、オンラインでの挨拶も問題ありません。その際、時間を取ってくれたことに対するお礼の言葉を忘れずに。
退職の挨拶をする相手はどの範囲まで?
お礼・感謝を伝えるために挨拶をするのですから、お世話になった・日ごろからやりとりがある相手かどうかが一つの判断基準。同じ部署の仲間なら数人で一緒にランチに行って伝える手も。コロナ下で気軽にランチに誘えない状況であれば、オンラインで集まって伝えるという方法もあります。退職の挨拶は相手とつながるチャンスでもあるので、いまは疎遠になった人に連絡をして付き合い復活の契機にしてもいいでしょう。
退職するとき、職場にお菓子を配るべき?配るならどんなお菓子がいい?
お菓子は必須ではありませんが、感謝の気持ちを形で表すことができます。最終出社日や部署内の挨拶をスピーチで済ませる場合に、みんなで食べてもらえるお菓子を用意してもいいでしょう。その場合のお菓子は日持ちがするものが無難。生菓子など、すぐに食べなければならないものよりも、常温保存可能で日持ちのする焼き菓子で個包装されているものが、持ち帰ったり翌日以降に食べたりできるので親切です。
在宅勤務などで、オフィスに全員出社が難しい場合は、感謝のメッセージを添えて共用スペースに置いておくとよいでしょう。
また、最近はお菓子の代わりにオンラインギフトを贈る場合もあるようです。
チャットツールで退職の挨拶をしても失礼にあたらない?
社内向けに限りますが、最近はSlackやTeamsなどのチャットツールを使って退職挨拶をするケースが増えているようです。ただし、前例がなかったり堅い社風だったりする場合には、失礼だと捉えられる場合も。職場の慣習に従って判断するのが無難です。
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監修者

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