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内定・退職・入社

メールはOK?退職の挨拶のマナー(メール・電話・手紙・スピーチの例文つき)

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退職が決まったら、特に気を配りたいのが「退職時の挨拶の仕方」。直接挨拶することが丁寧であり、メールでの挨拶は失礼に当たるのでは?と思われがちですが、日程・距離・関係性などによっては直接会って伝えられないこともしばしばです。そこで、今回はメールを中心にした挨拶のポイントや例文・サンプルをご紹介します。ほかにも、電話・挨拶状・スピーチなどの例文・サンプルもあるので、ぜひ活用してください。

もくじ

  • マナー
  • メール
  • その他
  • Q&A

1.退職時の挨拶のマナー

どんな手段で挨拶をするにしても、3つのポイントは退職時の挨拶の共通のマナーですので、しっかり押さえておきましょう。

① 退職挨拶は上司の許可がおりてから

新しい会社への入社が決まったら、直属の上司に退職の報告をし、承認後、いつから周囲に退職を伝えたらよいかも確認しましょう。伝える際は業務に支障の出ないよう配慮し、相手によって手段やタイミングを考慮しましょう。

② 感謝の気持ちを伝える

退職時の挨拶は「お世話になったお礼・感謝を伝えるためにするもの」です。この前提が分かれば、伝えるべき内容もみえてきます。単に「ありがとう」と言うよりも、具体的エピソードを挙げて「何をされて・自分にどのような好影響を与えてくれたか」と伝えられるとベターでしょう。

③ グチ・恨み言は言わない

人の評価は業界内で案外広まるものですし、昔の職場が将来は自分のクライアントになるかもしれません。そう考えると、グチや恨み言はNG。退職時の挨拶もめぐりめぐって自分に返ってくると肝に銘じて、気持ちのいい最後を迎えましょう。

2.メールでの挨拶の例文とポイント

メールの長さはPCの画面内に収まりきる程度の分量にし、一文が長すぎないようにしましょう。伝えたいことはたくさんあるかもしれませんが、長文になるとそれだけ相手の時間を割いてしまうので、読みやすい分量を心がけましょう。

内容は「お礼・感謝を伝える」以外にも、退職の挨拶に盛り込むべき基本項目があります。まずは「退職する日付」と「退職する理由」、そして「感謝の気持ち」、最後は相手の人・企業の「繁栄や活躍を祈るエール」を伝えて結びます。「退職する理由」は結婚・出産などおめでたいライフイベントなどの場合を除いて、具体的に伝える必要はなく、「一身上の都合」で構いません。また、具体的な転職先も伝えないのが無難です。

この基本をふまえたうえで、挨拶する相手や手段によって内容をアレンジしていきます。以下の代表的なシチュエーションの例文もチェックしてみましょう。

社内の同僚(一斉送信)へ送る場合

件名:退職のご挨拶_○○事業部  堂田太郎(名前)

本文:

おつかれさまです。○○事業部の堂田です。

私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご報告・ご挨拶となってしまい大変申し訳ございません。

これまで何かと至らぬ点もあったかと思いますが、お世話になり本当にありがとうございました。

振り返ると入社してからの○年間、慣れない営業に戸惑いながらも、お客さまとの関係を築いていけることにやりがいを感じていた日々でした。答えが見えず泣いた日々もたくさんありましたが、それでも少しずつ前進していくことに「本当の仕事の面白さ」を感じることができました。

また、業務を通して多くの方々と関わり、たくさんのことを学ばせていただきました。

ここでの経験があり、次へつながっていると思っています。心より感謝申し上げます。

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。

Mail:×××@mail.com

電話:000-0000-0000

最後になりましたが、今後益々のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

今まで本当にありがとうございました。

--------------------

○○事業部  堂田太郎(署名)

ポイント

  • 一斉に送る際は宛先をBCCで送る
  • 一斉に送る場合、「お世話になった皆様へ」と宛名を入れてもよいが、あえて宛名を書かずに個人に宛てているように書くことで「自分に向けて書いてもらっている」という印象に
  • 単に「ありがとう」と言うよりも、具体的エピソードを挙げて「何をされて・自分にどう好影響だったか」と伝えられるとベターでしょう
  • 連絡先は退職後も連絡がつく個人の私用連絡先
  • 最終出社日に退職挨拶メールを送信する場合は、署名から会社のメールアドレスや電話番号などの連絡先は外しておく

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上司・お世話になった方へ送る場合

件名:退職のご挨拶_○○事業部  堂田太郎(名前)

本文:

××部  部長

△△様

おつかれさまです。○○事業部の堂田です。

私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。

本来ならば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

入社当初から業務を通して多くの方々と関わり、たくさんのことを学ばせていただきました。

特に△△部長には新入社員の頃に直属の上司として、社会人のイロハ・営業としての考え方など、本当に多くのことを学ばせていただいたこと、大変感謝しております。今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、励んでまいりたいと思っています。

末筆ではございますが、改めて△△部長の長年のご厚情に深謝すると共に、皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。今まで、本当にありがとうございました。

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。

Mail:×××@mail.com

電話:000-0000-0000

--------------------

○○事業部  堂田太郎(署名)

ポイント

  • 上司やお世話になった方などには、個別のエピソードを盛り込む
  • 直接挨拶ができなかった場合は、メールでの挨拶となってしまったことをおわびする一文を添える
  • 最終出社日に退職挨拶メールを送信する場合は、署名から会社のメールアドレスや電話番号などの連絡先は外しておく
  • 特に年配者の中には「メールは改まった場面には不適切」と考える人も。お礼の挨拶は何度してもよいので、直接伝えたうえで出勤最終日に改めてメールするといったように、相手との距離感によって挨拶手段を併用するなど、適切に選択する

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社外・取引先へ送る場合

件名:退職のご挨拶_株式会社○○産業  堂田太郎(名前)

本文:

株式会社△△物産

△△事業部

△△様

お世話になっております。株式会社○○産業の堂田太郎です。

私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。

○○産業在職中は、△△様にはさまざまなご支援、ご助言をいただき、本当にありがとうございました。不慣れな私に対し、時には叱咤激励をいただきながらも、プロジェクト成功のためにご尽力いただけたこと、誠に感謝しております。

後任は、同じ部署の××が務めさせていただきます。

後日改めて××とご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

--------------------

株式会社○○産業  ○○事業部  堂田太郎(署名)

ポイント

  • 冒頭の宛名以外にも、本文中に相手の名前をもう一度入れる
  • その方との関係・個別エピソードを簡単に記載する
  • 後任の担当者の紹介と、後日改めて挨拶に伺う旨を伝える
  • 日程や距離の関係で直接挨拶ができない場合は、メールでの挨拶となってしまったことをおわびする一文を添える
  • 最終出社日に退職挨拶メールを送信する場合は、署名から会社のメールアドレスや電話番号などの連絡先は外しておく

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3.その他の手段での挨拶の例文とポイント

メール以外にも、電話・手紙・スピーチなどでの挨拶シーンがありますが、内容はメール同様、「退職する日付」「退職する理由(一身上の都合)」「感謝の気持ち」、そして、相手の人・企業の「繁栄や活躍を祈るエール」の4点。それぞれの基本的な例文を用意しましたので、この基本をふまえたうえで、挨拶する相手や手段によって内容をアレンジしていきましょう。

電話の場合

支社や部署が異なりなかなか会えない社内の同僚、遠方の取引先など、直接会いたいが、日程や距離的に難しく、かといってメールでは簡素すぎる場合などは電話での挨拶が適しています。直接話せる電話は気持ちが伝わりやすく、親しい方・お世話になった方などには特におすすめです。なお、相手の時間を頂戴していることを意識して、電話の時間は数分程度で終わらせるよう心掛けましょう。

挨拶例

いつもお世話になっております。株式会社○○産業の堂田太郎です。

今、お時間よろしいでしょうか?

私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。

本来であれば、直接ご挨拶に伺うべきところですが、お電話でのご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

△△様には、さまざまなご支援、ご指導をいただき、本当にありがとうございました。

不慣れな私に対し、数々のご助言いただき、誠に感謝しております。

後任は、同じ部署の××が務めさせていただきます。

後日改めて××とご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

ポイント

  • 相手が多忙な場合もあるので、時間を取らせて大丈夫かを確認。
  • 日程・距離などの理由から訪問できない場合は、直接会って挨拶したかったが電話で失礼する旨を伝える
  • 電話でのみの挨拶となる場合は、「△△様の今後のご活躍をお祈りしております」など相手の人・企業の「繁栄や活躍を祈るエール」を伝えて結ぶ
  • 話が終わったら、相手が電話を切ってから切る

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手紙(挨拶状)の場合

第一線を退いた大先輩、転勤・転職した方など、とてもお世話になったが会いに行けない場合は手書きの挨拶状で退職の挨拶をすることも。親しい関係性というより、目上の方に対しての手段として選ばれることが多いようです。

挨拶例

拝啓 ●●様には益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。 さて、私儀、○月末をもちまして、株式会社○○産業を円満に退職いたすこととなりました。 ○○産業在職中は、公私ともに一方ならぬご厚情を賜り、○年間無事勤務し得ましたこと、ひとえに●●様のお陰と、心から感謝いたしております。 書面をもって失礼とは存じましたが、取り急ぎご通知かたがたご挨拶申し上げます。末筆ながら、●●様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。 敬具 平成○年○月吉日 自宅 〒一六四‐〇〇〇○ 東京都中野区△△○-○‐○ 電話番号 〇九〇‐○○○○‐○○○○ 堂田 太郎

ポイント

  1. 拝啓、敬具、時候の挨拶のあるフォーマルな形式で作成
  2. 「私儀」という自分のことなので、行末に書く
  3. 退職日を記入する
  4. お世話になった人への感謝の言葉を述べる
  5. 書面での挨拶の失礼をわびる
  6. 相手の幸せを祈るひと言

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スピーチの場合

最終出社日や送別会など、自分のために時間を割いてもらい、チームや部署など大勢の前で挨拶をする場合もあります。当日まで個別に挨拶ができなかった人がいる場合も、直接挨拶ができるよい機会なので、緊張するかもしれませんが、しっかりと挨拶をしましょう。

挨拶例

本日はお忙しい中、このような場を設けていただき、ありがとうございます。

本日をもちまして、一身上の都合により退職することになりました。

これまで何かと至らぬ点もあったかと思いますが、お世話になり本当にありがとうございました。

この会社に入社し、この部署でみなさんと働き、業務を通して多くの方々と関わり、たくさんのことを学ばせていただきました。ここでの経験があり、次へつながっていると思っています。みなさまには心より感謝しております。

今後私の業務は、××さんに引き継いでいただくことになっています。どうぞよろしくお願いいたします。本日をもちまして、退職いたしますが、どうぞ今後とも変わらぬお付き合いをよろしくお願いいたします。

最後になりましたが、皆さまの今後のご活躍を心よりお祈りしています。

以上で退職の挨拶とさせていただきます。ありがとうございました。

ポイント

  • 聞き取りやすい声で、早口にならないように意識する
  • 姿勢よく、正面を向く。視線は一番遠くの人を見て、その人に届くように意識する
  • 表情はにこやかに口角をあげる。自分ににこやかな視線をくれている人に話かけるように意識すると緊張が和らぐ
  • 2~3分程度で話す(1分間で300文字程度が目安)

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4.「退職時の挨拶」に関するよくあるギモン Q&A

挨拶をするタイミングはいつがいい?
退職が承諾され、退職日が決まり次第、始めましょう。早めに挨拶が始められれば、「都合が合わずに挨拶できていない」という事態も防げます。役職や年次が上の人から順番に伝えていきましょう。挨拶の開始時期や挨拶範囲などで迷った場合は、上司に聞くのが確実です。
最終出社日に不在の相手への挨拶はどうしよう?
事前に挨拶を済ませているという前提であれば、出張などで相手がいない場合は最終出社日に挨拶ができなくても問題ありません。前もって不在だと把握しているなら数日前に改めて伝えても、後日メールで挨拶を重ねてもいいでしょう。「当日でいいやと思っていたのに不在で退職の挨拶が一切できていない!」という事態は避けたいので、そのためにも早い段階から挨拶回りを始めたいところです。
挨拶をする相手はどの範囲まで?
お礼・感謝を伝えるために挨拶をするのですから、お世話になった・日頃からやりとりがある相手かどうかが一つの判断基準。個別に挨拶するほどでもない場合、たとえば同じ部署の仲間なら数人で一緒にランチに行って伝える手も。退職の挨拶は相手とつながるチャンスでもあるので、いまは疎遠になった人に連絡をして付き合い復活の契機にしてもいいでしょう。
職場にお菓子は渡すべき?どんなお菓子がいい?
お菓子は必須ではありませんが、感謝の気持ちを形で表すことができます。最終出社日や部署内の挨拶をスピーチで済ませる場合に、みんなで食べてもらえるお菓子を用意してもいいでしょう。その場合のお菓子は日持ちがするものが無難。缶入りのクッキーなど、すぐに食べなければならないものよりも、個包装されているものの方が、持ち帰ったり翌日以降に食べたりできるので親切です。
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