退職挨拶（スピーチ・メール）で好印象を与える方法～例文やNGポイントあり

簡潔にまとめる

退職挨拶は、集まってくれた方全員に向けて挨拶を行う場です。そのため、聞き手側がすっと理解できるように簡潔で端的な内容にまとめましょう。

端的な内容にまとめるには、「感謝」と「退職の報告」という二つの軸を中心に、1～3分程度(※1分当たり300文字目安)で話すのが理想的です。長くなりすぎると聞き手の集中力が途切れ、大切なメッセージが伝わりにくくなります。

事前に話す内容をテキストに起こし、重要なポイントを整理しておくと、自然な流れの良いスピーチになります。また、親しい同僚や上司に対して個別に伝えたい思いがある場合は、別途個別に挨拶する時間を設けると、よりていねいに気持ちが伝わるでしょう。

入社当初のエピソード（苦労話やうれしかったことなど）を交える

入社当時のエピソードを交えることで、親しみやすさやあなたらしさを伝えることができ、集まってくれた方の心により残りやすくなります。

特にお世話になった方がその場にいる場合、具体的な感謝をエピソードとともに伝えることで、感謝を伝えた相手や、集まってくれた方の心により深く響くでしょう。
また、新人時代の苦労話や成長した出来事を共有することで、「誰にでもそんな時代があるんだな」と後輩たちの励みにもなります。

この会社で得た学びを付け加える

入社から現在までのことを思い出すと、小さなことから大きなことまで何らかの学びや成長があったと思われます。

スピーチの中でそういった学びや成長の実感を自分の言葉で話すことで、感謝の気持ちが伝わりやすくなり、今の会社の良さを再確認することにもつながるでしょう。

また、「あなたと一緒に働けて良かった」というポジティブな感情につながり、良い雰囲気で退職の日を迎えることができるはずです。

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正しい姿勢を意識する

退職挨拶のスピーチを行う際は、猫背など姿勢が悪いと緊張感や不安げな印象を与えてしまいます。背筋を伸ばし、堂々とした姿勢で話しましょう。
また、手を後ろに組んだりポケットに入れたりすることも横柄に見えてしまい、挨拶の場にはふさわしくないため避けましょう。

さらに、話の内容に合わせて身振り手振りを適度に取り入れると、話の内容がより伝わりやすくなります。

内容に合わせて「表情」「話すスピード」「声のトーン」を意識する

聞き手は話している内容だけでなく、表情や態度からもあなたの感情を判断します。話の内容に合わせて表情や話すスピード、声のトーンを調整しましょう。

感謝の気持ちを伝えるときは柔らかな笑顔でやや高めのトーンを、真剣な話題では落ち着いた表情で話すスピードとトーンを落とすよう心がけると、聞き手に内容が伝わりやすくなるでしょう。

上司や同僚など全体に目を配るように話す

スピーチの際は、参加者全体に目線を配るようにしましょう。同僚や先輩に対して今までの感謝をしっかりと伝え、集まってくれた方に敬意を払うためにも一人ひとりに目を配りながら話すことが大切です。

話の区切りごとに目線を移すことで自然な印象を与え、聞き手もリラックスして聞くことができるでしょう。

話始め・話終わりにもていねいさを心がける

スピーチの印象は話始めと話終わりで大きく変わります。
冒頭では集まってくれた方々全体を見渡し、一呼吸おいてから話し始めましょう。
締めくくりでは軽く一礼し、一拍置いてから去ることで、余裕とていねいさが伝わり、スピーチ全体を通して良い印象を残せるでしょう。

ネガティブな発言（グチ・恨み言など）をすること

退職の挨拶で最も避けるべきポイントの一つが、ネガティブな退職理由を伝えることや現職や同僚・上司を批判してしまうような発言をすることです。

ネガティブな発言や話題を出すことで、退職挨拶の場の雰囲気を悪化させるだけでなく、あなたが退職した後の部署やチームの士気を下げてしまう恐れがあります。

転職後、昔の職場の同僚や付き合いがあった方が、将来自分の顧客になる可能性がないとも言いきれません。人の評価は業界内で広まることが多いので、退職した後の人間関係を考え、ネガティブな発言を避けた退職の挨拶（スピーチ）を行いましょう。

なにかと比較するような発言をすること

挨拶（スピーチ）で、「入社当初所属していた部署では○○でしたが、今の部署では…」「ほかのどのチームよりも私が所属していた▲▲チームは意見交換が活発で学ぶことが多く…」など、別のチームや部署を引き合いに出し、比較するような表現は避けましょう。

本人に悪気がなくても、聞き手側には否定的な印象を与えてしまうことがあります。

「▲▲チームの皆さんが助けてくださったおかげで…」といった比較を行わない言い回しや、「経験させていただいたどの部署の方も優しく接してくださり…」など、全体に対して感謝を伝えられる表現を心がけましょう。

具体的な退職理由や転職先の企業名を出すこと

退職挨拶では、具体的な退職理由や転職先の企業名まで伝える必要はありません。

特に退職挨拶（スピーチ）は、その場にいる人の注目を集める場でもあるため、不要な誤解を避けるためにも、詳細な退職理由や転職先の情報を伝えることは避けたほうが無難です。

退職理由については、基本的に、「一身上の都合で」や「新しい環境での挑戦」「次のステップ」などの表現に言い換えるのがおすすめです。少し付け加えるなら、「今までと違う業界」「もともと興味があった〇〇業界で」「引き続き〇〇職として今までのスキルが活かせる環境で」などと伝えてみましょう。

好印象を与える退職の挨拶（約2分）

基本の退職挨拶では、具体的なエピソードとともに感謝を示してみましょう。

また、以下5つのパートで構成すると、スピーチ内容を組み立てやすいでしょう。

• ① 冒頭の挨拶（感謝と退職の報告）
• ② 入社当初のエピソード（困難や成長のきっかけ）
• ③ 会社での学び（仕事を通じて得たもの）
• ④ 周囲への感謝（先輩・同僚へのメッセージ）
• ⑤ 今後の抱負と締めの言葉

最後は、新たな挑戦への前向きな姿勢を示すことで、ポジティブな印象で締めくくるのがポイントです。

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社外・取引先向け退職挨拶（口頭・メール）のポイント

取引先や社外の方へ直接退職の挨拶をする機会がある場合、口頭・メールにかかわらず、社内向けよりも一層、ていねいでフォーマルな言葉遣いが求められます。

社内向けとの大きな違いとしては、退職日と後任者を明確に伝えることです。これにより、相手に不安を与えることなく、今後の業務を円滑に引き継ぐことができるでしょう。

さらに、「特に〇〇の案件では、皆さまのご協力がなければ乗り越えられなかったと感じています。その節はありがとうございました。」など具体的な感謝の表現を添えることで、誠意を伝えられるでしょう。

社外・取引先向け～退職挨拶（口頭）の例文

挨拶は簡潔に1分ほどでまとめ、ていねいながらも端的に伝えると好印象です。相手の状況に合わせて、時間を取りすぎずに、必要な情報である「退職日」と「後任者」を確実に伝えましょう。

直接訪問したり、電話をかけて口頭で伝える場面も多いと考えられるため、相手との対話を意識して伝えたいポイントだけ、事前にまとめておくようにしましょう。

社外・取引先向け～退職挨拶（メール）の例文

社外向けの退職挨拶メールは、社内向けと異なり、個人の連絡先は記載せず、会社としてのフォーマルな連絡にとどめるのが基本です。冒頭にお礼を述べ、「退職日」と「後任者」を伝えて安心感を与えます。

また、直接の担当者の方の名前を本文に入れた上で感謝を伝えるとより気持ちが伝わりやすいです。

1.引き継ぎの最終確認をする

前提として、最終出社日までに後任者やチームメンバーとともに、業務内容や進行中のプロジェクトの状況を確認し、必要な資料を整理しておきましょう。最終出社日は、あくまで不明点や引き継ぎ漏れがないかの最終確認の場とします。
退職後も残ったメンバーが安心して業務を継続できるような環境を整えることが大切です。

2.備品の返却やデスクやロッカーなどの片づけをする

最終出社日には会社のルールに従って、支給された備品や資料などを忘れずに返却します。デスク周りやロッカーを整理整頓し、きれいな状態で引き渡しましょう。

退職時に会社に返却するものは「社員証」のほかには何がある？

3.必要に応じて個別退職の挨拶や、社内向けに退職挨拶メールを送る

特にお世話になった上司や同僚には、個別に直接感謝の気持ちを伝える時間を取ることをおすすめします。スピーチとは別で個人として話す時間を設け、具体的なエピソードや感謝の言葉を交えて挨拶をするとよいでしょう。

また、スピーチとは別に、社内の関係する部署全体に向けて退職挨拶メールを送ると、感謝の気持ちが広く伝わります。メールは最終出社日の午前中を目安に送信するのが一般的です。
ただし、社外向けの挨拶メールに関しては最終出社日ではなく、退職が決まったタイミングで早めに送信しましょう。

メールで退職の挨拶をする場合のポイント・例文はこちら

「【役所・ハローワーク】退職手続きの一覧」はこちらで解説