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内定・退職・入社

入社承諾の仕方 ~入社連絡のマナー・メールの書き方・電話での伝え方~

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今回は、入社を承諾する際のマナーや連絡の仕方、伝え方などをご紹介。企業から内定をもらったら、入社の意志をきちんと企業に伝えることが大切です。これから入社する企業だからこそ、適切な対応をとることで好印象でのスタートを切りましょう。

1.入社承諾の連絡マナー

連絡は電話で行うのが基本ですが、先方の担当者が不在だった場合はメールで伝えましょう。エージェントサービスを利用した場合は、内定の通知も返事もエージェント経由で行うのが一般的ですが、求人サイト経由など自分で応募した際は自分で連絡します。入社する場合は早めの連絡が望ましいですが、内定通知(あるいは労働条件の提示)から遅くとも1週間以内には連絡しましょう。
契約書の記入・送付が必要な場合は必要書類だけ送るのではなく、採用のお礼や提出書類の内訳について書き記した手紙(添え状)も同封しましょう。手紙は手書きにこだわる必要はありません。

2.書き方・伝え方のポイント

内定という選考結果に対するお礼をまず伝え、「内定をお受けいたします」と意思表示を明確に。曖昧な返事はトラブルのもとです。メール連絡の場合は、電話した際に相手が不在だったためメールした旨も書きましょう。承諾する意思表示に加え、入社までに必要な手続き、入社当日のことについてもこのときに確認するといいでしょう。

3.例文(サンプル)

電話

電話の時間帯は相手の都合を考え、出社・退社時間の間際やお昼時を避けて連絡しましょう。入社までに必要な手続き、入社当日のことについても、このタイミングで確認するといいでしょう。

お世話になります。内定の通知をいただきました堂田太郎と申します。
採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

―担当者にかわる―

この度は内定の通知をいただき、ありがとうございます。本日は、御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、お電話させていただきました。入社後は、一日も早く御社に貢献できるよう努力して参りますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。
この後の流れとして、入社までの手続きや入社当日のことについて教えていただけますでしょうか?

―詳細―

承知いたしました。改めまして、今後とも、よろしくおねがいいたします。

メール

入社承諾の連絡の電話をかけたものの、担当者が不在だった場合、メールで伝えましょう。その際、「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します」と、事前に連絡を入れていた旨を伝えておきましょう。

件名:内定承諾のご連絡
本文:
○○株式会社 人事部
○○様

お世話になっております。内定の通知をいただきました、堂田です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。
入社後は、一日も早く御社に貢献できるよう努力して参りますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。

貴社の皆様と一緒に働ける日を楽しみにしております。
まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。

-----------------------
署名

手紙(添え状)

内定承諾書など、内定後の提出書類を郵送する際に添え状(送付状)を送る際にも、内定への感謝の気持ちと意気込みを記しておきましょう。添え状を同封することで「どんな書類が何通入っている」などが一目でわかりますし、送付する側は書類の抜け漏れを防げます。

平成○年○月○日 ○○株式会社
○○部
○○様


〒〇〇〇‐〇〇〇○ 東京都△△区△△○-○‐○

拝啓

時下、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は、採用内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございます。

入社後は、貴社の発展に貢献すべく益々精進する所存です。
ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

つきましては、以下書類を同封いたしますので、ご確認のほど、よろしくおねがいいたします。
貴社の益々のご発展ご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
まずは書中をもちまして、内定の御礼を申し上げます。

敬具

内定承諾書 1通
以上

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