【テンプレートあり】履歴書の送付状・添え状の正しい書き方やマナー、気になるQ&Aを解説

1.送付状・添え状とは？3つの役割を解説

履歴書を郵送するときは、送付状・添え状を同封するのがマナーです。その理由は、送付状・添え状には「誰が」「何を」「どのくらい」送ったのかを採用担当者に示す役割があるため。採用担当者は日々たくさんの履歴書を受け取っています。その際、送付状があれば、採用担当者は差出人と中身の概要を把握しやすくなり、中身を一つひとつ確認する手間を省くことができます。

なお、履歴書を企業に持参したり、面接官に手渡ししたりする場合は、送付状・添え状をつける必要はありません。ここからは、送付状・添え状の3つの役割を解説します。

【詳しく解説】履歴書を持参して手渡しするときのマナー

履歴書や職務経歴書の送付マナー　～郵送（送付状、英文カバーレター、封筒の書き方）／メール／手渡しの場合

2.送付状・添え状のテンプレートダウンロード

dodaでは送付状・添え状のテンプレート・サンプルを用意しています。いちから作成する時間のない人はぜひご利用ください。

＼送付状・添え状のテンプレート・サンプル／

ダウンロードして作成する（Word）

3.【例文付き】送付状・添え状の正しい書き方

送付状・添え状に書くべきことは、「日付」「宛名」「自分の連絡先・氏名」「前文」「応募の経緯」「志望動機・自己PR」「面接の申し込み」「結語」「同封書類の一覧」の9点です。記載内容はもちろん、書く位置と順序にも注意が必要。ビジネス文書の作成ルールを押さえたうえで作りましょう。

▽送付状・添え状の見本

4.送付状・添え状を使うときのマナー

送付状・添え状には、書き方以外にもマナーがあります。注意すべきポイントは、受け取り手である採用担当者に配慮し、管理しやすいよう工夫をすること。相手の立場に立って考えるのが大切です。どれほど立派な内容でも、マナーを守れていなければマイナスの印象を持たれることがあるので注意してください。

1枚以内に収め、サイズはA4が基本

送付状・添え状は1枚にまとめるのが鉄則です。志望度の高さや熱意を伝えたいからといって、2枚、3枚と書き連ねることは、送付状の目的を考えたときにふさわしいとはいえません。 用紙にはA4サイズを使いましょう。ほとんどのビジネス文書がA4サイズで作成されるため、採用担当者にとって確認・管理のしやすいサイズだからです。

履歴書のサイズはA4サイズかB5サイズどちらが正しい？

手書きではなくパソコンで作成する

送付状・添え状はビジネス文書なので、基本的には手書きではなくパソコンで作成することをおすすめします。Wordを使い横書きで作りましょう。フォントはWordに入っている一般的な書体（明朝体やゴシック体）がよいでしょう。奇抜な書体や色を使って、送付状を採用担当者へのアピール材料にするのは得策ではありません。ビジネスマナーを守ることを優先してください。
履歴書・職務経歴書をパソコンで作成することについては、こちらで解説しています。

職務経歴書は手書きよりパソコン作成！PCがなくてもスマホで簡単に作れる職務経歴書作成ツールもご紹介

履歴書は手書きとパソコン作成どちらが良い？採用担当者の生の声とメリット・デメリット

応募書類の一番上になるように重ねて提出する

送付状・添え状は応募書類の一番上に重ねてください。目的である「誰が」「何を」「どれくらい」送ったかを伝えるということを考えると、採用担当者が封筒から書類を出して、最初に目にする書類でなければいけません。送付状、履歴書、職務経歴書などの応募書類という順番になるよう重ねて提出しましょう。上下を他の書類と合わせ、逆さまにならないように注意してください。

▽送付状・添え状の正しい書き方（サンプル）

履歴書や職務経歴書の提出・送付マナー

5.送付状・添え状のNG例

送付状・添え状でよくあるNG例が、定型文だけで味気ないもの、自己PRや志望動機が長すぎて送付状・添え状としてふさわしくないもの、希望条件など書くべきではない内容を書いてしまっているものです。以下の例文を確認しながらNG理由を理解し、注意して作成しましょう。

定型文だけのもの

「送付状」「添え状」などという言葉を使ってインターネットで検索すると、たくさんのテンプレートが出てきます。しかし、そのテンプレートをアレンジせずにそのまま使用するのはやめたほうがいいでしょう。
インターネットから入手できるテンプレートは、たくさんの人が使いやすいように定型文だけが記載されたものになっているのが通常です。定型文だけの送付状・添え状を送ってしまうと、応募に対する熱意が伝わりづらく、最悪の場合、「使い回している」「手を抜いている」などといったとネガティブな印象を与えてしまいかねません。
「志望動機・自己PR」には、自分の経歴・スキルやその企業でなければならない理由などを盛り込み、しっかりと「その企業に入りたい」という思いを伝えましょう。

▽定型文だけで済ませてしまったNGな送付状・添え状の文面

志望動機・自己PRを書きすぎているもの

長々と志望動機・自己PRを書き連ねてしまうことも、してしまいがちなNG例のひとつです。熱意を伝えることも大切ですが、あくまでも送付状・添え状は「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかを伝えるためのものです。志望動機・自己PRは短文でまとめましょう。目安としては3～4行、長くても5行に抑えるべきです。書きすぎると、送付状・添え状の役割を理解していないと思われ、逆効果になる可能性もあります。

▽志望動機・自己PRを書きすぎてしまったNGな送付状・添え状の文面

希望条件など、不要なことを書いているもの

「東京勤務希望」や「17時までの勤務希望」といった就業についての希望条件を書いてはいけません。その条件がたとえあなたにとって絶対に譲れないものであったとしてもです。

繰り返しになりますが、送付状・添え状は「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかを伝えるのが本来の目的です。それ以外の重要な伝達事項を書くものではありません。さらにここに記載すると、主張が強すぎると捉えられ、入社してからも要求が多そうという懸念を抱かせてしまう可能性も。就業上の希望条件は、履歴書の「本人希望欄」にのみ記載しましょう。また、退職予定時期など、送付状・添え状で伝える必要のないことも書かないよう注意してください。

▽不要なことを書いてしまったNGな送付状・添え状の文面