【テンプレートあり】履歴書の送付状・添え状の正しい書き方
履歴書を郵送するとき、必ず同封する送付状・添え状。「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかを採用担当者に確実に知らせるためのものです。正しい体裁のものを同封すれば印象がアップする一方で、書き方を間違えればマイナスイメージになる可能性もあります。ここで紹介するポイントや例文を参考に、書類選考突破に一歩近づく送付状・添え状を作りましょう。履歴書の書き方はこちら。
1.送付状・添え状は「誰が」「何を」「どれくらい」送ったかを示すためのもの
履歴書を郵送するときは、送付状・添え状を同封するのがマナーです。その最大の理由は、「誰が」「何を」「どのくらい」送ったのかを採用担当者に示すため。採用担当者は日々たくさんの履歴書を受け取っています。その際、送付状があれば、採用担当者は差出人と中身の概要を把握しやすくなり、中身をひとつひとつ確認する手間を省くことができます。
履歴書を企業に持参したり、面接官に手渡ししたりする場合は、送付状・添え状をつける必要はありません。
さらに、送付状・添え状は「あいさつ」の役割を果たす書類でもあります。ビジネスでは、本題に入る前に季節や時事の話題を振り、場を和ませることがあります。履歴書を送る場合も同様で、送付状が本題に入る前のワンクッションとして働き、採用担当者にスムーズに履歴書を確認してもらえるようになるのです。
とはいえ、送付状・添え状をつけ忘れたとしても、面接まで到達すれば評価に直接影響することはありませんが、書類選考という序盤の選考プロセスでは「当たり前のことができる人か否か」をチェックされます。特に応募が多い人気企業では、担当者の裁量によって書類選考で相当数が落とされることになります。送付状・添え状を同封することはマナーであり、書類選考突破のセオリーです。必ず送りましょう。
2.送付状・添え状のテンプレートダウンロード
dodaでは送付状・添え状のテンプレート・サンプルを用意しています。いちから作成する時間のない人はぜひご利用ください。ただし、例文をそのまま流用するのはNGです。採用担当者に「手を抜いている」とみなされ、熱意がないと判断されるリスクがあります。特に志望動機・自己PRを書くパートでは自分なりのアレンジを加えてください。
それでは、ダウンロードしたものを手元に置き、この後の解説を参考に送付状・添え状を作っていきましょう。
＼送付状・添え状のテンプレート・サンプル／
ダウンロードして作成する（Word）3.送付状・添え状の正しい書き方や例文
送付状・添え状に書くべきことは、「日付」「宛名」「自分の連絡先・氏名」「前文」「応募の経緯」「志望動機・自己PR」「面接の申し込み」「結語」「同封書類の一覧」の9点です。記載内容はもちろん、書く位置と順序にも注意が必要。ビジネス文書の作成ルールを押さえたうえで作りましょう。
▽送付状・添え状の正しい書き方（サンプル）
- 日付
ビジネス文書を作る際に共通するルールですが、日付は必ず右上に書きます。ここでいう日付とは、記入日ではなく履歴書をポストに投函する日のこと。「年」は省略せずに必ず記載してください。西暦・和暦どちらを使っても問題ありませんが、同封する履歴書の記載方法と統一しましょう。 - 宛名
日付から一段下げ、左上に宛名を書きます。省略せずに正確に書きましょう。株式会社を「（株）」と省略するのもNGです。採用担当者の氏名が分かっている場合は、「様」をつけて記入してください。担当者の氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」もしくは「人事部御中」と書くのが正解です。宛先が長くなる場合は見やすさを考慮し、改行してバランスをとりましょう。 - 自分の連絡先・氏名
宛先の下段、右に寄せて自分の連絡先と氏名を書きます。「郵便番号」「住所」「電話番号」「氏名」の順番で書きましょう。電話番号のあとに「メールアドレス」を記載してもOKです。住所は都道府県名も省略せずに書きます。電話番号は、最も連絡のとりやすい番号にしましょう。携帯電話の番号でも問題ありません。「氏名」はフルネームで記載しましょう。 - 前文（頭語・時候のあいさつ・相手の発展を喜ぶ言葉）
本題の前置きとして入れる文章です。気をつけたいポイントは、「頭語として『拝啓』と文頭に入れること」「『時候のあいさつ』を入れること」「相手の発展を喜ぶ言葉を入れること」の3点です。頭語のあとには1文字分のスペースを空けます。「、」は使用しないので注意しましょう。時候のあいさつは省いても問題ありません。時候のあいさつを入れる場合は、月によって言葉が変わります。以下の表を参考に、履歴書を提出するの時期に合わせた言葉を使ってください。提出月ごとの時候のあいさつの例
提出月 時候の挨拶 提出月 時候の挨拶 1月 初春の候/新春の候/厳冬の候 7月 盛夏の候/仲夏の候/猛暑の候 2月 立春の候/早春の候/残寒の候 8月 残暑の候/晩夏の候/立秋の候 3月 春分の候/春陽の候/浅春の候 9月 初秋の候/新秋の候/秋冷の候 4月 春暖の候/陽春の候/仲春の候 10月 仲秋の候/秋涼の候/秋晴の候 5月 新緑の候/薫風の候/立夏の候 11月 晩秋の候/向寒の候/菊花の候 6月 小夏の候/入梅の候/梅雨の候 12月 師走の候/初冬の候/寒冷の候 - 応募の経緯
求人の募集を知った媒体の名前を記載し、中途採用への応募の書類であることを記載する一文です。募集職種が複数ある場合は営業職、事務職など、自分が応募する職種を書いておくといいでしょう。 - 志望動機・自己PR
送付状・添え状の中であなたの熱意を伝えられ、かつほかの応募者との差が出やすい部分が、応募の経緯に続けるひと言です。あなたの経験やスキル、思いなどを、応募先の事業内容・仕事内容とうまくつなげて、端的にまとめましょう。共感・納得が得られるようにまとまっていればベスト。目安は3～4行です。 - 面接の申し込み
文章の結びとして、書類選考を受け、面接を希望していることを明記しましょう。ビジネスマナーとして「何卒よろしくお願い申し上げます」というひと言で閉めるのが一般的です。 - 結語
結語も時候のあいさつと同様、ビジネス文書を書くときのマナーのひとつと捉えてください。頭語を「拝啓」とした場合は、「敬具」で終わります。略式のビジネス文書では「前略」で始め「草々（早々）」で閉じることもありますが、履歴書を送る際の送付状・添え状では略式にせず、一般的な「拝啓」と「敬具」を使いましょう。書く位置は右寄せです。 - 同封書類の一覧
結語も時候のあいさつと同様、ビジネス文書を書くときのマナーのひとつと捉えてください。頭語を「拝啓」とした場合は、「敬具」で終わります。略式のビジネス文書では「前略」で始め「草々（早々）」で閉じることもありますが、履歴書を送る際の送付状・添え状では略式にせず、一般的な「拝啓」と「敬具」を使いましょう。書く位置は右寄せです。
4.送付状・添え状を使うときのマナー
送付状・添え状には、書き方以外にもマナーがあります。注意すべきポイントは、受け取り手である採用担当者に配慮し、管理しやすいよう工夫をすること。相手の立場に立って考えるのが大切です。どれほど立派な内容でも、マナーを守れていなければマイナスの印象を持たれることがあるので注意してください。
1枚以内に収め、サイズはA4が基本
送付状・添え状は1枚にまとめるのが鉄則です。志望度の高さや熱意を伝えたいからといって、2枚、3枚と書き連ねることは、送付状の目的を考えたときにふさわしいとはいえません。 用紙にはA4サイズを使いましょう。ほとんどのビジネス文書がA4サイズで作成されるため、採用担当者にとって確認・管理のしやすいサイズだからです。
手書きではなくパソコンで作成する
送付状・添え状はビジネス文書なので、基本的には手書きではなくパソコンで作成することをおすすめします。Wordを使い横書きで作りましょう。フォントはWordに入っている一般的な書体（明朝体やゴシック体）がよいでしょう。奇抜な書体や色を使って、送付状を採用担当者へのアピール材料にするのは得策ではありません。ビジネスマナーを守ることを優先してください。
応募書類の一番上になるよう重ねて提出する
送付状・添え状は応募書類の一番上に重ねてください。目的である「誰が」「何を」「どれくらい」送ったかを伝えるということを考えると、採用担当者が封筒から書類を出して、最初に目にする書類でなければいけません。送付状、履歴書、職務経歴書などの応募書類という順番になるよう重ねて提出しましょう。上下を他の書類と合わせ、逆さまにならないように注意してください。
▽送付状・添え状の正しい書き方（サンプル）
5.送付状・添え状のNG例
送付状・添え状でよくあるNG例が、定型文だけで味気ないもの、自己PRや志望動機が長すぎて送付状・添え状としてふさわしくないもの、希望条件など書くべきではない内容を書いてしまっているものです。以下の例文を確認しながらNG理由を理解し、注意して作成しましょう。
定型文だけのもの
「送付状」「添え状」などという言葉を使ってインターネットで検索すると、たくさんのテンプレートが出てきます。しかし、そのテンプレートをアレンジせずにそのまま使用するのはやめたほうがいいでしょう。
インターネットから入手できるテンプレートは、たくさんの人が使いやすいように定型文だけが記載されたものになっているのが通常です。定型文だけの送付状・添え状を送ってしまうと、応募に対する熱意が伝わりづらく、最悪の場合、「使い回している」「手を抜いている」などといったとネガティブな印象を与えてしまいかねません。
「志望動機・自己PR」には、自分の経歴・スキルやその企業でなければならない理由などを盛り込み、しっかりと「その企業に入りたい」という思いを伝えましょう。
▽定型文だけで済ませてしまったNGな送付状・添え状の文面
志望動機・自己PRを書きすぎているもの
長々と志望動機・自己PRを書き連ねてしまうことも、してしまいがちなNG例のひとつです。熱意を伝えることも大切ですが、あくまでも送付状・添え状は「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかを伝えるためのものです。志望動機・自己PRは短文でまとめましょう。目安としては3～4行、長くても5行に抑えるべきです。書きすぎると、送付状・添え状の役割を理解していないと思われ、逆効果になる可能性もあります。
▽志望動機・自己PRを書きすぎてしまったNGな送付状・添え状の文面
希望条件など、送付状・添え状に不要なことを書いているもの
「東京勤務希望」や「17時までの勤務希望」といった就業についての希望条件を書いてはいけません。その条件がたとえあなたにとって絶対に譲れないものであったとしてもです。
繰り返しになりますが、送付状・添え状は「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかを伝えるのが本来の目的です。それ以外の重要な伝達事項を書くものではありません。さらにここに記載すると、主張が強すぎると捉えられ、入社してからも要求が多そうという懸念を抱かせてしまう可能性も。就業上の希望条件は、履歴書の「本人希望欄」にのみ記載しましょう。また、退職予定時期など、送付状・添え状で伝える必要のないことも書かないよう注意してください。
▽不要なことを書いてしまったNGな送付状・添え状の文面
6.【送付状の準備ができたらチェック！】送付状・添え状を封筒に入れるときのQ&A
履歴書の送付状・添え状を作るときに、よくある疑問・質問をQ&A形式でまとめました。「これはどう書けばいいんだっけ？」「送付状・添え状、履歴書、職務経歴書をどの順番で入れるのが正しいの？」などと思ったときはすぐにチェックしてみてください。きっとあなたの疑問が解決されるはずです。
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この記事を監修したキャリアアドバイザー
松永 玲湖
米国CCE,Inc.認定 GCDF-Japanキャリアカウンセラー
【経歴】
dodaで約12年間キャリアアドバイザーと人材紹介の法人営業に携わり、九州・中部・関東での勤務経験があります。現在は営業職の方を中心に転職支援を行っており、U・Iターン転職など地域をまたいだ転職のサポートもしています。
【メッセージ】
仕事とプライベートは密接に関連しているので、働く場所や働き方など、考えることがたくさんあると思います。また、自分の強みは何か？得意なことは何か？と迷いを感じていらっしゃることもあると思います。そのような悩みや迷いが解決できるような情報を提供させていただきます。
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