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連載【弁護士監修】知らなきゃ損する!転職と仕事の法律のQ&A

住民票記載事項証明書とは?もらい方は?住民票とは違うのですか?

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Q 入社時に「住民票記載事項証明書」の提出を求められました。住民票記載事項証明書とは何ですか?もらい方は?住民票とは違うのですか?

転職して新しい会社に入社することになりました。「住民票記載事項証明書」の提出を求められたのですが、「住民票記載事項証明書」とは何ですか?「住民票」とは違うのですか? (24歳/女性)

A 「住民票記載事項証明書」は、「住民票の写し」にある項目のうち、申請者が希望する項目のみを記載した書類のことです。

「住民票」とは住民基本台帳に載っている個人と世帯の情報のことです。役所で発行してもらう書類の正式名称は「住民票の写し」といいます。「住民票の写し」には、氏名、住所、生年月日だけでなく、本籍地や現住所に引っ越す前に住んでいた住所など多数の項目が載っているのです。

「住民票記載事項証明書」とは、「住民票」の項目のうち申請者が希望する項目のみを記載してもらうことができる書類のことです。「住民票記載事項証明書」は「住民票の写し」に比べて必要な情報のみを記載して証明してもらうことができます。

会社は、社員の個人情報のうち必要な項目のみを取り扱いたいと考えますので、入社時には「住民票記載事項証明書」の提出を求められることが一般的です。「住民票記載事項証明書」は、住んでいる市区町村の役所で発行してもらうことができます。

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住民票記載事項証明書は提出しなくてはいけないもの?

会社が入社する人に「住民票記載事項証明書」の提出を求める理由は、労働基準法において会社(使用者)は労働者名簿を作成しなければならないことが定められており、氏名、生年月日、性別、住所などの記載を義務付けられているからです。

労働者名簿を作成して適切に雇用管理をするため、あるいは業務上、交通費の計算をするためにも社員の現住所などを知る必要があります。そして、より正確に情報を管理するために、「住民票記載事項証明書」の提出を求める場合があるのです。

そのため、提出を求められた場合は、すみやかに提出するようにしましょう。

ただし、法律で義務付けられているわけではないので、「住民票記載事項証明書」を求めない会社もあります。

「住民票の写し」の提出を求められた場合

あまり一般的ではありませんが、「住民票の写し」の提出を求められることがあるかもしれません。その場合は、「住民票の写し」ではなく「住民票記載事項証明書」の提出でよいかを会社に確認しましょう。

法律で定められているわけではありませんが、労働基準監督署長からの行政通達により、会社が提出を求めるのは、本籍地の記載のある「住民票の写し」ではなく、最低限必要な情報のみ記載された「住民票記載事項証明書」が望ましいとされています。

「住民票記載事項証明書」を得る手続きは、通常、まず会社から所定の用紙をもらいます。そこに最低限会社が必要とする項目の欄があります。それに、住所などを自分で記入して役所に提出し、その住所が住民票に記載されている事項と合っている旨の証明印を押してもらいます。それを会社に提出することになります。

ここで扱った法律

労働基準法第107条で、「使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。」と定められています。

弁護士:藥師寺正典(やくしじ・まさのり)

中央大学大学院法務研究科修了。弁護士登録後、石嵜・山中総合法律事務所にて執務を開始し、現在弁護士法人第一法律事務所(東京事務所)所属。使用者側の人事労務管理のほか、民事・商事について、多岐の分野に対応。主著に『労働行政対応の法律実務』(中央経済社 共著)、『「働き方改革実行計画」を読む』(月刊人事労務実務のQ&A 2017年7月号 日本労務研究会 共著)など。

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