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【面接のメール】日程調整、お礼、辞退、返信…すぐに使える20の例文面接のメール日程調整、お礼、辞退、返信…すぐに使える20の例文

【面接のメール】日程調整、お礼、辞退、返信…すぐに使える20の例文面接のメール日程調整、お礼、辞退、返信…すぐに使える20の例文

面接

日程調整やお礼、ときには辞退など、転職活動が面接に差し掛かってくると応募企業とメールのやり取りをすることが増えてきます。普段の仕事では送る機会のないメールなので、ついつい苦手意識を持ってしまう人や効率的に連絡を進めたい人はここに挙げた例文(メールサンプル)を活用してみてください。速やかな返信とメールマナーを意識しましょう。

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もくじ

1.面接のメール 20の例文(サンプル)

1-1.日程調整 に関するメール

01面接の日程調整(提示された候補日から選ぶ)

想定シーン

応募企業から面接の候補日程がいくつか提示され、その中から都合のいい日程を選んで返信する。

アドバイス

最もよく使うメールです。

いくつか提示された中から、できれば第1希望、第2希望、のように複数の日程を選択して返信しましょう。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 面接日程のご連絡ありがとうございます。
    ご提示いただいた日程の中から、希望日程をお知らせいたします。
  • 1第1希望: 10月11日(水) 19:00~
    第2希望: 10月12日(木) 19:00~
  • ご検討くださいますよう、よろしくお願いいたします。
  • 2中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1特に指示がなかった場合でも複数の日程を選択したほうがよいでしょう。
  • 2署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

02面接の日程調整(提示された候補日以外の日時を打診する)

想定シーン

応募企業から面接の候補日程がいくつか提示され、その中から都合のいい日程を選んで返信する。

アドバイス

提示してもらった日程から選べなくて申し訳ないという気持ちを表しましょう。

ピンポイントの一択にならないように、複数の日程を挙げて打診しましょう。

候補の日程をいくつか挙げる場合、「10/2(月)の13時か18時」という提示はNGです。日付を決め打ちすると選べないからです。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 1面接日程のご連絡ありがとうございます。
    ただ、ご提示いただいた日程が急な出張と重なってしまい、いずれも都合がつかない状況でございます。
    日程調整のお骨折りいただきましたのに本当に申し訳ございません。
  • 2もし可能であれば、週明けの下記の日程で再度ご調整いただけませんでしょうか。
  • 10月16日(月) 終日OKです(代休を取りました)
    10月17日(火) 18:00~
  • ご検討くださいますよう、よろしくお願いいたします。
  • 3中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1できれば、やむを得ないと思える理由を書きます。
  • 2できるだけ間を置かずに最短の日程を提示しましょう。 こちらから変更をお願いしていることになるので、「第1希望」「第2希望」などは書きません。
  • 3署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

03面接の日程調整(いったん決めた日程を変更してもらえないか)

想定シーン

既に決まっている面接日程を変更してもらえないか打診をする。

アドバイス

既に決まっている日程の変更は、“打診”といえども相当のリスクがあります。軽はずみな打診はマイナスの印象になることもあります。

先の日程に変更する場合は、ほかの応募者に決まってしまうかもしれません。

代替として複数の日程を提示し、「やむを得ない」と思ってもらえるような理由を書き添えます。

「諸事情で」や「業務多忙のため」といったあいまいな書き方は避けましょう。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 110月16日(月)18:00に面接のお約束をいただいております。
    しかしながら、急な顧客トラブルが発生して対応を余儀なくされ、お約束の日時に伺うことができなくなってしまいました。
    日程調整のお骨折りいただきましたのに本当に申し訳ございません。
  • 2誠に勝手ではございますが、もし可能であれば、週明けの下記の日程で再度ご調整いただけませんでしょうか。
  • 10月18日(水) 18:00~
    10月19日(木) 18:00~
  • 本来であれば日程変更は厳に慎むべきことではありますが、ご検討いただけますと幸いです。
    何卒よろしくお願いいたします。
  • 3中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1やむを得ないと思える理由を書きます。
  • 2元の日程からあまり間を置かずに最短の日程を提示しましょう。
    こちらから変更をお願いしていることになるので、「第1希望」「第2希望」などは書きません。
  • 3署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

04面接を辞退(面接の日程が決まっているが辞退する)(前日まで)

想定シーン

既に面接日程が決まっているが、面接自体を辞退する。

アドバイス

面接を受けないことにした、という意思が正しく伝わるようにしましょう。

面接辞退の理由を書き添えたほうがいいでしょう。「別の会社に入社が決まった」「現職でプロジェクトに任命されてしばらく転職活動ができなくなった」「家庭の事情で転職活動を取りやめる」などの理由であれば書いて構いません。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 110月16日(月)18:00に面接のお約束をいただいております。
    しかしながら、面接をご辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
    選考を進めていただいておきながら本当に申し訳ございません。
  • 2実は実家の事情で転職活動を中断せざるをえなくなったためです。
  • 転職活動を再開した際には改めて応募の機会を頂戴できれば幸いです。
    何卒よろしくお願いいたします。
  • 3中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1やむを得ないと思える理由を書きます。
  • 2またいつか応募の可能性があるなら、次の機会に向けての一文を書いてもよいでしょう。
  • 3署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

1-2.遅刻・当日キャンセル に関するメール

05面接当日の連絡(遅刻してしまう)

想定シーン

会議や商談が長引いた、交通機関の遅れなどで面接の時刻に遅れてしまう場合。

アドバイス

面接に遅刻することが分かった時点で、まずはメールより先に電話で連絡してください
【面接の電話】遅刻の連絡、急な日程変更…かけ方とフレーズ集

一刻も早く、確実に、人事担当者に連絡がつくことが最重要です。

メールはそのあとに、余裕があれば送ります。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 1本日10月16日(月)18:00に面接のお約束をいただいております。
    地下鉄■■■線の車両事故で御社への到着が遅れてしまいます。
    さきほどお電話で●●様へのご伝言をお願いしたところですが、
    念のためメールでもご連絡いたします。
  • ■■駅までは来ていますので、御社最寄り駅に着き次第、
    改めてご連絡させていただきます。
  • 取り急ぎのご連絡のみで失礼いたします。
    お待たせしてしまってたいへん申し訳ございません。
    何卒よろしくお願いいたします。
  • 2中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1メールの前に電話で連絡することを忘れないでください。
  • 2署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

06面接当日の連絡(急な用件で行けなくなってしまった)

想定シーン

業務のトラブル対応などでどうしても面接に行けなくなってしまった場合。

アドバイス

面接に遅刻することが分かった時点で、まずはメールより先に電話で連絡してください
【面接の電話】遅刻の連絡、急な日程変更…かけ方とフレーズ集

一刻も早く、確実に、人事担当者に連絡がつくことが最重要です。

働きながら転職活動している人だと、当日になってどうしても都合がつかなくなることがあるのは、企業側もある程度は理解しています。だからといって、何の連絡もなくすっぽかすのは絶対にいけません。

対応する人事担当者にとって当日ドタキャンは愉快なことではありませんが、「来ない」ことが分かれば、予定を押さえている面接官への説明や面接場所のキャンセルなどができます。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 本日10月16日(月)18:00に面接のお約束をいただいております。
    しかしながら、現職のサービスに急なシステム障害が発生してしまい、
    その対応のために、本日の面接に伺うことができなくなりました。
    お約束の直前のご連絡となって誠に申し訳ございません。
  • 1さきほどお電話で●●様へのご伝言をお願いしたところですが、
    念のためメールでもご連絡いたします。
  • 2もし改めて面接の機会をいただけるのであれば、 後ほど改めて、●●様あてに代替の日程などをご連絡させていただきたく存じます。 何卒よろしくお願いいたします。
  • 3中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1メールの前に電話で連絡することを忘れないでください。
  • 2日程の仕切り直しの手間をかけてしまうので、こちらから日程提示することを伝えます。
  • 3署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

1-3.問い合わせ するためのメール

07問い合わせ(当日の面接官について知りたい)

想定シーン

1次面接なら人事担当者が面接官、2次面接以降なら配属先の上司、最終面接は役員クラス、というケースが多く、面接官が誰かによって質問されることや得られる情報が違ってくるのであらかじめ確認してみる。

アドバイス

問い合わせること自体は悪くありませんが、必ず回答してもらえるかどうかは分かりません。

面接官の役職や部署、氏名などまでを問い合わせるのは避け、面接官が人事部門の人か、配属先の現場の人か、という程度にとどめましょう。

面接官が誰になるかギリギリまで決まらないこともあるので、具体的な役職や部署まで尋ねると人事担当者を困らせてしまいます。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 110月16日(月)18:00に面接のお約束をいただいております。
    その面接に関して一つお尋ねしたいことがあり、メールいたします。
  • 2面接当日に面接官としてご対応いただくのはどちらのポジションの方になるか、
    もし差し支えなければ教えていただけますと幸いです。
  • 3配属予定の部門の方であれば仕事内容や求められるスキルレベルなどについて
    より詳しいお話を伺えるのではないかと思いまして、お尋ねさせていただきました。
  • まだ決まっていないようであればご回答はご無用でございます。
    何卒よろしくお願いいたします。
  • 4中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1問い合わせメールであることを冒頭に書く。
  • 2ダメ元で尋ねていることを表す。
  • 3問い合わせの意図を伝える。
  • 4署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

08問い合わせ(当日の持ち物)

想定シーン

面接当日に何を持参するか確認する。

アドバイス

現職の実績を伝えようとして取引先への企画書・提案書・仕様書など社外秘の情報を添付したり持参したりしてはいけません。企業名や個社情報を伏せてあってもコンプライアンス意識を疑われてしまいます。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 110月16日(月)18:00に面接のお約束をいただいております。
    その面接に関して一つお尋ねしたいことがあり、メールいたします。
  • 面接当日に持参すべきものとしては、下記の通りで間違いないでしょうか。
    ほかに持参すべきものがあればご指示いただければと存じます。
  • ・履歴書
    ・職務経歴書
    ・筆記用具
  • 何卒よろしくお願いいたします。
  • 2中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1問い合わせメールであることを冒頭に書く。
  • 2署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

09問い合わせ(当日に筆記試験などがあるか知りたい)

想定シーン

面接当日に筆記試験などがあるかどうか知りたい。

アドバイス

社会人の中途採用でも面接時に筆記試験や適性テストを実施するケースがあります。

試験の有無をストレートに尋ねるよりも、所要時間を聞く体を装うのが社会人のたしなみを感じさせます。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 110月16日(月)18:00に面接のお約束をいただいております。
    その面接に関して一つお尋ねしたいことがあり、メールいたします。
  • 面接の所要時間は1時間ほどと考えていればよいでしょうか?
    適性試験などが行われる企業もあるようですので、念のために確認させていただきました。
  • 何卒よろしくお願いいたします。
  • 2中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1問い合わせメールであることを冒頭に書く。
  • 2署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

10問い合わせ(配属先の社員さんの話を聞きたい)

想定シーン

例えば女性の応募者で、ワーキングマザーの働き方の実態や、男性が多い職場における女性社員の話を聞きたいなど、立場が近い社員の情報を討材料にしたい。

アドバイス

最初の面接でいきなり申し出るのはリスクが大きくなります。2回目以降の面接で感触が良いと感じたら申し出てみてもよいかもしれません。

人事担当者をはじめ該当の社員にプラスアルファの負荷がかかることなので必ずしも希望がかなうとは限りません。「もし可能であればご検討いただきたい」というニュアンスで伝えましょう。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山浩美です。
    お世話になっております。
  • 1先日は1次面接のご対応をいたさき、ありがとうございました。
    10月16日(月)18:00に2回目の面接のお約束をいただいております。
    その面接に関して一つお尋ねしたいことがあり、メールいたします。
  • 2建築系エンジニアの部署は男性のメンバーが多いと伺いました。
    その中で女性エンジニアの方がどのようにご活躍されているかを次回面接の際に
    お聞きできると入社後のイメージが具体的になりますので、大変ありがたく存じます。
  • 3そうした社員の方に直にお会いできる機会があれば幸甚ですが、難しいことも多々あるかと思います。その場合は面接官の方から、お仕事ぶりやご苦労などの一端でもお聞かせいただけるとありがたいです。
  • お手数をかけることをお尋ねしてたいへん恐縮です。
    わずかでもご検討いただけますと幸いです。
    何卒よろしくお願いいたします。
  • 4中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1問い合わせメールであることを冒頭に書く。
  • 2なぜこうした要望を伝えているのか、理由を伝える。
  • 3相手が多忙であることや、無理を承知で伝えているという配慮を示す。
  • 4署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

11問い合わせ(交通費、宿泊費が支給されるか)

想定シーン

面接が遠隔地で行われる場合、応募企業から交通費や宿泊費が支給されるか確認する。

アドバイス

1次面接で交通費が支給されるケースはほとんどありませんので、問い合わせは避けましょう。

メーカーの工場や研究所の勤務で、2次面接以降で選考の確度が高まってくると 「工場の現地を見てもらう」 などの名目で遠隔地での面接がセッティングされることがあります。大抵は人事担当者のほうから交通費の支給などの説明がありますが、もしも説明がなかった場合は確認してみましょう。

支給されるとしたら後日に口座振り込みとなるので、印鑑の持参なども併せて確認するとよいでしょう。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 1先日は1次面接のご対応をいたさき、ありがとうございました。
    10月16日(月)18:00に2回目の面接のお約束をいただいております。
    その面接に関して一つお尋ねしたいことがあり、メールいたします。
  • ▲▲工場への交通費が往復で**,***円前後になる見込みですが(新幹線代を含みます)、こちらは自己負担でしょうか?(詳細ルートと内訳を下記に記載いたしました)
    もしも後日精算があるようでしたら、面接当日に印鑑などの用意が必要ではないかと思い、併せて確認させていただきます。
  • <交通費内訳>
    □□□駅
    ↓  *,***円
    □□□駅
    ↓  *,***円(特急料金*,***円を含む)
    □□□駅
  • お手数ですが、ご確認のうえご指示をいただけますと幸いです。
    面接当日は何卒よろしくお願いいたします。
  • 2中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1問い合わせメールであることを冒頭に書く。
  • 2署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

12問い合わせ(2次面接の場所が1次と違う)

想定シーン

2次面接の場所が1次面接のときと異なっているので、念のため確認する。

アドバイス

「最終面接は面接官が役員なので本社で行う」 「実際に勤務予定のオフィスで行う」 など、一次面接と別の場所が指定されることは珍しくありません。

しかし、ミスの可能性もありますので、念のために確認してみるのは悪くありません。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 110月16日(月)18:00に2回目の面接のお約束をいただいております。
    その面接に関して一つお尋ねしたいことがあり、メールいたします。
  • 面接場所として▲▲▲ビル(渋谷区)をご指定いただいていますが、こちらで間違いないでしょうか?
    1次面接の際は千代田区の本社ビルでしたので、念のために確認をさせていただきました。
  • お手数ですが、ご確認のうえご指示をいただけますと幸いです。
    面接当日は何卒よろしくお願いいたします。
  • 2中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1問い合わせメールであることを冒頭に書く。
  • 2署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

13問い合わせ(選考結果がいつ出るか確認するのを忘れた)

想定シーン

面接の選考結果の連絡がいつごろになるのか確認したい。

アドバイス

伝えられた期日から2~3日様子を見てみましょう。

甲乙つけがたい応募者がいたり、決裁者の不在などで選考が予定よりも長引いている可能性があります。

「期日に遅れている!」と責めている印象を与えないように穏やかに。ほかにライバルがいて選考しかねている場合、失礼な聞き方をしたことによって当落が決まってしまうかもしれません。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 1過日10月16日(月)に営業部▲▲様に面接をしていただきました。
    その節はありがとうございました。
  • 面接時に選考結果が出るのは約1週間後と伺っておりました。
    選考ご担当の皆様がご多忙とは存じておりますが、念のために状況を確認させていただきたくメールを差し上げました。
  • ご多忙の折にたいへんお手数ですが、目安で結構ですのでご教示いただけますと幸いです。
    面接当日は何卒よろしくお願いいたします。
  • 2中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 110月16日に面接を受けて「約1週間後」なら、10月25日あたりまで様子を見てみます。
  • 2署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

14問い合わせ(選考結果が出ているはずなのに連絡が来ない)

想定シーン

面接時に伝えられた期日を過ぎているのに連絡がないため、状況を確認したい。

アドバイス

本来は、面接の場で確認しておくべきことですので、申し訳なさが感じられるメール文面で伝えましょう。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 1過日10月16日(月)に営業部▲▲様に面接をしていただきました。
    その節はありがとうございました。
  • 本日は選考結果のご連絡について確認させていただきたく、メールいたします。
    面接の際に、選考結果のご連絡をいつごろに頂戴できるのか伺うのを失念してしまいました。
    あとになってこのような確認メールを差し上げる失礼をお許しください。
  • ご多忙の折にたいへんお手数ですが、目安で結構ですのでご教示いただけますと幸いです。
    面接当日は何卒よろしくお願いいたします。
  • 2中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1問い合わせメールであることを冒頭に書く。
  • 2署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

1-4.お礼をするときのメール

15お礼(熱意を伝えたい)

想定シーン

面接を受けてみて入社したい気持ちがますます高まったので、お礼を兼ねて伝えたい。

アドバイス

面接後にお礼のメールを出すのは必須ではありません。

応募企業側もお礼メールが来る・来ないは特に気にしていません。

お礼のメールを出したからといって評価が高くなるかどうかは分かりません。

応募書類に書いたことをメールでそのまま繰り返すだけでは意味がありません。面接を受けたからこそ気づいたことなどを短く簡潔に伝えましょう。

面接で質問し忘れたことをくどくど書いたりしては印象が悪くなってしまいます。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 過日10月16日(月)に営業部▲▲様に面接をしていただきました。
    その節は丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございました。
  • 1現場の第一線で活躍している▲▲様からお話を伺ったことで、今までの販促イベントや法人向けセミナーの経験も活かせるイメージが湧いてきました。
    微力ながら戦力としてお役に立ちたいと考えております。
  • 取り急ぎ面接のお礼のみで失礼いたします。
    引き続きよろしくお願いいたします。
  • 2中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1面接を受けたからこその気づきや貢献のイメージを簡潔に書く
  • 2署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

16お礼(迷惑をかけたことの謝罪も含めて)

想定シーン

遅刻した、忘れ物をしたなど、面接の場で迷惑をかけてしまった場合、お礼と併せて謝罪をする。

アドバイス

その場で謝罪やお礼が済んでいるなら改めてメールを出す必要はありません。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 過日10月16日(月)に営業部▲▲様に面接をしていただきました。
    その節は丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございました。
  • 電車の人身事故でお約束の時間に20分も遅れてしまったにもかかわらず、当初の予定通りに60分のお時間を割いていただきました。
    柔軟なご対応に感謝するとともに、面接官の▲▲様にご迷惑をおかけしたことを心からお詫び申し上げます。
  • 取り急ぎお礼とお詫びのみで失礼いたしますが、今後も選考のチャンスを与えていただけますと幸いです。
    引き続きよろしくお願いいたします。
  • 1中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

1-5.選考結果が届いたときのメール

17不採用の選考結果が届いた(応募書類を返却してほしい)

想定シーン

面接の選考結果が不採用だった。応募書類を返却してもらえないか申し出る。

アドバイス

ほとんどの場合、応募書類は返却されません。

作品集など、どうしても返却してほしいものがある場合はダメ元で聞いてみます。次回からはオリジナルは手元に残してコピーを提出しましょう。

人事担当者の仕事を増やしてしまうことになるので配慮しながら申し出てください。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 先日の面接の選考結果を頂戴いたしました。
    不採用の結果はたいへん残念ですが、いつかまた機会に恵まれたときにチャレンジさせていただきたいと存じます。
  • そして、たいへん厚かましいお願いで恐縮なのですが、もしも可能でしたら、今回の応募書類に同封した作品集をご返却いただけませんでしょうか。
    コピーをお送りすべきだったのですがオリジナルをお送りしてしまいました。
    ご多忙の折、余計な手数をおかけすることをお詫びいたします。
  • ご返却いただける場合は、下記署名欄に送付先住所を書き添えました。
    何卒ご検討を賜りたく、よろしくお願い申し上げます。
  • 1中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
    〒150-****
    東京都渋谷区渋谷*丁目*番地*号
    ********マンション201号室
  • 1署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットが基本です。
    郵送による返却希望なら住所を明記します。郵便番号、建物名も明記を。

1-6.メール再送を依頼するメール

18メール再送を依頼する(メールをうっかり削除してしまった)

想定シーン

送ってもらったメールをうっかり削除してしまったので再送を依頼する。

アドバイス

人事担当者の仕事を増やしてしまうことになるので配慮しながら申し出てください。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 現在、面接の日程調整をしていただいております。
    実は、昨日お送りいただいた面接日程の候補日のメールを誤って削除してしまいました。
    たいへん恐縮なのですが、当該のメールをもう一度お送りいただけませんでしょうか。
    お手数をおかけして申し訳ございません。
    何卒よろしくお願い申し上げます。
  • 1中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

19メール再送を依頼する(添付データがない・文字化けしている)

想定シーン

メール本文に 「添付で資料をお送りします」 などと書かれているのに添付データがない。または文字化けしている。

アドバイス

Webメールは添付データがメール本文の一番下に付く場合があります。見落としていないか念のため確認しましょう。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 110月16日(月)18:00に面接のお約束をいただいております。
    実は、昨日お送りいただいたメールに添付データが見当たりませんでした。
  • お手数をおかけいたしますが、再送いただけますでしょうか。
    何卒よろしくお願い申し上げます。
  • 2中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1文字化けの場合は、「昨日お送りいただいたメールが文字化けしていました。」とします。
  • 2署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

20メール再送を依頼する(ほんとうに自分宛てかどうか確認)

想定シーン

メール文中に書かれている名前が自分ではない。他人へのメールが誤って送られてきたのではないか確認する。

アドバイス

考えられるのは、「内容は自分宛てだが名前を間違われている」 または 「他人へのメールが誤って送られている」 のいずれかです。どちらの場合でも、このようなメールで確認しましょう。後者(誤送信)だった場合はメールを速やかに削除します。

例文(サンプル)

  • ●●●株式会社
    人事部 ●●様
  • 中山太郎です。
    お世話になっております。
  • 1現在、面接の日程調整をしていただいております。
    さきほど●時●分にお送りいただいたメールの件でお問い合わせいたします。
    文中に書かれている名前が私とは別の人のお名前でした。
    私宛てのメールとして読ませていただいてよろしいでしょうか?
    もしくは、別の方へのメールが送られているようでしたら速やかに削除いたします。
    お手数ですがご確認のうえご指示をいただければと思います。
  • 何卒よろしくお願い申し上げます。
  • 2中山太郎
    090-1234-****
    taro_nakayama@******.com
  • 1誤送信であれば削除することを申し出る。
  • 2署名はフルネーム、携帯電話番号、メールアドレスの3点セットで。

2.面接のメール 基本マナー

①返信はできるだけ早く(24時間以内)

回答納期が指定されている場合はそれを厳守するのはもちろんのこと、回答期限ギリギリにならないよう早めの返信を心掛けましょう。

②メール末尾の署名

メール末尾には、フルネーム、携帯電話番号、メールアドレス、の3点セットは必須で書いておきます。
フルネームの漢字が難読の場合はカッコ書きで読み仮名を書いておくと親切です。

③メール件名は変えない

メール件名は途中で変えずに、[Re:]のままにしておきます。

④元の文面は残す

メールのやり取りが複数回になるとメール本文が長くなってしまいますが、消さずに残したままにしておきます。

⑤会社のメールアドレスは使わない

現職で転職活動している人は、会社のメールアドレスを使うのは厳禁です。
「非常識な人・コンプライアンス意識のない人」と見なされて選考通過は望めないでしょう。

⑥重い添付をしない

資料などをメールで送る場合、容量が重すぎるデータを添付するのは避けましょう。
大容量データの転送サービスを活用しましょう。

⑦面接の場で聞くべきことをメールであれこれと聞かないようにしましょう

メールのやり取りが複数回になるとメール本文が長くなってしまいますが、消さずに残したままにしておきます。

3.面接のメール 注意点まとめ

面接に関わるメールのやり取りでも基本的なビジネスマナーが見られています。一度決めた日程の変更、遅刻、ドタキャンの連絡は誰しも気まずいものですが、「無言でブッチされるよりは連絡をくれる人のほうが何倍もマシ」という人事担当者のホンネもあります。気まずい話ほど早く、そしてマナーにのっとって連絡しましょう。

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