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面接

メールと電話どちらがよい?
面接の選考を辞退する方法【例文あり】

書類選考を通過したものの、選考途中で、様々な理由により面接を辞退したいとき、どのように伝えたらよいのか迷ってしまう人も多いでしょう。この記事では、応募先企業に面接辞退を伝えるための、適切な対応の仕方を紹介します。具体的なメールテンプレートや電話でのトーク事例のほかに、断りを入れるタイミングや気をつけるべきポイントについても解説していきます。

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面接の辞退はメールと電話、どちらで伝えるべき?

無断での辞退は絶対にやめましょう

面接辞退を決めた時点で、迅速かつていねいに伝えることが大切です。無断で面接をキャンセルすると、面接日程を押さえている先方に大きな迷惑がかかります。面接を辞退することに気まずさを感じるかもしれませんが、社会人の基本マナーとして、必ず連絡するようにしましょう。

また、この記事で扱っている「面接辞退」とは自分が応募先企業に入る意思がないため、選考自体をストップすること。体調不良や現職での突発的な対応などで面接に行くことができずにキャンセルする場合は、「面接辞退」とは別の対応をとる必要があります。

面接を「キャンセル」する場合の対応はこちら

面接を「キャンセル」する場合のメール例文はこちら

内定辞退の仕方
~断り方のマナー・メールの書き方・電話での伝え方~

基本的にはメールでOK、 ただし選考段階も考慮して

面接辞退の連絡は企業から送られる面接案内の詳細に従って行いましょう。連絡方法は基本的にメールで問題ありません。ただし、すでに面接日程を調整済みであり、面接日の前日や当日など、直前で辞退する際には、電話で連絡しましょう。連絡の際は、簡潔に辞退理由を伝え、面接の機会を与えてくれたことに感謝して、誠意を持って対応しましょう。

また、辞退の連絡は、選考段階に合わせて対応を変える必要があります。具体的なシーンと対応の例をいくつか挙げましたので参考にしてください。

【面接日程の調整中に辞退する場合】

おわびを添えて、メールで面接辞退を伝えましょう。

【面接日の決定後に辞退する場合】

決定後すぐであればメールで構いませんが、面接日の前日以降になってしまった場合は、担当者がメールをチェックしない可能性も考慮して、電話で伝えたほうがよいでしょう。

【一次面接を通過後、二次面接の前に辞退する場合】

日程調整中ならメールで、面接日直前なら電話で、という点は同様です。ただし、選考を進めてもらっている点を考慮して、辞退理由と先方への感謝を伝えましょう。

いつ辞退する? メールや電話のタイミング

タイミングとしては辞退を決めた段階で1日でも早く連絡するのが鉄則です。メールの場合にも応募先企業の就業時間帯の連絡を心がけ、やむを得ず時間外の連絡となる際には、ひと言おわびを添えましょう。

電話の場合は夜間や早朝を避け、10:00~17:00のビジネスタイムに連絡してください。エージェントを介した応募では、企業に直接連絡せずに必ずエージェントを通してください。

面接辞退に関するよくある質問

Qやむを得ない理由で面接をキャンセルし、日程を再調整したい場合、どう対応すればよいですか?
体調不良や家族の不幸といった、やむを得ない事情であれば、面接日の再設定など、選考継続を考慮されることがありますので、早めに理由と日程調整の希望を連絡して相談するようにしましょう。エージェント経由の応募であれば、面接日の再設定などの交渉は代行してくれます。
Q辞退の連絡が当日になってしまった場合はどうすればよいですか?
できるだけ早く電話で連絡しましょう。当日に辞退を伝えるのは気まずいものですが、連絡なしの「ドタキャン」だけは避けてください。エージェントを利用している場合は、一刻も早く担当エージェントに連絡しましょう。
Q辞退理由は正直に伝えるべきですか?
「一身上の都合/諸事情」「他社の内定をお受けした」「家庭に事情で転職活動を中断」など、簡潔に伝えましょう。特に最終面接まで進んでいる場合は、辞退理由に加えて選考に対するお礼も添えてください。
Q一度辞退した面接に再度、挑戦することはできますか?
体調不良などやむを得ない事情で面接をキャンセルした場合は、日程再調整は可能ですが、一度選考を辞退した面接は難しいでしょう。面接の辞退は慎重におこなうようにしてください。

面接辞退メールの例文とポイント

メールで面接を辞退するときの例文を基に、書き方のポイントを解説します。

【書類選考を通過し、面接日程が決まっていない場合】

======================================
[件名]面接辞退のご連絡 (〇〇〇〇〈自分の名前〉)

【POINT】誰から何のメールなのか、ひと目で分かるよう件名の後にフルネームを入れましょう。

======================================

株式会社△△△△△△△
人事部 ◇◇様

先日、書類選考通過のご連絡をいただきました◯◯◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。

【POINT】先方が納得する辞退理由を簡潔に記入し、おわびの文言を入れながらていねいに記載します。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

【POINT】文末は、定型句で構いませんので短いあいさつで締めましょう。

◯◯◯◯(自分の名前)
090-XXXX-XXXX
XXXX@XXXX.com

【POINT】署名は「フルネーム」「携帯電話番号」「メールアドレス」を必ず明記しましょう。

そのほか、一次面接後や、やむを得ない辞退の場合について、例文を紹介します。基本は上記の文例を使い、シーンに合わせて書き換えるようにしてください。

【書類選考を通過し、面接の日程が決まった後で辞退する場合】

(略)
△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、貴社に対する理解を深める中で、現在のスキルでは、貴社に貢献することは難しいと考え、次回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。選考を進めていただいたにもかかわらずご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

【POINT】面接日時と、選考を進めてもらっている上での辞退に対するおわびを記載します。

(略)

【一次面接を通過し、二次面接の前で辞退する場合】

(略)
△月△日◇時より、二次面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
先日の一次面接では、貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。自分自身の今後のキャリアを熟考したうえで、次回の面接はご辞退させていただきたく、ご連絡をいたしました。誠に申し訳ございません。どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。

【POINT】まず一次面接に対する謝意を伝えます。その上で辞退の理由を簡単に述べ、おわびします。

【急に都合がつかなくなり、日程を再調整したい場合】

(略)
△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
こちらの都合で恐れ入りますが、現在の勤務先にて急な顧客トラブルが発生して対応を余儀なくされ、お約束の日時に伺うことができなくなってしまいました。お忙しい中、日程をご調整いただきましたのに誠に申し訳ございません。

【POINT】署名は詳しく述べる必要はありませんが、「急な顧客トラブル」「身内の不幸」など、会社側が納得するような理由であれば、後日に再設定してもらえる可能性は高いでしょう。

誠に勝手ではございますが、もし可能であれば、翌週の下記の日程で再度ご調整いただけませんでしょうか。
・◯月×日 ◯時
・◯月×日 ◯時

【POINT】日程調整をお願いする場合、当初の日程から間を置かずに、なるべく最短の日程を複数提示しましょう。こちらから変更をお願いしているので、「第1希望」「第2希望」と伝えるべきではありません。

(略)

【やむを得ない理由でキャンセルするが、具体的な日程が提案できない場合】

(略)
私事で誠に恐縮ですが、現在同居している母親が緊急入院することになりまして、その付き添いや看病などで、しばらくは就職活動を続けられない状況となってしまいました。おそらく2週間後くらいには、状況も落ち着くのではないかと見込んでいます。

貴社への志望意欲は変わっておりませんので、可能であれば後日改めて、面接を受けさせていただきたいと思っております。勝手なお願いをいたしまして申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。

【POINT】採用スケジュールに余裕があれば、面接を待ってもらえる可能性もあります。辞退理由、入社意思、スケジュールの見立てを記入し、面接の再設定が可能かどうかを伝えてみましょう。

(略)

メールでの面接辞退に関するよくある質問

Q面接辞退メールに対する企業からの返信にどう返すべきですか?
面接辞退を企業が承知したという内容であれば、こちらから再度返信する必要はありません。企業に辞退理由を質問された場合は、「ほかの企業への志望度が高かった」「希望とずれる部分があった」など簡潔に伝えましょう。
Q企業から返信がこない場合はどうしますか?
まずはメールを再送しましょう。その際「〇月〇日に送りましたが、念のため」と一文添えてください。 面接の日程が迫っているときには、先方がメールを確認していない可能性も考えて「●月●日にメールをお送りしましたが」と、再度電話でも連絡するのが 確実です。
Q企業から「どうしても面接を受けてほしい」と引き止められた場合は?
ここまで期待してもらえることはなかなかありません。もしかすると、あなたの希望条件に沿ってくれるかもしれないので、面接を受けてみるのもよいでしょう。ただし、「他社の内定を受諾した」「自分の希望軸が変わった」など、譲れない理由があれば、正直に伝えて辞退しましょう。

面接辞退の電話トーク例とポイント

電話で面接の辞退を伝える際のトーク例について、ポイントを交えて紹介します。

応募者:お世話になっております。〇〇(フルネーム)と申します。△月△日にお約束しております面接の件でお電話いたしました。人事部の◇◇様はご在席でしょうか。

【POINT】自分の名前(フルネーム)、電話の要件、担当者の名前を相手に伝えましょう。直接の担当者でなければ、この段階で面接辞退を伝える必要はありません。

(担当者に替わる)

応募者:お世話になっております。〇〇(フルネーム)と申します。先日は、一次面接通過のご連絡をいただきありがとうございました。直前になってしまい大変申し訳ないのですが、諸事情のため次の面接を辞退したくお電話させていただきました。

【POINT】再度フルネームで名乗り、まず「一次面接通過のお礼」を伝えてから、面接辞退の旨を伝えるようにしましょう。電話での連絡は、面接当日など直前の差し迫った状況になるので、おわびの言葉を必ず添えてください。

担当者:そうですか。よろしければ、辞退される理由をお聞かせ願えますか?

応募者:同時期に受けていた他社から内定の連絡をいただきました。お話を聞く中で自分に合っていると感じたことから内定をお受けしました。

【POINT】辞退理由は、「現職の事情」「家庭の事情」「他社の内定」など、正直に伝えましょう。

担当者:そうでしたか。残念です。

応募者:貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

【POINT】最後に、改めて丁重におわびをします。

電話での辞退に関するよくある質問

Q担当者につながらなかった場合は?
面接を辞退したい旨を担当者に伝えてもらうよう、電話口の方に伝言を頼みましょう。面接日が迫っている場合は、伝言を頼んだ旨を担当者にメールでも伝えてください。それでも返信がなければ、時間をおいて再度電話してみましょう。メールと電話の両方でリスクヘッジを意識して対応してください。
Q電話口で引き止められた場合は、どう対応すべき?
メールで辞退理由を求められたときと同様に、「ほかの企業への志望度が高かった」「希望とずれる部分があった」など簡潔に伝えましょう。電話の場合、声の調子などで印象が変わるため、先方に辞退することへの申し訳なさが伝わるよう、ていねいに話すことを心がけてください。

面接を受けるか、辞退するかで迷ったときに考えるべきこと

面接を辞退することは、その企業を深く知る機会を失うことを意味します。例えば、もし一次面接で社風が合わないと感じても、二次面接で事業や企業の展望を聞き、「この企業で働きたい」と感じるかもしれません。決定的な理由でない場合は、もう一度面接に臨んでみてから判断することをおすすめします。

面接は、管理職や役員クラスの忙しい方々の時間を割いて設定していただいているものです。自分も含め双方の時間調整に労力が割かれているため、「気が乗らない」「用事が入った」「なんとなく社風が合わなそう」といった理由での辞退は避けましょう。

また、面接での質疑応答のなかで、これまで気が付かなった自身の仕事に対するこだわりや、考え方を発見することがあります。企業の人事担当者は、これまで多くの応募者を見てきた人事のプロであり、現場担当者の多くはその仕事のキャリアが長いでしょう。そうした人の意見に耳を傾けるだけでもよい経験になるはずです。

せっかく選考が進んだ企業に面接辞退を申し出るのは気が進まないものです。よく考えた上で、すこしでも可能性があるなら面接を受けてみることをおすすめしますが、決定的な理由があるのなら仕方のないこと。なるべく早めに辞退する旨を伝えるのが、社会人として当然のマナーです。

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