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面接

【例文付き】メールで面接辞退したい!失礼にならない方法を徹底解説

選考途中で、さまざまな理由により面接を辞退したいとき、どのように伝えたらよいのか迷う人は多いでしょう。この記事では、応募先企業に面接辞退を伝えるための、適切な対応の仕方を紹介します。具体的なメールテンプレートのほかに、断りを入れるタイミングや気をつけるべきポイントについても解説します。

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面接を辞退する際のマナー

転職活動を進めるなかでは、応募先企業と合わないと感じたり、ほかの企業で選考が進んだりするなど、面接を辞退したいと考える場面も出てくるでしょう。面接を辞退すること自体は何も悪いことではありません。しかし、企業からの期待に反することになるので、一定の気配りが必要になります。

ここでは、面接を辞退する際のマナーについて解説します。

無断キャンセルは絶対に避ける

選考を辞退するからといって、既に日程が決まっている面接を無断でキャンセルするのは避けましょう。面接日程を押さえている先方に大きな迷惑がかかります。面接を辞退することに気まずさを感じるかもしれませんが、社会人の基本マナーとして、必ず連絡しましょう。

また、「面接辞退」とは、今後すべての選考を断り、放棄することを指します。体調不良や現職での急ぎ対応などで、指定の日時に面接へ行けなくなっても、選考を継続したい場合は、面接日程の変更を申し出るようにしましょう。

面接の日程を「変更」する場合の対応はこちら

できるだけ早く連絡する

面接辞退を決めたら、できるだけ早く連絡することが大切です。

採用担当者は面接官やほかの応募者の調整、面接会場の手配などさまざまなスケジュールの中で動いています。連絡が遅れるほど、企業側にかける迷惑が大きくなってしまいます。

できるだけ早く辞退の連絡をすることが、結果として誠意を示すことにもつながります。

メールで面接辞退してもいい?

面接日の2日以上前に辞退を伝える場合、連絡方法は基本的にメールで問題ありません。ただし別途、企業からの指示などがある場合は、そちらに従いましょう。

連絡する際は、簡潔に辞退理由を伝えて、面接の時間をもらったことに感謝し、誠意を持って対応することが大切です。特に、現場と面接の調整をしている採用担当者に対してはお詫びと面接の機会をもらったことに対するお礼をていねいに伝えましょう。

前日・当日はメールと電話の両方で伝える

面接辞退を前日や当日にする場合は、メールと電話の両方で連絡を入れるようにしましょう。メールの連絡だけでは、担当者がすぐに確認できない可能性があります。前日や当日の面接辞退は急を要するため、まずは電話をして面接辞退を伝えましょう。

電話をした際、採用担当者が不在の場合は、応募職種と名前、面接日時を伝え、面接辞退のお詫びを採用担当者に伝えてもらうようにしましょう。伝え漏れを防ぐため、メールも併せて送っておくと安心です。

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面接辞退メールの書き方のポイント

面接辞退をメールで伝える際は、注意すべきポイントがいくつかあります。ここでは、面接辞退メールを書くときのポイントについて解説します。

件名で「辞退の連絡」だと分かるよう記載する

面接辞退メールは、一目で辞退の連絡だと分かるような件名にしましょう。

企業側は日々の業務で多くのメールを処理しています。件名で内容が分からないと、見落としてしまう恐れも。前述のとおり、面接辞退の連絡はできるだけ早く伝えることが重要です。企業側に少しでもスムーズに伝えられるよう、件名にも配慮しましょう。

本文は簡潔にまとめる

メールの本文は、辞退する旨とその理由を分かりやすく簡潔にまとめましょう。

相手から納得してもらえる内容にしようと、自分の気持ちを盛り込みすぎたりして、だらだらと書いてしまうと、かえって内容が伝わりづらく逆効果です。

ビジネスメールは簡潔にまとめるのが鉄則といえます。面接辞退のメールであっても、簡潔さを重視して作成しましょう。

お詫びの言葉を必ず入れる

メール本文はシンプルにまとめるのが鉄則ですが、辞退することへの謝罪を必ず入れましょう。

併せて、面接の機会を与えてくれた感謝の気持ちも添え、誠意のこもったメールの作成を心掛けましょう。

最後に署名をつける

メール本文の最後に署名をつけることは、ビジネスメールにおける基本的なマナーの一つであり、それは面接辞退のメールの場合も同様です。

差出人が誰かすぐに分かるよう、署名はフルネームで記載するほか、電話番号やメールアドレスも併記しておきましょう。

【理由別】面接辞退メールのテンプレート

実際に面接辞退メールを作成する際は、例文やテンプレートを参考にしたいと考える人が多いでしょう。ここでは、面接辞退メールの理由別テンプレートをご紹介します。

基本の型は以下のとおりです。シチュエーション別に本文の例を紹介するので、ご自身の状況にあったものを組み合わせてご使用ください。

  • 1======================================
    [件名]面接辞退のご連絡 (〇〇〇〇〈自分の名前〉)
    ======================================
    株式会社△△△△△△△
    人事部 ◇◇様
  • 2△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯(名前)と申します。
    誠に申し訳ございませんが、仕事内容を伺ってみて、今までの経歴とのギャップを感じたため(辞退の理由)、次回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
    お忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございます。またこのような結果となってしまい、大変申し訳ございません。
  • 本来ならば直接お伺いしてお詫びするべきところですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
  • 3末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
  • 4◯◯◯◯(自分の名前)
    090-XXXX-XXXX
    XXXX@XXXX.com
  • 1誰からの何のメールか、ひと目で分かるよう件名の後にフルネームを入れましょう。
  • 2お詫びの文言とともに、辞退理由を簡潔に記載します。
  • 3文末は定型句で構わないので、短いあいさつで締めましょう。
  • 4署名は「フルネーム」「携帯電話番号」「メールアドレス」を必ず明記しましょう。

他社から内定をもらった場合

(略)

△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、先日他社から内定をいただき、熟考の末、そちらに入社することを決心したため、次回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。お忙しい中で選考を進めていただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。

(略)

他社に入社することを決めた場合は、正直に理由を伝えたうえで、しっかりと謝罪の意を示しましょう。特に同じ業界であれば、将来的に仕事上の接点が生まれる可能性もあるため、失礼がないよう細心の注意を払うことが大切です。

企業に合わないと感じた場合

(略)

△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、貴社に対する理解を深める中で、現在のスキルでは、貴社に貢献することは難しいと考え、次回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。選考を進めていただいたにもかかわらずご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

(略)

(略)

△月△日◇時より、二次面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
先日の一次面接では、貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。自分自身の今後のキャリアを熟考したうえで、次回の面接はご辞退させていただきたく、ご連絡をいたしました。誠に申し訳ございません。どうぞご海容くださいますようお願い申し上げます。

(略)

選考が進んでいく中で、当初の企業イメージとギャップを感じてしまうことは珍しくありませんが、その旨を正直に伝えるのはNGです。上記例文のように、なるべく角が立たない表現を用いることを心掛けましょう。

家庭の事情がある場合

(略)

△月△日◇時より、二次面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。

私事で誠に恐縮ですが、現在同居している母親が緊急入院することになり、その付き添いや看病などで、しばらくは就職活動を続けられない状況となってしまいました。つきましては、今回は選考を辞退させていただきたく思います。
これまでの選考も含め、お時間を割いていただいていたなかで、個人的な都合により誠に申し訳ございません。何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

(略)

ここでは辞退の例文を紹介しましたが、やむを得ない家庭の事情がある場合、採用スケジュールに余裕があれば、面接を待ってもらえる可能性もあります。辞退理由、入社意思、スケジュールの見立てを記入し、面接の再設定が可能かどうかを確認してみましょう。

言いづらい事情がある場合

(略)

△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、次回の面接は辞退させていただきたくご連絡いたしました。お忙しい中選考を進めていただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。重ねてお詫び申し上げます。

(略)

言いづらい事情がある場合には、無理に辞退の理由を説明する必要はなく、「一身上の都合で」という表現を用いるといいでしょう。ただし、具体的な理由を述べない分、より謝罪の意を強調する必要があります。

面接辞退メールに関するよくある質問

ここでは面接辞退メールに関するよくある質問とその回答をご紹介します。面接辞退のメールを送る際の参考にご覧ください。

面接辞退メールは何時ごろ送るべき?

メールを送るタイミングとしては、辞退を決めた段階で少しでも早く連絡するのが鉄則です。

ただし、メールで連絡する場合であっても、応募先企業の就業時間内の連絡を心掛ける必要があります。やむを得ず就業時間外の連絡となる場合は、「遅い時間帯にメールをお送りして申し訳ありません」などとひと言お詫びを添えておきましょう。

面接辞退メールに対する企業からの返信はどう返す?

面接辞退を企業が承知したという内容であれば、こちらから再度返信する必要はありません。

もし、企業から辞退理由を聞かれた場合は、「ほかの企業への志望度が高かったから」「希望する環境との相違があったから」というように、簡潔に理由を伝えましょう。前述のとおり、言いづらい事情がある場合には、「一身上の都合のため」という回答でも問題ありません。

企業から返信がこない場合はどうする?

まずはメールを再送しましょう。その際には、「〇月〇日に送りましたが、念のため再度ご連絡差し上げました」という一文を添えておくといいでしょう。

面接の日程が迫っているケースであれば、先方がメールを見落としている可能性も考慮して、「〇月〇日にメールをお送りしましたが」と、電話で改めて連絡するのが確実です。

企業から引き留められた場合はどうする?

ここまで期待してもらえることは、なかなかありません。場合によっては、あなたの希望に沿って条件を見直してくれる可能性もあるため、面接を受けることを検討してみてもいいでしょう。

ただし、既に他社の内定を受諾していたり、自身の希望とかけ離れていたりする場合は、正直に伝えて辞退しましょう。

面接辞退する前にもう一度考えるべきこと

面接を辞退することは、その企業を深く知る機会を失うことを意味します。一次面接で社風が合わないと感じても、選考が進むにつれて「この企業で働きたい」と考えが変わることがあるかもしれません。決定的な理由がないのであれば、もう一度面接を受けてから改めて辞退すべきか判断しても、遅くはないでしょう。

面接辞退後にやっぱり選考を受けたい場合は?

大前提として、一度面接辞退をした企業のに再度面接の機会を作ってもらうのは、難しいことのほうが多いです。再び面接をしてもらうには、納得してもらえるだけの理由を用意する必要があります。どうしても面接を受けたい場合は、お詫びを伝えたうえで、前回辞退した理由やその後の心境の変化、志望度が高まった理由や熱意などを述べ、誠心誠意、対応しましょう。

もちろん企業の方針で一度辞退した人の再受験を断っている場合や、ほかの求職者ですでに選考が進んでいる場合など、再度、面接を受けるのが難しいケースもあります。原則、一度面接を辞退した企業の選考は受けられないと考えたうえで、面接辞退をする際は、慎重に行いましょう。

面接を辞退する際は、誠意を持って対応することが重要

転職活動では基本的に複数の企業の選考を並行して受けるため、時には面接を辞退せざるを得ない状況も十分に起こり得ます。ただし、一度辞退してしまうと原則取り下げはできないため、辞退する前に慎重に検討しましょう。

実際に面接を辞退する際は、誠意を持って対応することが何より重要です。「今後関わることはないから」という理由で、不誠実な対応をするのは厳禁。一人の社会人として誠意ある対応を心掛けましょう。

なお、面接辞退の連絡を含め、企業へ直接連絡するのが苦手という方は、エージェントサービスを利用した転職活動を検討してみてはいかがでしょうか。エージェント経由で応募した場合、企業への連絡は基本的にキャリアアドバイザーを通して行うため、企業に連絡する手間がかかりません。
また、dodaエージェントサービスでは、転職市場に精通した専門性の高いキャリアアドバイザーが多数在籍しており、ご希望の求人の紹介や、面接通過のためのアドバイスなど、転職成功に向けて総合的にサポートします。求人数も業界最大級のため、この機会に利用してみてはいかがでしょうか。

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