【例文付き】メールで面接辞退したい！失礼にならない方法を徹底解説

無断キャンセルは絶対に避ける

選考を辞退するからといって、既に日程が決まっている面接を無断でキャンセルするのは避けましょう。面接日程を押さえている先方に大きな迷惑がかかります。面接を辞退することに気まずさを感じるかもしれませんが、社会人の基本マナーとして、必ず連絡しましょう。

また、「面接辞退」とは、今後すべての選考を断り、放棄することを指します。体調不良や現職での急ぎ対応などで、指定の日時に面接へ行けなくなっても、選考を継続したい場合は、面接日程の変更を申し出るようにしましょう。

面接の日程を「変更」する場合の対応はこちら

できるだけ早く連絡する

面接辞退を決めたら、できるだけ早く連絡することが大切です。

採用担当者は面接官やほかの応募者の調整、面接会場の手配などさまざまなスケジュールの中で動いています。連絡が遅れるほど、企業側にかける迷惑が大きくなってしまいます。

できるだけ早く辞退の連絡をすることが、結果として誠意を示すことにもつながります。

前日・当日はメールと電話の両方で伝える

面接辞退を前日や当日にする場合は、メールと電話の両方で連絡を入れるようにしましょう。メールの連絡だけでは、担当者がすぐに確認できない可能性があります。前日や当日の面接辞退は急を要するため、まずは電話をして面接辞退を伝えましょう。

電話をした際、採用担当者が不在の場合は、応募職種と名前、面接日時を伝え、面接辞退のお詫びを採用担当者に伝えてもらうようにしましょう。伝え漏れを防ぐため、メールも併せて送っておくと安心です。

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件名で「辞退の連絡」だと分かるよう記載する

面接辞退メールは、一目で辞退の連絡だと分かるような件名にしましょう。

企業側は日々の業務で多くのメールを処理しています。件名で内容が分からないと、見落としてしまう恐れも。前述のとおり、面接辞退の連絡はできるだけ早く伝えることが重要です。企業側に少しでもスムーズに伝えられるよう、件名にも配慮しましょう。

本文は簡潔にまとめる

メールの本文は、辞退する旨とその理由を分かりやすく簡潔にまとめましょう。

相手から納得してもらえる内容にしようと、自分の気持ちを盛り込みすぎたりして、だらだらと書いてしまうと、かえって内容が伝わりづらく逆効果です。

ビジネスメールは簡潔にまとめるのが鉄則といえます。面接辞退のメールであっても、簡潔さを重視して作成しましょう。

お詫びの言葉を必ず入れる

メール本文はシンプルにまとめるのが鉄則ですが、辞退することへの謝罪を必ず入れましょう。

併せて、面接の機会を与えてくれた感謝の気持ちも添え、誠意のこもったメールの作成を心掛けましょう。

最後に署名をつける

メール本文の最後に署名をつけることは、ビジネスメールにおける基本的なマナーの一つであり、それは面接辞退のメールの場合も同様です。

差出人が誰かすぐに分かるよう、署名はフルネームで記載するほか、電話番号やメールアドレスも併記しておきましょう。

他社から内定をもらった場合

他社に入社することを決めた場合は、正直に理由を伝えたうえで、しっかりと謝罪の意を示しましょう。特に同じ業界であれば、将来的に仕事上の接点が生まれる可能性もあるため、失礼がないよう細心の注意を払うことが大切です。

企業に合わないと感じた場合

選考が進んでいく中で、当初の企業イメージとギャップを感じてしまうことは珍しくありませんが、その旨を正直に伝えるのはNGです。上記例文のように、なるべく角が立たない表現を用いることを心掛けましょう。

家庭の事情がある場合

ここでは辞退の例文を紹介しましたが、やむを得ない家庭の事情がある場合、採用スケジュールに余裕があれば、面接を待ってもらえる可能性もあります。辞退理由、入社意思、スケジュールの見立てを記入し、面接の再設定が可能かどうかを確認してみましょう。

言いづらい事情がある場合

言いづらい事情がある場合には、無理に辞退の理由を説明する必要はなく、「一身上の都合で」という表現を用いるといいでしょう。ただし、具体的な理由を述べない分、より謝罪の意を強調する必要があります。

面接辞退メールは何時ごろ送るべき？

メールを送るタイミングとしては、辞退を決めた段階で少しでも早く連絡するのが鉄則です。

ただし、メールで連絡する場合であっても、応募先企業の就業時間内の連絡を心掛ける必要があります。やむを得ず就業時間外の連絡となる場合は、「遅い時間帯にメールをお送りして申し訳ありません」などとひと言お詫びを添えておきましょう。

面接辞退メールに対する企業からの返信はどう返す？

面接辞退を企業が承知したという内容であれば、こちらから再度返信する必要はありません。

もし、企業から辞退理由を聞かれた場合は、「ほかの企業への志望度が高かったから」「希望する環境との相違があったから」というように、簡潔に理由を伝えましょう。前述のとおり、言いづらい事情がある場合には、「一身上の都合のため」という回答でも問題ありません。

企業から返信がこない場合はどうする？

まずはメールを再送しましょう。その際には、「〇月〇日に送りましたが、念のため再度ご連絡差し上げました」という一文を添えておくといいでしょう。

面接の日程が迫っているケースであれば、先方がメールを見落としている可能性も考慮して、「〇月〇日にメールをお送りしましたが」と、電話で改めて連絡するのが確実です。

企業から引き留められた場合はどうする？

ここまで期待してもらえることは、なかなかありません。場合によっては、あなたの希望に沿って条件を見直してくれる可能性もあるため、面接を受けることを検討してみてもいいでしょう。

ただし、既に他社の内定を受諾していたり、自身の希望とかけ離れていたりする場合は、正直に伝えて辞退しましょう。

面接辞退後にやっぱり選考を受けたい場合は？

大前提として、一度面接辞退をした企業のに再度面接の機会を作ってもらうのは、難しいことのほうが多いです。再び面接をしてもらうには、納得してもらえるだけの理由を用意する必要があります。どうしても面接を受けたい場合は、お詫びを伝えたうえで、前回辞退した理由やその後の心境の変化、志望度が高まった理由や熱意などを述べ、誠心誠意、対応しましょう。

もちろん企業の方針で一度辞退した人の再受験を断っている場合や、ほかの求職者ですでに選考が進んでいる場合など、再度、面接を受けるのが難しいケースもあります。原則、一度面接を辞退した企業の選考は受けられないと考えたうえで、面接辞退をする際は、慎重に行いましょう。