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履歴書・職務経歴書・応募

職務経歴書ノウハウシリーズ
「落ちる書類」の傾向と対策

転職活動でなかなか面接に進めないのは、もしかして職務経歴書のせい!? 雑な書き方や単純ミスが原因で、人事担当者に「読む気がしない」と思わせてしまっているのかもしれません。知らずに「落ちる書類」になっていないか早速チェック!

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case1 内容以前の問題!?基本・体裁編

応募書類は中身が命。…確かにそうなのですが、実はそれ以前の問題で「シュレッダー行き」になってしまっている書類が多いことをご存じでしょうか。そもそもの体裁や常識など、採用担当者にとって「読む気にすらなれない書類」を作ってしまわぬよう、まずは基本的なところから見ていきましょう。

職務経歴書

①何枚もの大長編多忙の中、何通もの応募書類に目を通し、判断しなくてはならない採用担当者にとって、何枚も書き連ねられた書類というのはウンザリ。内容にもよりますが、おおむね1~2枚、多くて3枚をめどにまとめましょう。

②カラー/柄付き用紙基本的に応募書類は白無地のA4サイズ、とすべきでしょう。業界・職種によっては問題とならないケースはありますが、余計なところで悪印象を持たれてしまっては、もったいないです。

③日付と氏名の記載なし氏名の記載がなければ、もし履歴書と別になってしまったとき、誰の書類か分からなくなってしまいます。書面右上に日付と合わせて必ず書きましょう。日付は提出日が望ましいでしょう。

④(株)(有)で企業名を省略企業名は法人格を含め省略せず正確に書きましょう。場合によってはビジネスマナー的な部分を疑われてしまう可能性があります。

⑤雇用形態の記載なし アルバイトでの就業経歴についても正社員と同様に書いているケースを見かけます。採用担当者に正しく情報が伝わらない恐れもありますので、雇用形態はしっかり書きましょう。

⑥ダラダラ長文 用紙の枚数とも共通ですが、やはり留意したいのは「採用担当者は多忙だ」ということです。ダラダラと書き連ねたラブコール…はNGです。基本は個条書き、簡潔にポイントが分かるようまとめましょう。

case2 細かいトコロでもったいない!イージーミス編

体裁も整え、伝えるべき内容を書いてバッチリ!…のはずだった書類が、つまらないミスで台無しに…。こんな事態だけは避けたいです。ありがちなミス・減点ポイントを挙げましたので参考にしてください。

職務経歴書

①年月が間違っている例のような順序の誤りのほかに、学歴などから考えて明らかに間違った年月を書いているのをしばしば見かけます。情報の正確性という部分で問題があります。注意しておきたいポイントですね。

②フォントがばらばらパソコンならではと言えますが、見栄えの問題に加え、かなり意地悪な見方をすれば「ほかのファイルなどからコピーしてきた=使い回しでは?」と見られてしまう可能性もあります。

③西暦と和暦の混在これは意外と読みにくい(理解しにくい)ものです。読み手のことも考え、書面内で用いる年号は西暦なら西暦、和暦なら和暦で統一するべきでしょう。

④誤字脱字&誤変換誤字脱字に注意するのは文書作成の大前提なのですが、意外と多いのが誤変換やミスタイプの見落とし。パソコンならではのイージーミスですが、きっちり見直しておけば防げるはずです。

⑤最後に「以上」の記載なしこれはcase1のような基本的な問題とも言えますが、うっかり忘れてしまったであろう書類がしばしば見受けられます。細かいところですが、書類の最後には終わりを明示する意味で「以上」と明記しておきましょう。

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case3 書きすぎ/少なすぎ!内容の過不足編 その1

熱い思いを伝えたい、その気持ちはよく分かるのですが、case1「長文」にもあるように、ダラダラと無駄なアピールを書き連ねた書類というのは採用担当者に好まれません。また一方で、必要な情報が盛り込まれていないのも当然NG。応募書類の大前提は「必要な内容を、簡潔に」です。内容が余分/不足している2つのパターンを見てみましょう。

職務経歴書

①内容が具体的でないこの例で言えば予算、達成の度合いがどの程度「大きな成果」だったのか、あるいは「戦略的営業」はどのようなプロセスをとったのか、など具体性が足りません。簡潔な説明要素がもう少し欲しいです。

②社内/業界用語の使用「銀賞」の理由も内容もなく、どんな実績なのか分かりません。業界内でしか通用しない用語を用いているケースも同様で、内容が分からなければ意味がありません。言い換えなど、工夫が必要でしょう。

③関係ない資格を列挙少しでもアピールになれば…といろいろな資格を書き連ねる方がいるのですが、希望職種にあまり関係ない資格ばかりが並んでいるのも意味がありません。「とにかく並べてみた」と見られては逆効果です。

④趣味、特技などの記載履歴書と混同してしまったのか、趣味や特技、時に家族構成などを書いているケースがあるのですが、基本的に「職務経歴」と直接関係ない情報なので不要です。

case4 書きすぎ/少なすぎ!内容の過不足編 その2

内容の過不足があるもうひとつのパターンです。伝えるべき内容が形式上「簡潔」にまとまっていても、意味のある内容でなければNGです。以下のようなものも少なくないケースなので注意してください。

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①アルバイト経験を書きすぎ学生時代のアルバイトにまでさかのぼって書いているケースが見受けられますが、希望職種につながる経験であればまだしも、アルバイト経験ばかりを並べるのはあまり意味をなさないでしょう。

②公表できない名称企業間の守秘義務に該当する内容を公然と書いてしまっているというのも意外と多いケース。自身の実績であっても企業名、商品名などの記載には細心の注意を払いましょう。ビジネスセンスを疑われてしまいます。

③職歴の記載が不足2つのパターンが挙げられます。ひとつはブランク期間の理由・内容記載がない、もうひとつはそもそも転職回数が多いときなどに職歴をすべて書かない、というケース。特に後者は不利になるのを恐れて…というのも聞きますが、応募書類としてNG。後で虚偽が発覚…というのは言語道断です。

④自己PR内容がイマイチ自己PRがまったくない、内容が稚拙…といった書類は残念ながら多いもの。これまでの経験で今後その企業にどう貢献できるかを簡潔に述べましょう。また「使いまわしの自己PR」というのも多いですが、往々にして内容の薄い、希望職種と合致しないPRになりがち。採用担当者にはすぐ見透かされてしまいます。これもよくあるNGポイントなので注意してください。

「うかる書類」作成のためのポイント

応募書類のNGポイント集を見てきましたが、ではいったい「うかる書類」のポイントはどこにあるのでしょうか。基本的にはこれまでのNGポイントをきっちりクリアしていれば良いのですが、以下にポイントをまとめましたので参考にしてください。また「職務経歴書サンプルと作成のポイント」も用意していますので、ご自身の場合に照らしながら作成の参考にしてください。

基本的な体裁が整っている

  • 1.文章が個条書きで簡潔

伝えるべき内容を「職務経歴」「業務内容」「実績・成果」「得たスキル」など項目にしてまとめ、個条書きで簡潔に書くと読みやすいでしょう。

  • 2.雇用形態を記載

派遣社員やアルバイトなど正社員以外の雇用形態の経歴はその旨を書いておくようにしましょう。

  • 3.数字面(年号なども含め)が正確

基本的な部分ですが押さえておきたいポイントです。当たり前のことですが、作成が終わったらこのような細かいポイントも含め、最終確認を忘れず行いましょう。

  • 4.読みやすくまとまったレイアウト

職歴にまとまりがなく伝えにくいなら要約文を設けてまとめたり、雇用形態や職種がいろいろあるなら派遣/正社員別、職種別でまとめたり、ブランクがある人はその期間の理由補足文(その期間何をしていたか)をつけるなど、工夫次第で読みやすいレイアウトに仕上げることができます。

具体的な説明がある

  • 1.勤務先会社の概要を書く

事業内容、従業員数、資本金など、会社概要が分かる簡単なデータをつけておくと知名度のない企業でも概要が理解しやすく、親切でしょう。

  • 2.具体的業務内容を書く

会社概要と同様に、業務も理解を促すデータがあると良いでしょう。予算や売上などの実績、プロジェクト規模、対象顧客、期間などのデータがあれば理解は深まります。

  • 3.実績だけでなく、結果を出すまでのプロセスも書く

端的にまとめるのが難しいかもしれませんが、その実績に至るまでの要素を抜き出して「あなたが」「何を」「どれだけ」達成したのかを具体的に書きましょう。

  • 4.身につけた知識技術、資格も書く

業務内容を述べるだけでなく、その中で得たことをまとめましょう。ただしこれも具体性に注意が必要で、例えば「コミュニケーション能力を身につけた」というような表現はよく使われるのですが、少々あいまいです。コミュニケーションとは具体的にどのようなことなのか、なぜ身につけられたのか、もう一段階かみくだいた説明があると良いでしょう。

貢献できる内容を記載している

  • 1.自己PR内容がまとまっている

自己PRには、これまでの経験、自身の希望だけではなく、その会社に貢献できるスキルを記載しておきましょう。基本的には「これまでのこの経験を、貴社のこの領域で活かしたい」という形でまとめるのがよいでしょう。

いずれにしても、書類選考は企業へのアプローチにおける第一関門。いかにスキルや経験が高くても、ここで「この人に会ってみたい/会う価値がある」と思ってもらえなければ先に進めないわけですから、非常に重要なステップだといえるでしょう。せっかくですから、あなたの魅力が凝縮された書類で応募したいですね。

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