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履歴書

一般事務、営業事務、医療事務など12職種について解説事務・アシスタントの自己PRの例文サンプル

ここでは、事務・アシスタント職向け自己PRでのアピールポイントや採用担当者が注目するポイントを解説しています。事務職としてのアピールポイントを押さえ、自己PRを作成する際の参考にしてください。

事務・アシスタント職は、書類業務や数値の入力作業が多くなるケースが大半です。そのため、業務における正確性やスピーディな対応がアピールポイントになります。ミスなく、迅速に業務を処理するために工夫したことなども含めて書きましょう。細かいことでも、普段気をつけていたことなどを振り返って記載してください。
事務作業だけでなく、周囲との連携や調整なども多く発生する職種のため、周りに気配りができる力や信頼関係構築力も大切です。事務・アシスタント職に共通して、指示されたことだけでなく、主体的に課題を見つけて改善や提案した経験を記載できるとさらによいでしょう。

細かいポイントは職種別に解説しています。自分に合った職種のサンプルを参考に、これまでの経験から自分の強みを把握し、採用担当者に伝わりやすい自己PRを作成しましょう。

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メーカー・商社の事務(一般事務/営業事務)

<営業活動の生産性向上のための業務改善力>

営業担当1人当たりの生産性向上のため、レポーティング業務などの効率化に取り組みました。Excel作業の工数削減のため、マクロを活用することで効率化し、レポーティングにかかる時間を短縮。また、事務作業全般のマニュアルを作成することで、新入社員も作業しやすい環境を整え、事務作業のオペレーションを改善しました。結果として、営業担当の事務作業の工数が減り、1人当たりの保有案件数が平均x件増加するなど、生産性の向上に貢献しています。

<柔軟な対応力と正確性>

営業担当が不在の際に受けた顧客からの問い合わせや、他部署からの依頼には適切に対応し、丁寧に営業担当へ引き継いでいます。問い合わせの内容により、急ぎの対応が必要な場合は、メールで知らせるだけでなく電話でも伝えるように心掛けています。また、顧客からの注文・問い合わせメールへの返信遅延などによるトラブルを回避するため、なるべく早く返信し、営業担当と事前にすり合わせたスケジュールをもとに納期などを確認。営業担当が不在の間も適切な顧客対応や納期管理を行うことで、業務における正確性が評価されています。

書き方のポイント・解説

生産性向上のための業務改善経験などがあれば書きましょう。

顧客対応や他部署との調整、納期管理などを正確に行えることもアピールポイントのひとつです。

書類の処理能力も注目されるポイントになるので、膨大な量の書類作成を迅速かつ正確に実施したことなども記載できると良いでしょう。

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秘書

<要望に対する適切な対応力>

役員からの指示に対して、迅速に意図や背景をくみ取り適切な対応ができるように努めています。日ごろから、自社の業績や競合他社・取引先の最新動向について情報収集を徹底。役員の業務に関係があると想定されるあらゆる情報や知識をインプットしておくことで、指示の意図や背景がスムーズに理解でき、指示されたこと以上の対応ができることもあります。その結果、役員からの信頼を得て、任せていただく業務の幅も広がり、役員が安心して働ける環境づくりをサポートできています。

<社内での円滑な調整力>

役員に代わり、各部署に対して業務の依頼や会議日程調整などが頻繁に発生するため、社内での信頼関係の構築に尽力しています。他部署から役員への連絡の取り次ぎを行う際は、取り次ぎだけでなく、相談内容が解決するまでのフォローを徹底しています。また、社員の各担当と名前を覚えることで、相談内容によってどの部署の誰に連絡を取るべきか判断がつきやすくなり、迅速な対応が可能になりました。日ごろからのこまやかなコミュニケーションにより、信頼関係を築くことで、他部署との円滑な調整を可能にしています。

書き方のポイント・解説

秘書としてサポートする相手の指示の意図を正確にくみ取り、対応するために工夫していることなどをアピールしましょう。

他部署や社外との関わりも多く発生するため、良好な人間関係を構築するための柔軟性が注目されるポイントになります。

サポートを担当する相手の頻繁なスケジュール変更や、他部署への業務依頼の打診などに対して、臨機応変に対応できることも重要なポイントのひとつです。

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貿易事務

<突発的なトラブルに対する迅速な対応力>

天候影響などで輸送スケジュールに遅延が発生するトラブルは頻繁に起こるため、日ごろからトラブルを見越したスケジューリングや調整を行っています。納期どおり輸送できない可能性が見えた段階で、荷主側に連絡。別の輸送手段にした場合のスケジュールや金額の見積もりを先回りして確認し、代替手段の提案やスケジュールの再調整を早めに行うようにしています。早期の連絡や再調整により、トラブル発生時も荷主からのクレームが入ることなく、スムーズに対応したことが評価されています。

<スケジュール管理の正確性>

複数の案件が同時で進行するため、タスクの抜け漏れによる納期遅延やトラブルが発生しないよう、タスクマネジメントを徹底しています。業務開始時には1日のタスクを整理してカレンダーツールにすべて記入し、タイムスケジュールどおりに実施。カレンダーツールからのリマインド通知により、作業の漏れも防止しています。また、常に優先順位を意識しておくことで、緊急度が高い業務が入っても全体が大きく遅延しないようにしています。日々のタスク整理やカレンダーツールの活用により、属人的なミスによる納期遅延の発生を防止できています。

書き方のポイント・解説

担当する業務が多岐にわたるため、マルチタスク能力がアピールになります。複数の業務を同時進行でこなしていくために工夫していることを記載しましょう。

トラブル対応も注目されるポイントのひとつです。いかに臨機応変な対応ができるのかを具体的なエピソードを添えてアピールしましょう。

業務改善に取り組んだ経験があると、プラスの評価を得られることがあります。普段の仕事を振り返り、課題解決のために工夫したことを棚卸ししましょう。

語学力の向上など、専門知識の習得に努めたことがあれば、記載するとよいでしょう。

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不動産の事務(一般事務/営業事務)

<営業活動を臨機応変にサポートする柔軟性>

営業担当が不在でも、お客さまをカウンターへご案内してお待ちいただくだけでなく、事前にヒアリングを済ませておくなど、営業担当が戻ったときにすぐ物件のご案内ができるように努めています。また、新しい物件情報が入った際には、支店の営業宛てに最新情報をメールで配信し、情報共有を行うなどのフローを整備。事務作業だけではなく営業活動のサポートとして業務改善を意識し、日ごろから営業担当の動きを見て自分にできることを積極的に実施しています。

<正確な事務処理とデータ管理能力>

1日約xx件の契約書やその他書類を作成し、データ管理を行う上で、ミスがないように努めています。書類作成の際は正確性とスピードを両立するため、各種書類のチェックリストを作成しミスの発生を防止。チェックリストの項目に沿うだけで確認ができるため、確認作業の工数も削減しました。また、顧客のデータ管理が複雑で属人化していたところを、Excelを活用して作業を簡潔化することで、誰でも管理できるように改善。結果として、作業が簡単になり管理ミスの削減にも貢献しています。

書き方のポイント・解説

店舗などで働いている場合は、書類業務のほかにも来客対応や庶務業務など、幅広い業務を担当するケースがあるため、柔軟性がアピールポイントになります。

書類作成が多いため、スピード感と正確性が求められます。ミス防止や効率化のために工夫した経験などがあれば記載しましょう。

営業活動を円滑に進めるためのサポートとして、積極的に取り組んだことなどもアピールポイントのひとつです。

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人材・広告の事務(一般事務/営業事務)

<効率的な業務処理能力>

担当する業務が多いため、納期遅延や対応漏れがないように効率的な作業に努めています。毎日作業に取り掛かる前に一度タスクを洗い出し、優先順位をつけてから着手することで、対応漏れを防止。また、資料作成やレポーティング業務など定期的に同様の作業が発生する業務に関しては、最初の設計に時間を割き、単純作業を省いたフォーマットを作成しています。各作業に時間をかけず効率的に取り組むことで、より多くの作業に対応でき、生産性の高い業務を実施しています。

<営業活動に対する主体的なサポート力>

依頼された業務やルーティーン業務が多い中で、営業担当が抱えている課題を主体的に見つけてサポートしています。営業担当の業務量が多く、既存クライアントに追加提案ができないという課題が部署内で上がっていたため、クライアントごとに追加サービスの概要資料を作成。営業担当が資料作成にかける時間を省き、すみやかに提案につなげられるようにしました。積極的に営業担当の業務を代行することで、営業担当の提案工数を確保し売り上げ拡大に貢献しています。

書き方のポイント・解説

担当業務の幅が広くなるケースが多いため、適切なタスク管理や効率的な業務遂行のために工夫していることなどをアピールしましょう。

指示や依頼された業務だけでなく、主体的に仕事を見つけて取り組んだ経験などをアピールできるとプラスの評価を得られることがあります。

営業活動のサポート業務として、資料作成などを行い営業のアシストができることもアピールポイントのひとつです。

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IT・通信の事務(一般事務/営業事務)

<正確な書類処理とデータ管理能力>

事務作業の効率化を通して営業活動を円滑に進められるように尽力しています。請求書などの作成においてミスを防止するためマニュアルを作成し、事務職の他のメンバーに共有。過去のミスなども集約し、チェック項目としてマニュアルに含めておくことで、確認の精度が向上しました。また、データ管理についても、以前は複雑だった作業手順を改善。入力、加工時のミスを削減することに貢献しました。結果として、書類作成やデータ管理における工数も減り、事務作業の生産性向上に役立っています。

<サービス知識のキャッチアップ力>

営業担当との円滑なコミュニケーションや適切な書類作成のため、新しいサービスのリリースやアップデートがあるたびに、サービス知識の習得に努めています。サービスに関する知識を持っておくことで、営業担当からの依頼にスムーズに応え、提案資料の作成代行や契約プランにのっとった請求書作成などを実施。また他の事務メンバー向けにサービス知識や最新情報共有のための勉強会を実施するなど、事務職全体の知識向上や新入社員への教育などにも貢献できています。

書き方のポイント・解説

正確に事務処理を行うために工夫してきたことを記載しましょう。

アップデートなどが頻繁に発生する業界なので、常に情報収集に努めてきたこともアピールポイントになります。

メンバーへの情報提供や、勉強会を実施するなどの経験があれば記載してください。主体的に業務改善に取り組む姿勢を採用担当者にアピールしましょう。

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Webマーケティング・インターネット広告の事務

<業務の適切なスケジューリング>

レポートの納期遅延やタスクの抜け漏れを防ぐために、日々タスクの洗い出しや各業務にかかる工数把握に努めています。レポートや資料作成の依頼を受けた際には、他の業務の工数を考慮し、無理のない期限の設定により納期遅延を回避。また、想定より時間がかかった作業については何に時間を要したのかを振り返り、次回は時間を短縮できるように工夫しました。作業工数や優先順位の可視化を繰り返し行うことで、業務の効率化を可能にし、緊急度の高い依頼にも迅速な対応ができています。

<ミスや工数削減のための業務改善>

広告運用のサポート業務として、業務改善できる部分を見つけ出し、主体的に取り組むように心がけています。広告を配信する上で、管理画面の設定や入稿内容などのミスが多発していたため、過去に起こったミスを集約して確認時のチェックリストを作成し、メンバーで共有。また、フォーマット化されておらず作成手順が属人的になっているレポートがないかを定期的に確認し、関数やマクロを駆使して複雑な手順を排除し、簡潔な操作で済むようにレポート改修を実施しました。チェックリストの共有やレポートの改善により、ミスや工数の削減に貢献しています。

書き方のポイント・解説

担当業務の幅が広いケースがあるため、優先順位をつけて業務を管理できることや、スピーディに対応できることをアピールしましょう。

業務改善に主体的に取り組み、ミスや工数を削減した経験があれば記載すると良いでしょう。

顧客対応が発生していた場合は、法人対応の経験などもアピールポイントのひとつです。

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経理事務・財務アシスタント

<業務効率を考慮した業務処理力>

経理業務において、イレギュラーな依頼や対応が発生した際は、その作業手順などを毎回まとめておくようにしています。イレギュラー対応は時間がかかってしまうことが多いため、次に同じような依頼や対応が発生した場合は、過去にあった手順を応用することで業務を円滑に遂行。また、部署内の他のメンバーも活用できるように、随時更新して共有しています。結果として、イレギュラー対応が発生しても各メンバーが臨機応変に対応できるようになり、経理全体の業務効率化に貢献できています。

<業務における正確性>

売掛金管理業務にあたり、売掛金を回収できなければ会社の資金繰りに影響を与えるケースもあるため、回収漏れを防ぐために毎月の確認を工夫しています。業務を引き継いだ際は、入金データと売掛金残高を作業担当者のみが目視確認していたところを、得意先ごとの売掛金残高一覧表を作成し、第三者に確認してもらうフローを整備。表の作成により第三者確認の工数も圧縮できているため、効率的に正確な管理を実現し、ミスなく業務を進められています。

書き方のポイント・解説

業務改善のために取り組んだことがあれば、具体的に記載しましょう。経理事務としてプラスの評価を得られることがあります。

経理担当は、正確な業務遂行や納期管理、計画性が身についていることも注目されるポイントです。ミスや納期遅延を防ぐために普段から工夫していることを記載してください。

指示された業務だけでなく担当業務の幅を広げて対応していたことなど、業務に対して積極的な姿勢もアピールできると良いでしょう。

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庶務・総務・人事アシスタント

<社内での柔軟な調整力>

面接スケジュールの調整は、現場マネジャーや役員、社長などさまざまな方との調整が必要になります。忙しい中で時間を割いてもらうため、丁寧な対応を心がけてきました。面接の実施が分かるとすぐに面接官の空いている日程を確保。特に上位役職者は急なスケジュールの変更が起こることを想定し、日程確定後も役員秘書と連携して日程変更の必要がないかをこまめに確認しました。早めの対応を徹底することで、スムーズに面接を実施できました。

<マニュアルを作成し業務を効率化>

新入社員の数が年々増加するのに伴い、入社手続きに必要な書類の確認や差し戻しが多くなり、労務への提出に時間を要してしまうことが課題でした。そこで書類記入方法の手順書を作成し、事前に新入社員に周知。手順書を見ながら書類に記入してもらうことで、修正箇所が大幅に削減されました。また、部署内での確認の際も、チェックリストを作成し運用することで、確認漏れを防止。社内の課題に応じて業務遂行プロセスを見直し、業務改善につなげました。

書き方のポイント・解説

さまざまな役職者との調整が発生するため、柔軟に対応してきたことがアピールポイントになります。

主体的に業務改善に取り組んだ経験があれば記載しましょう。また作業の正確性なども注目されるポイントのひとつです。

人事のサポート業務を行っていた場合は、スピード感を持って業務に対応したエピソードを記載できると良いでしょう。面接の日程調整などで、自分なりに工夫したことを書き出してみましょう。

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医療事務

<タスク管理と業務改善力>

担当業務として、予約対応や受付、会計業務と並行して、レセプト点検業務や処方箋発行業務などを行っています。業務に漏れやミスが発生しないように、業務開始前にタスクを整理し優先順位を付けてから始めるなど、タスク管理を徹底しています。また、繁忙期などに備え、トラブルやミス回避のため、事務員間での連携もスムーズに取れるように尽力。イレギュラー対応などを共有し、全員が対応できるように努めました。結果として、繁忙期でもミスを起こさず、受付にかかる時間を短縮させることができました。

<患者さまやスタッフへの気配り>

定期的に通院されている方や、初診で来院された方など、患者さまに応じた対応を心がけています。定期通院されている方の顔を覚えるように努め、来院される前に必要なものを準備しておくことで、待ち時間を短縮できるようにしています。また、看護師や医師に対しても、受付での患者さまへのヒアリング情報の共有をしたり、医師から知らされた診療内容や処方薬と、カルテの内容に相違がないかを確認してレセプトの作成を行ったりするなど、指示に従うだけではなく積極的に関わることで、全体の連携が円滑に進むように努めています。

書き方のポイント・解説

医療事務の仕事は1日当たりの対応業務が多くスピード感が求められるため、正確性が求められる業務をどのような工夫をしながら効率化したのかを具体的に記載しましょう。

ミス防止のための工夫や、業務改善した経験があればアピールしましょう。

患者や事務スタッフなど、関係者への気配りも医療事務として注目されるポイントです。情報共有など自ら働きかけてきた経験があれば記載しましょう。

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金融の事務(一般事務/営業事務)

<迅速かつ正確な業務遂行力>

お客さまからの依頼に対応する際は、迅速かつ正確な作業が求められます。しかし急ぎの作業時は、端末への誤入力を見落とすことがあるため、伝票起票や入力作業後に再度自分で確認できるよう、過去のミスなどをもとに間違えやすい項目を洗い出し、チェックリストを作成しました。点検すべき項目がクリアになっているため、確認に時間を要することもなく、ミス削減に成功。他のメンバーとも共有することで、支店全体のミス減少と生産性の向上に貢献しています。

<信頼構築のための知識習得力>

お客さまに金融商品をご案内する際は、まずは信頼していただけるように日ごろから知識のインプットに努め、ご質問にすみやかにお答えできるように準備しています。また、お客さまとの何げない会話から最適な商品提案にまでつなげるため、支店で主に取り扱う商品の知識だけでなく、ファイナンシャルプランナーの資格を取得するなど、金融全般の知識の習得に努めています。信頼を得られたお客さまからは、お金周りに関するあらゆるアドバイスを求められるなど、商品の契約につなげられています。

書き方のポイント・解説

業務遂行にあたって、正確性が求められることはどの業界であっても共通ですが、特にミスが許されない金融業界だからこそ、ミスを防止するために工夫したことなどをアピールしましょう。

こなさなければならない定型業務が多い中で、主体的に業務改善に取り組んだ経験を記載できると、プラスの評価を得られることがあります。

金融商品の提案にあたり知識をいかに習得したかなど、積極的に学ぶ姿勢もアピールポイントのひとつです。

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未経験から事務職へ

<スタッフへの気配り力>

普段から店舗スタッフが働きやすい環境づくりに努めています。特に店舗が忙しい時は、レジや在庫確認を行うスタッフのフォローに入り、スタッフの負担軽減に尽力。また、勉強会などでスタッフ同士がコミュニケーションをとれる機会を設け、今まで話したことがなかったスタッフとのシフトでも、円滑に連携をとって働けるようにしました。結果として、店舗全体のチームワークが向上し、エリア内の店舗xx店舗中売り上げ1位を獲得しています。

<正確な業務処理能力>

接客やアルバイトへの指導と並行して、在庫管理や発注業務、備品の確認、シフト作成などの庶務を実施しています。短い時間でミスのない作業が求められるため、まずは業務に取りかかる前にタスクを洗い出し、優先順位を付けています。自分だけでなく、店舗全体での事務作業のミスを削減するため、起こりやすいミスを集約し、作業後に確認できるようにマニュアルを作成。結果として、以前は月x回ほど発生していたミスが、現在は発生0件をxカ月連続で更新しており、店舗を円滑に管理できています。

書き方のポイント・解説

いかにほかのスタッフや顧客のことを考えて働いてきたかをアピールしましょう。事務職は営業担当などのサポートをすることが多いため、気配り力が注目されます。

接客業務と並行してスピーディな事務作業ができることをアピールしましょう。事務職に求められるタスク管理のスキルが身についているかどうか、採用担当者が判断する基準になります。

自分が働きかけたことや、取り組んだことによって、売り上げ向上につながったことがあれば記載しましょう。

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