内定・退職・入社
【例文あり】退職挨拶メールやスピーチのマナー
～上司や社外・取引先への伝え方をそれぞれ解説～
退職が決まったら、特に気を配りたいのが「退職時の挨拶の仕方」。直接挨拶することがていねいであり、メールでの挨拶は失礼に当たるのでは？と思われがちですが、日程・距離・関係性などによっては直接会って伝えられないこともしばしばです。特にコロナ下でのリモートワークの普及や送別会の自粛により、メールやチャットツールでの挨拶は増加傾向にあるようです。そこで、今回はメールを中心にした挨拶のポイントや例文・サンプルを上司や同僚など「社内向け」のものと、取引先など「社外向け」のものに分けて紹介します。ほかにも、電話・挨拶状・スピーチなどの例文・サンプルもあるので、ぜひ活用してください。
1．退職時の挨拶のマナー
どんな手段で挨拶をするにしても、3つのポイントは退職時の挨拶の共通のマナーですので、しっかり押さえておきましょう。
① 退職挨拶は上司の許可がおりてから
退職することを決めたら、直属の上司に退職の報告をします。上司から退職の承認が下りた後、いつから周囲に退職の旨を伝えたらよいかも確認しましょう。伝える際は業務に支障の出ないよう配慮し、相手によって手段やタイミングを考慮しましょう。
② 感謝の気持ちを伝える
退職時の挨拶は「お世話になったお礼・感謝を伝えるためにするもの」です。この前提が分かれば、伝えるべき内容も見えてきます。単に「ありがとう」と言うよりも、具体的エピソードを挙げて「何をされて・自分にどのような好影響を与えてくれたか」を伝えられるとベターでしょう。
③ グチ・恨み言は言わない
人の評価は業界内で案外広まるものですし、昔の職場が将来は自分のクライアントになるかもしれません。そう考えると、グチや恨み言はNG。退職時の挨拶もめぐりめぐって自分に返ってくると肝に銘じて、気持ち良く締めくくりましょう。
2．退職挨拶メールの例文とポイント
コロナ下で在宅勤務が増えたこともあり、メールで退職挨拶をすることが一般的になりつつあります。職種や業種によっては、社内向けの退職挨拶をチャットツールで行う場合もあるようです。
では、メールでの退職挨拶はどんな目的で行うのでしょうか。メールを送る適切なタイミングやポイントはあるのでしょうか。
社内向けに送る場合と取引先など社外向けに送る場合とに分けて見ていきましょう。
退職挨拶メールを送る目的
退職挨拶メールを送るタイミング
退職挨拶メールの構成・書き方のポイント
社内の同僚（一斉送信）への退職挨拶メールの場合
上司・お世話になった方への退職挨拶メールの場合
社外・取引先への退職メールの場合
▼退職挨拶メールに返信がきたら
ご自身が送った退職挨拶のメールに返信がきた場合、そのメールにさらに返信しても失礼にはなりません。お世話になった人には一言お礼を返信しておきましょう。
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3．その他の手段での挨拶の例文とポイント
メール以外にも、電話・スピーチ・手紙などでの挨拶がありますが、伝えるべき内容は以下の4点です。
▼退職の挨拶で伝える基本項目
- 退職する日付
- 退職する理由（一身上の都合と伝える、転職先は伝えないのが無難）
- 感謝の気持ち
- 相手の人・企業の繁栄や活躍を祈るエール
それぞれの基本的な例文を用意しましたので、この基本を踏まえた上で、挨拶する相手や手段によって内容をアレンジしていきましょう。
電話での退職挨拶の場合
スピーチでの退職挨拶の場合
手紙（挨拶状）での退職挨拶の場合
まれなケースとして、第一線を退いた大先輩、転勤・転職した方など、とてもお世話になった人に会いに行けない場合は手書きの挨拶状で退職の挨拶をすることも。親しい関係性というより、目上の方に対しての伝え方のひとつとして選ばれることが多いようです。
手紙（挨拶状）の例文
ポイント
- 拝啓、敬具、時候の挨拶のあるフォーマルな形式で作成
- 「私儀（わたくしぎ）」は自分のことなので、へりくだる意味で行末に書く
- 退職日を記入する
- お世話になった人への感謝の言葉を述べる
- 書面での挨拶の失礼をわびる
- 相手の幸せを祈るひと言
※勤務先の住所に送る
閉じる
- 退職挨拶のマナーを押さえたら、次は自分の適正年収も調べておこう！
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4．「退職時の挨拶」に関するよくあるギモン Q&A
- 挨拶をするタイミングはいつがいい？
- 退職が承諾され、退職日が決まり次第、始めましょう。早めに挨拶が始められれば、「都合が合わずに挨拶できていない」という事態も防げます。役職や年次が上の人から順番に伝えていきましょう。挨拶の開始時期や挨拶範囲などで迷った場合は、上司に聞くのが確実です。
- 最終出社日に不在の相手への退職挨拶はどうしよう？
- 事前に挨拶を済ませているという前提であれば、出張などで相手がいない場合は最終出社日に挨拶ができなくても問題ありません。前もって不在だと把握しているなら数日前に改めて伝えても、後日メールで挨拶を重ねてもいいでしょう。「当日でいいやと思っていたのに不在で退職の挨拶が一切できていない！」という事態は避けたいので、そのためにも早い段階から挨拶回りを始めたいところです。
リモートワークの関係で対面での挨拶が難しい場合は、相手との関係性や状況に合わせ、オンラインでの挨拶も問題ありません。その際、時間を取ってくれたことに対するお礼の言葉を忘れずに。
- 退職の挨拶をする相手はどの範囲まで？
- お礼・感謝を伝えるために挨拶をするのですから、お世話になった・日ごろからやりとりがある相手かどうかが一つの判断基準。同じ部署の仲間なら数人で一緒にランチに行って伝える手も。コロナ下で気軽にランチに誘えない状況であれば、オンラインで集まって伝えるという方法もあります。退職の挨拶は相手とつながるチャンスでもあるので、いまは疎遠になった人に連絡をして付き合い復活の契機にしてもいいでしょう。
- 退職するとき、職場にお菓子を配るべき？配るならどんなお菓子がいい？
- お菓子は必須ではありませんが、感謝の気持ちを形で表すことができます。最終出社日や部署内の挨拶をスピーチで済ませる場合に、みんなで食べてもらえるお菓子を用意してもいいでしょう。その場合のお菓子は日持ちがするものが無難。生菓子など、すぐに食べなければならないものよりも、常温保存可能で日持ちのする焼き菓子で個包装されているものが、持ち帰ったり翌日以降に食べたりできるので親切です。
在宅勤務などで、オフィスに全員出社が難しい場合は、感謝のメッセージを添えて共用スペースに置いておくとよいでしょう。
また、最近はお菓子の代わりにオンラインギフトを贈る場合もあるようです。
- チャットツールで退職の挨拶をしても失礼にあたらない？
- 社内向けに限りますが、最近はSlackやTeamsなどのチャットツールを使って退職挨拶をするケースが増えているようです。ただし、前例がなかったり堅い社風だったりする場合には、失礼だと捉えられる場合も。職場の慣習に従って判断するのが無難です。
