実際に働く人たちに聞いた、
あの職業のリアルな実態・働き方!?
【秘書／受付】
の職業あるある

公開日： 2020/3/16

普段の何げないときにも出てしまう“職業病”ともいえる、クセや行動はありませんか？　その仕事に就いているからこそ身についた習慣や、ついやってしまう職業あるあるを知ることで、その職業ならではの特徴や働き方の実態がよりリアルに見えてきます。今回は秘書／受付の人たちに聞いた、職業あるあるをご紹介します。

「秘書／受付」はプライベートでもスケジュール調整を張り切りがち!?

＜秘書／受付の職業あるある＞実際に働く人たちに聞いた、あの職業のリアルな実態・働き方!?

友達と旅行の話になると、たちまち日程調整モードがスイッチオンに！交通機関の時刻表や宿泊施設、食事するお店の基本情報を綿密に調査して、分刻みでのスケジュール表を作成したくなる…。企業の経営に関わる幹部に付いて業務をサポートしている「秘書」は、上司がスムーズに仕事を遂行できるようスケジュール調整することが習慣化しています。プライベートの外出や旅行でも、ついつい綿密なスケジュールを組んでしまうのだとか。

一方の「受付」は、来訪者がオフィスに入って最初に会う人。その印象は、ともすると会社のイメージそのものに直結しかねません。そんな大切な第一印象を決めるのは、やっぱり表情。常にニコニコの営業スマイルを心がけるあまり、プライベートでも、無意識のうちに笑顔を作ってしまうようです。

「秘書／受付」の働き方は？

「秘書」は、社長や役員など企業の経営幹部を補佐し、業務の円滑化をサポートするのが仕事。スケジュール管理や電話・メール・来客の対応、資料作成のほか、出張の手配などの業務があります。上司が本来の役割である経営判断や思索に専念できるよう、適切に環境整備することがミッションです。マンツーマンで務める場合と、チームで務める場合とがあり、職場によっては語学力が必要になることもあります。受付は、来客や電話の応対、社内への取り次ぎなどが主な仕事。セキュリティや個人情報保護への意識の高まりから、来客の情報登録・管理を徹底する傾向が強まってきており、受付担当はこれを遂行する重要な役割を担っています。