内定辞退の連絡のマナー 失礼にならない断り方や
電話・メールの例文を紹介

内定辞退とは、企業から提示された採用条件通知書（または内定通知書、労働条件通知書など）の条件を確認した上で、「入社しない意思」を企業へ伝えることです。

なお、本記事内での「内定」とは、一般的によく使われる意味と同様、「企業から採用条件通知書（または内定通知書、労働条件通知書など）が発行されたタイミング」を指します。

一方、労働契約上の「内定」は、企業から「採用条件通知書」が送付され、転職希望者が求人企業に対し、入社日・年収など重要な条件を踏まえ、就業することの意思表示をした状態を指し、一般的な「内定」の定義とは異なるので注意しましょう。

転職活動で内定辞退はできる？

転職活動で内定辞退することは決して珍しいことではありません。

実際によく見られる内定辞退の理由には、以下のようなものがあります。

このように内定辞退の理由は人それぞれであり、転職希望者が自分の将来を真剣に考えた結果として生じるものです。

ただし転職活動もビジネスの場であることを忘れてはいけません。内定辞退そのものは問題ありませんが、伝え方やタイミングを誤ると、企業に迷惑をかけてしまったり、あなたのビジネスパーソンとしての信頼を損ねてしまったりすることがあります。

たとえほかの企業に転職しても、内定を辞退した企業と将来取引をする可能性もありますし、その企業の人事担当者が転職先で同僚になることも考えられます。将来的なビジネスの関係を考慮して、辞退する場合でも誠実に対応しましょう。

内定辞退は電話とメール、どちらで連絡する？

内定辞退の連絡方法について、企業から特別な指定がない限りは、基本的にメールで送って問題ありません。

人事担当者は日中に面接対応や会議で席を外していることも多く、電話をしてもつながらないケースが少なくないからです。電話連絡にこだわると、何度もかけ直す必要があったり、連絡の行き違いが発生したりして、かえって負担になることもあります。

ただし、オファー面談や会食、工場・職場見学など、内定を受けるかどうかの判断にあたり、あなたのために特別な対応をしてもらった場合は電話で伝えたほうがよりていねいです。

企業によっては、内定の承諾や辞退について「電話で連絡してください」「専用のフォームから回答してください」と指定がある場合もあるので、案内をよく確認しておきましょう。

内定辞退はメールでも大丈夫？マナーや書き方、例文を徹底解説

内定辞退する場合の3つのマナー

ここでは、内定辞退を伝える際に最低限押さえておきたい3つのマナーを紹介します。

辞退理由はどこまで正直に伝えるべき？

基本的に、内定辞退の理由を詳細に説明する必要はなく「一身上の都合」「熟考の結果」などで十分です。

ただし、人事担当者もなぜ内定辞退に至ったのか把握しておきたいと考えるため、より詳細な理由を聞かれる場合も考えられます。それを踏まえて「他社へ入社することに決めた」「家庭の事情により転職方針を見直すことにした」など、差し障りのない範囲で内定辞退の理由を伝えてもよいでしょう。

注意すべきは、感情的な表現や企業批判につながる理由は避けることです。「面接官の印象が良くなかった」「社風が合わない気がした」といった言葉は相手に不快感を与えかねません。

また、細かく説明しすぎると逆に掘り下げられる可能性もあるため、必要以上に理由を語らないほうが無難です。

内定辞退を電話で伝える場合のコツと例文

内定辞退を電話で伝える場合の例文を以下3つのパターンで解説します。

内定辞退を電話で伝える際は、できるだけ落ち着いて、はっきりとした口調で簡潔に伝えることが大切です。明るすぎるトーンでは軽く聞こえてしまい、逆に暗すぎると印象が悪くなります。メモを用意して読みながら話しても問題ありませんので、事前に話す内容を整理してから臨むと安心です。

内定辞退するか迷う場合の判断軸

内定辞退は一度伝えてしまうと撤回できないため、迷いがある場合には慎重に考えることが重要です。条件面だけでなく、転職の目的や価値観、自分のキャリアプランに照らし合わせたうえで判断することが、納得感のある選択につながります。

ここでは、辞退を迷ったときに見直すべき3つの判断軸を紹介します。

内定をもらったけど迷う、やめたほうがいい？後悔しないための対処法・判断ポイントを解説

転職の目的に立ち返る

迷いが生じたときは、まず「なぜ転職をしようと思ったのか」という原点に立ち返ることが大切です。キャリアアップ、働き方の改善、専門性を高めたいなど、転職活動を始めた目的が内定先で実現できるのかを冷静に見極めましょう。

給与や残業時間の改善といった条件面だけでなく、「自分の価値観に合っているか」「やりがいを持てるか」といった観点も重要です。

転職理由を再確認することで、内定先が本当に目的を満たしているかどうかを客観的に判断できるようになります。

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他社や現職と比較する

内定先を絶対評価で判断するのではなく、現職と比較して「どこが自分に合っているか」を整理しましょう。複数社の選考が進んでいる場合は、他社との比較も大変有効です。

比較の際は、給与・福利厚生といった条件だけでなく、職場の雰囲気や人間関係、企業の将来性など多角的に検討することが大切です。

その際は、主観的な印象に偏らず、できるだけ事実を比較することを意識しましょう。転職の軸と照らし合わせて、自分が本当に優先したいものを整理することで、納得感のある判断につながります。

懸念点を人事担当者や転職エージェントに質問する

迷いの背景には「気になる点が未解消のまま残っている」ケースが少なくありません。仕事内容の詳細や働き方など、不安がある部分は人事担当者に直接質問することで解消できます。言いにくいことでも、入社後のミスマッチを防ぐためには確認しておくことが大切です。

ただし「御社には将来性があるのか」のような質問は人事担当者も答えにくく、場合によっては「失礼な人だ」と捉えられかねません。質問する際は企業側が答えやすく、直接聞いても失礼に当たらないものを選びましょう。

転職エージェントを利用している場合は、キャリアアドバイザーに相談することも有効です。懸念点を企業に確認してもらえることはもちろん、転職のプロからの客観的なアドバイスを得ることもできるので、より冷静に判断できます。

内定辞退の連絡、どうしたらいい？
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内定辞退に関するよくある質問

内定辞退は転職活動では珍しいことではありませんが、いざ自分がその立場になると「どう伝えるべき？」「辞退後に不利になる？」と迷う方も多いものです。ここでは、内定辞退にまつわる代表的な疑問にお答えします。

Q

選考中に「第一志望」や「入社したい」と伝えていた企業の内定を辞退するには？

A

辞退しても問題ありませんが、企業に納得してもらえるような説明が必要です。

内定が出た後で気持ちが変わることはよくあります。しかし、企業は「この方は第一志望だから、内定を出せば入社してくれるだろう」と期待して内定を出すことも少なからずあるので、あなたが辞退すると、非常に残念に思うでしょう。

内定辞退の連絡をする際には、気持ちが変わった理由を説明し、企業に納得してもらえるように努めましょう。また、「選考中に入社したいとお伝えしていたにもかかわらず、辞退することになり申し訳ありません」とお詫びの言葉も添えましょう。

Q

内定承諾後に辞退しても問題ない？

A

法的には可能ですが、極力避けるべきです。

内定承諾後の辞退とは、労働契約の合意後に入社を取りやめることを意味します。民法627条には、就業開始前であれば労働契約は解約できると書かれています。しかし企業は入社の受け入れ準備を始めている段階のため、期待を裏切る行為といえるでしょう。

特に入社直前での辞退や入社日を迎えても出社しないなどの対応は、企業に多大な迷惑をかけてしまうため、内定承諾前によく吟味することが大切です。どうしても辞退せざるを得ない場合はできるだけ早めに伝えましょう。

Q

内定辞退の連絡をせず放置するとどうなる？

A

期限を過ぎれば内定は取り消しになりますが、放置はNGです。

内定辞退の連絡をせず回答期限を過ぎると、形式上は自動的に内定取り消しとなります。しかし、企業側のかけた時間や期待を裏切る行為であり、非常に悪い印象を与えるでしょう。

特に同業界内での転職では将来のビジネスにも影響しかねません。メールや電話で一報を入れるだけでトラブルを防げるため、放置せず必ず連絡しましょう。

Q

内定辞退を引き止められた場合、どうすればいい？

A

内定辞退の意思が揺らぐなら再度考え直すのもあり。意思が固まっているならていねいに断りましょう。

辞退の連絡をした際に「もう一度話したい」「条件を再提示したい」と引き止めを受けるケースもあります。それによって、懸念点が解消されたり、入社の意向が強くなったりする場合は、内定辞退を考え直してもよいでしょう。

しかし、気持ちが変わらない場合は「辞退の意思は固まっております」と明確に伝えましょう。優柔不断な態度を避け、毅然としつつも感謝の言葉を添えて辞退の意思を伝えましょう。

Q

内定辞退後にやっぱり行きたくなった場合、再応募はできる？

A

基本的には難しいことですが、理由によっては受け入れてくれる可能性があります。

一度辞退した企業への再応募は簡単ではありません。ただし、再度応募するに至った理由が納得感のあるものであれば、再度応募を受け入れてくれる企業も存在します。再応募する際は「なぜ再び志望するのか」を明確に伝えることが重要です。

Q

内定辞退するか迷っている場合、回答期限を延長できる？

A

明確な理由があれば相談できますが、必ずしも認められるわけではありません。

内定への回答期限は一般的に1〜2週間です。どうしても決めきれない場合、企業に相談して回答期間の延長に応じてもらえるケースもありますが、可能性は高くありません。特に「決められないから延ばしてほしい」という理由では認められにくく、「比較検討のための情報が不足している」など具体的な理由が必要です。

延長が可能かは採用状況やポジションによって異なり、欠員補充やほかの応募者がいる場合は待ってもらえないこともあります。回答期限の延長を相談する場合は、内定自体がなくなってしまうリスクも踏まえて、慎重に検討しましょう。

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関連Q＆A

まとめ

内定辞退は誰にでも起こり得る選択です。企業から回答方法の指定がなければ、メールでの連絡で問題ありません。一度辞退してしまうと撤回が難しいため、後悔しないためにも転職の目的に立ち返って、納得のいく判断を下すことが非常に大切です。

dodaエージェントサービスを利用して転職活動をしていれば、キャリアアドバイザーが間に入って、企業とやりとりをしてくれます。内定を受けるかどうかの相談に乗ってくれたり、内定辞退する場合の企業への連絡も代行してくれたりするので、これから転職活動を始めようとしている方はぜひご相談ください。

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