内定・退職・入社

内定辞退の仕方～断り方のマナー・メールの書き方・
電話での伝え方～

企業から内定をもらったものの、条件面で折り合いがつかない場合や、複数社から内定をもらっており他の企業への入社を決めた場合などに内定を辞退することもあります。今回は、内定を辞退する際のマナーや連絡の仕方、伝え方などをご紹介します。

1．内定辞退のマナー（誰に対して？いつまでに？）

内定辞退の連絡は電話で行うのが基本です。先方の担当者が不在だった場合はメールで伝えましょう。エージェントサービスを利用した場合は、内定の通知も返事もエージェント経由で行うのが一般的ですが、求人サイト経由など自分で応募した際は自分で連絡します。

内定辞退を伝えるのは気が引けるものですが、連絡をしないというのは絶対にNG。企業はあなたの入社に向けて採用をストップしている場合が多いので、必ず、連絡しましょう。

内定通知（あるいは労働条件の提示）から遅くとも1週間以内には連絡をしたいものです。採用選考で相手に負担をかけたことに配慮し、おわびの言葉も忘れずに伝えましょう。

面接を辞退したい場合はこちら【メールと電話どちらがよい？面接の選考を辞退する方法】

内定承諾書を出した後の内定辞退は違法？損害賠償を請求されることはある？

2．内定辞退の伝え方のポイント

内定通知に対するお礼を述べたうえで「内定を辞退させていただきたい」とはっきり伝えましょう。辞退の理由は具体的に述べず「検討の結果」辞退する、という程度でも構いません。「他社の内定を受けることにした」と伝えてもいいですが、社名までは示さないほうが無難です。

家庭の事情が急に変わった場合など、本当は入社したいのにやむを得ず辞退する…。そんなときは事情を説明しておわびをし、「機会があればぜひ改めて選考していただきたい」と前向きな姿勢を伝えるといいでしょう。そうすれば状況が落ち着いたとき、再度応募することも可能です。

3．電話で伝えるときの例文（サンプル）／メールを書くときの例文（サンプル）

電話

電話の時間帯は相手の都合を考え、出社・退社時間の間際やお昼時を避けて連絡しましょう。辞退理由は「検討の結果」だけでも構いませんが、詳細な理由を聞かれる場合に備えて、詳しい理由も用意しておきましょう。

お世話になります。内定の通知をいただきました堂田太郎と申します。
採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？

―担当者にかわる―

この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいことなのですが、検討の結果、この度は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。転職に際し、私が今後どのように社会に貢献できるかを真摯に考えたところ、別の企業とのご縁を感じ、他社への入社を決意いたしました。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。御社にはたいへんご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。

メール

内定辞退の連絡を電話で行ったものの、担当者が不在だった場合、メールで伝えましょう。その際、「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します」と、事前に連絡を入れていた旨を伝えておきましょう。

件名：内定辞退のご連絡
本文：
○○株式会社　人事部
○○様

お世話になっております。内定の通知をいただきました、堂田です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このようなうれしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

履歴書や職務経歴書にお目通しをいただいたり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

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署名

【要注意】労働契約上の「内定」とは？

本記事内では「企業から採用条件通知書が発行されたタイミング」を内定と呼んでいます。しかし、労働契約上は採用条件通知書が発行されただけでは「内定」とはなりません。

企業から「採用条件通知書」が送付され、求職者が求人企業に対し、入社日・年収等重要な条件を踏まえ、就業することの意思表示をした状態が労働契約上の内定となります。
ですから、退職交渉の開始や他社選考の辞退は、労働契約が成立してから行ってください。
dodaエージェントサービスを利用している場合は、キャリアアドバイザーに相談しながら、慎重に進めてください。また、ご自身で企業と直接やり取りしている場合は、エビデンスが残る形で進めていただくのが安全です。