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内定・退職・入社

円満退職に向けた退職の伝え方・切り出し方 | 例文でポイントを解説

勤め先を円満に退職するためには、話を切り出すタイミングや退職理由の伝え方がとても大切です。dodaで2,000人以上の転職支援を行ってきたキャリアアドバイザーによると、退職交渉では、人間関係の悪化、希望日に退職できないなどのトラブルに発展しないように、気を付けるべきポイントが多数あることが分かりました。この記事では、主に転職に備えた退職を想定して、勤め先に伝えるタイミングや会社が引き止めにくい転職理由の伝え方など、退職をスムーズに進めるためのポイントを解説します。例文もぜひ参考にしてみてください。

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いつ誰に何を伝えるべき? 退職を切り出すタイミングとは 

応募先企業から内定通知書が届き、正式に内定を受諾したら、できるだけ早めに直属の上司に退職意思を伝えます。合意を得られた後に実際の退職手続きに入ります。まずは退職意思を伝えるための「時期」「相手」「内容」を確認しましょう。

【伝える時期】遅くとも1カ月前には退職の意思を伝える

内定を受けた後、勤め先に退職意思を伝えるタイミングは、遅くとも退職1カ月前を目安にしましょう。引き継ぎや取引先へのあいさつなどを考えると、退職希望日まで余裕を持って行動したほうが良いからです。企業によって、退職日の何日前までに退職の意思を伝える必要があるかは異なります(1カ月前~3カ月前が一般的)。就業規則に記載があるので、事前に確認しておきましょう。

また、新たな組織編成が決定・公表された後での退職交渉は、現職メンバーのモチベーションの低下や、人員配置の再調整などの負荷になります。できれば組織編成や人事異動が公表された直後に退職を伝えるのは避けましょう。

日時は直属の上司や周囲があまり忙しくないタイミングを狙ってください。退職は少なからず会社に迷惑をかけますので、相手も精神的に余裕があるときに切り出されたほうが、受け入れやすい可能性があります。

また、応募先企業から内定通知書が届き、正式に内定を受諾した後に退職を伝えるようにしてください。口頭での内定は稟議が下りていない段階であるケースもまれにあるため、内定が取り消されるリスクもあります。

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【伝える相手】直属の上司に口頭で伝える

退職を伝える際は、まず直属の上司に申し出るのが基本です。その際は、2人きりの時間を作って必ず口頭で進めてください。直属の上司とは、日ごろの自分の業務を指導・管理している人のこと。そのため、人事決裁権のない主任やリーダーも対象になります。

上司との合意を得たら、課長や部長など上位役職者にさかのぼって報告し、最後に人事部の担当に伝えるのが一般的な流れです。直属の上司との合意を得た段階で、本人・上司のどちらが上位役職者に伝えるかなど、段取りを相談しましょう。

テレワークを実施している場合など、対面で会うのが難しい状況もあるため、Web会議ツールもしくは電話で伝えるというケースも増えています。

退職の伝え方に関するQ&A

Qメールで退職の意思を伝えてもよいでしょうか?
メールでは自分の意図が正しく伝わらない恐れがあります。まずはメールや電話でアポイントを取ったうえで、あらためて口頭で正式に伝えるのが一般的な手順です。メールでは具体的に「退職を考えているので報告のお時間をいただきたい」と用件を伝えてもいいのですが、対面での報告も必ずセットにして考えましょう。
退職面談をうまく切り抜けるコツは?の記事で面談での心構えを解説していますので、ご覧ください。
Q直属の上司を通り越して、部門長などに直接伝えるのはNGでしょうか?
まずは、直属の上司に報告しましょう。順序を間違うと、上司の管理能力が問われることになって、退職交渉が進まない可能性があるからです。直属の上司があなたの退職意思を間接的に知ってしまうと、快く送り出そうという心境になりにくくなります。グループ会議などの場で、上司を通さずに一方的に発表することも同じ理由でおすすめはできません。円満に退職するために最も効果的な方法は?の記事で、円満退職のコツを端的に解説していますので、あわせてチェックしてください。

【伝える内容】退職意思と退職希望日はマスト

上司に退職を伝える日時をセッティングしたら、何を伝えるかを整理しておきましょう。

・退職する意思
・退職する大きな理由
・転職の予定と入社予定日(転職先が決まっている場合)
・希望する退職日
・自分の関わっている業務の状況

※下記の内容はあえて伝える必要はありません。

・退職するネガティブな理由、会社への不満
・具体的な転職先(社名など)
・退社後の予定(転職先が決まっていない場合)

まず大切なのは「退職する意思」を伝えること。退職する理由などと合わせて伝え、そのあとは、上司の様子を見ながら希望する退職日や担当する業務の状況などを切り出しましょう。それでは、各項目をどのように伝えるべきか、ポイントを解説します。

  • 内定・退職・入社 完全ガイド
    内定をもらって入社までにやるべきことや、スケジュールをまとめて解説。健康保険、年金、税金など退職手続きのポイントもご紹介します。

【退職の伝え方 ポイント1】強い退職の意思を伝える

まず、退職を伝えるときの一番大切なポイントは「退職の意思が強い」「引き止めに応じるスキがない」と相手に思わせること。引き止められることは事前に想定しておき、「引き止めていただけるのはありがたいが、退職の意思は変わらない」と伝え続けてください。

上司は経験も豊富ですし、さまざまな引き止め策を講じてくる場合もあります。相手を理屈で納得させようとするのではなく、何を言われても揺るがない姿勢をみせることが重要です。どのような引き止めのケースがあるかは、下の記事も参考にしてみてください。

【退職の伝え方 ポイント2】引き止めにくい退職理由を伝える(例文つき)

上司から「その理由なら辞めるのも仕方がない」と納得して受け止めてもらいやすい退職理由とは何でしょうか? 以下に要点をまとめました。

【引き止めにくい退職理由とは】
・自社では実現できないことを前向きに希望している
・体調が悪いなどやむを得ない理由で、上司が上層部に伝えやすい
・理由が明確であいまいなところがない
・会社への不満が第一の理由ではない

「一身上の都合で」だけで押し通すことや、会社に対する不満を退職理由として伝えることは、引き止めが長引く恐れがあります。また、それまでの人間関係が悪くなり、引き継ぎや退職の調整がスムーズにいかないケースも。できるだけ明確かつ前向きな言葉で伝えるように心がけましょう。

また、本音は伝えにくいからと、実際とは異なる理由を伝える人もいますが、同僚や後輩にもウソをつくことになりますし、特に近い業界であれば思わぬところから発覚することもあり、おすすめはしません。誰しも退職に至るまでには複数の理由が関わっているはずですから、その中からいちばん伝えやすく、受け入れてもらいやすい理由を選ぶのが無難です。

それでは、受け入れてもらいやすい退職の伝え方を、例文を参考にみていきましょう。

【退職理由の例文①<OKなケース>】

「大変急で申し訳ありません。現在の仕事をしていくうちに、自分の力でゼロから事業を作っていけるスキルを身につけたいと思うようになり、ベンチャー企業のサービスの立ち上げから関わることになりました。わたし自身もしっかり考え、家族とも相談した結果です。この会社で経験させていただいたことは本当に感謝しています。心機一転、新しい会社で頑張りたいと思いますので、退職の段取りについて相談させてください」

【退職理由の例文②<OKなケース>】

「お時間いただきありがとうございます。この度、アパレル系ECサイトにエンジニアとして転職することになり、退職をご相談させていただきたいです。今まで〇〇さんや〇〇さんに教えてもらったことは心から感謝しているのですが、学生のころから夢だったアパレル業界にどうしても携わりたく決意しました。退職日はできれば〇月末としたいのですが、いかがでしょうか?」

伝え方のPOINT

感謝の気持ちを忘れずに前向きに話せば、真っ向から反対されることは少ないでしょう。「自社ではこの希望をかなえることはできない」と理解してもらい、家族や自分のなかでも折り合いがついていて、引き止めようがないと感じてもらうことが重要です。

【退職理由の例文①<NGなケース>】

「現在の仕事量の多さや給与、労働時間の長さなど待遇面に不満があるので、辞めさせてください。今までお世話になり、本当にありがとうございました」

【退職理由の例文②<NGなケース>】

「あと数カ月でこの会社に在籍して5年になりますが、主な仕事も覚えましたし、みなさんのおかげで実績にも満足しています。何か新しいことに挑戦したいと思い、転職することにしましたので、退職させてください。退職日は〇月〇日にします」

伝え方のPOINT

感謝の気持ちを伝えているものの、あいまいな理由や会社への不満をそのまま上司に伝えるのは避けましょう。上司との関係が悪くなったり、不満を解消する提案をされたりするとスムーズな退職に結びつきません。

【退職の伝え方 ポイント3】受け入れてもらいやすい希望退職日を伝える

退職の申し出は「退社日は〇月末を考えていますが、引き継ぎの進め方について相談させてください」と初めから退社日とセットで交渉を進めるとスムーズです。さらに、一方的に決めて伝えるのではなく、「希望日があるので相談したい」という姿勢をみせることが大切です。退職の合意を得てから改めての交渉になったり、強引なやり方で人間関係を悪化させたりして、結果として想定より退社日がずれ込んでしまうことがあります。

それでは、退職日はどのように決めるのが良いでしょうか? 確認することは以下のとおりです。

【退職日を決めるときの要素】

・転職先への入社予定日
転職先が決まっている場合、企業が希望する入社日に間に合わせることが肝心です。内定を受諾する際は、「入社日はある程度融通がきく」のか「〇月には必ず入社してほしい」のか、転職先が入社日に対してどの程度強い希望を持っているかを確認しておきましょう。定められた入社日に入社が出来ないことは、内定の取り消し事由となりえるため、この点は入念に確認しておく必要があります。

・業務の進行状況
繁忙期や、担当しているプロジェクトの進行中に退職日を設定するのは、できれば避けましょう。

・業務の引き継ぎ状況
引き継ぎをするのに十分な日程の確保が大切です。スムーズに済ませるためにも、そろそろ内定が出そうだと思ったら、個人的にできる事前準備(引き継ぎマニュアルの作成など)を行うことがおすすめです。

・有給休暇の消化
消化していない有給休暇があれば、使いたくなるものですが、業務の引き継ぎ状況を考慮せずに自分の都合だけを押し通した休み方をしてしまうと、人間関係が悪化し、円満退職から遠のくことにもなりかねません。有給休暇の消化は用意周到に行いましょう。有給休暇を消化してから退職するためのヒントも参考にしてみてください。

・就業規則
内定受諾時など、事前に就業規則で「退職願」をいつまでに提出しなければいけないかを確認しましょう。退職期日の1~2カ月前に設定している企業が多いようです。

※労働者は、労働契約で期間が決まっている場合を除き、いつでも退職の申し出をすることができます。民法第627条では、申し出から2週間経過したところで退職が可能と定められています。とはいえ円満に退職するためには、就業規則に沿った形で退職交渉を進めたほうが無難です。

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【退職の伝え方 ポイント4】自分から動いて短期間で伝える

現在の職場に退職意思を伝えて、具体的な退職日を確定するまでのコミュニケーションは、約1週間、2回程度で終わらせることを目安にしましょう。調整期間が長引くことで、引き継ぎ期間が短くなる、指定入社日に間に合わず内定が取り消される、といったリスクがあるからです。

基本的には、会社から積極的に退職の調整を進める動きは取りません。初回調整時には「再度、考えてほしい」とその場で決定せず、期間を空けることを提案されることもあるかもしれません。ご自身で次回の打ち合わせ日時を決める、合意を得たらすぐに退職届を用意するなど、主導権を持って調整を進めてください。そうすることで意思の強さもアピールできます。

【退職の伝え方 ポイント5】ネガティブな退職理由は伝えない

会社への不満が実際の退職理由だったとしても、その不満の内容を詳細に伝える必要はありません。組織への報告義務があるので上司から聞かれる場合もありますが、ネガティブな理由を伝えることは避けましょう。

また、転職先が決まっている場合、社名は必ずしも伝える必要はありません。特に競合他社の場合は伝えないほうが無用なトラブルを避けられるでしょう。

どうしても退職が認められない場合には、退職に関する決裁者に退職届を送付する、労働基準監督署や各自治体が開設している労働相談の窓口へ相談に行くことを人事担当に伝える、という方法もあります。

退職が決まったら……周囲への伝え方や準備すべきこと 

直属の上司に退職の意思と理由を伝え、きちんと合意を得られたら退職の手続きに入ります。関係者へのお知らせや有給休暇を消化するためのポイントを解説します。

同僚や後輩、取引先にはいつ伝える?

退職日が正式決定したタイミングで上司と相談のうえ、同僚や後輩にも伝えましょう。退職を受け入れてもらう前に周囲に伝えると、現場が混乱したり、上司に直接伝える前に人づてにうわさが伝わってしまったりと、よくないことばかりです。

特に、後任者や取引先への通知は業務が関係するので注意して行う必要があります。上司と相談して、引き継ぎのめどがたった段階でチーム全体が同席する場で伝えたり、取引先であればプロジェクトの切れ目でお知らせしたりするなど、入念に打ち合わせして、決して自分一人で決めてしまわないようにしてください。

退職までの準備(退職届や引き継ぎ)

会社を辞めることを受け入れてもらったら、退職までに行う手続きを進めましょう。退職届は会社の就業規則にのっとった書式で、所定の部署に提出しましょう。一般的には、直属の上司に退職を申し出てから、ほかの社員がいない場所で退職届を直接手渡しすることがほとんどです。

引き継ぎはマニュアルを作成するのはもちろんですが、書面では伝わりにくいことも多いもの。後任者と一緒に実際の業務をやってみると安心です。ほかにも下記のチェックリストやリンク先をもとに準備を進めましょう。

【退職準備のチェックリスト】

  • 退職届の提出
  • 業務の引き継ぎ
  • 取引先へのあいさつ
  • 退職日/入社日の調整
  • 退職の手続き(雇用保険や税金、年金)

「退職に関する諸手続き」をする際に読んでおきたい記事はこちら
転職活動チェックリスト「退職・入社準備」編

「退職届の提出」をする際に読んでおきたい記事はこちら
【社労士監修】退職願・退職届(辞表)の書き方

「仕事の引き継ぎ」をする際に読んでおきたい記事はこちら
退職時のあいさつの仕方(例文つき)

有給休暇を消化してから退職するためのヒント

退職するまでに余っている有給休暇を消化したいと思う人は多いでしょう。dodaが行った調査では、「円満退社とはいえない理由」として、「有給休暇を消化しきれなかったため」と答えた人が最も多く、48%にものぼりました(※)。

前職からの退職が円満退職とはいえない理由

前職からの退職が円満退職とはいえない理由

※複数回答可

※出典:doda調べ「転職に関するアンケート」
調査期間:2018年8月
調査対象:20~30代の転職経験者281人のうち、「前職からの退職についての意識調査」で「円満退職ではなかった」「どちらともいえない」と答えた137人に聴取
調査実施:パーソルキャリア株式会社(転職サービス「doda」を運営)

実際にはなかなか有給休暇を消化しきれていない現実が見えてきます。自分の都合だけで有給休暇の取得を押し通すのはビジネスパーソンとしてNGですが、計画的に調整すれば決して無理ではありません。

有休消化のために必要な段取り

  • 現在の会社ですべきこと:
    引き継ぎ期間を計算する、有給休暇の残日数を確認
  • 転職先ですべきこと:
    有休消化期間を踏まえて、入社日を調整する

有給休暇を消化するためには、現在の会社と転職先、2つの会社と日程を調整する必要があるのが難しいところです。企業の入社日は内定をもらってから1~2カ月後のことが多いため、すべての有給休暇を消化するなら、最終面接で伝える希望入社日は既に有給休暇の取得と引き継ぎを見越して、計算済みの日程を伝える必要があります。

円満退職の秘訣は、ほかの社員や会社の負担が大きくならないよう、慎重かつ計画的に退職準備を進めること。とはいえ、思いがけず退職トラブルに直面することもあるかもしれません。転職エージェントでは、円満退社のサポートもしてくれるので、内定が決まったら早めに相談してみても良いでしょう。

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