退職前に仕事の引き継ぎが終わらない…？スムーズに行うポイントや注意点を解説

仕事の引き継ぎ期間はどのくらい必要？

担当業務や業務量、役職の有無などにもよりますが、引き継ぎには、少なくとも1カ月程度を要します。退職の意思を伝えた後は、できるだけすぐに取りかかり、計画を立てながら進めましょう。有給が残っている場合は、その消化日程も考慮してスケジュールを組む必要があります。

効率的に引き継ぎを進めるためには、事前に業務の整理をしたり後任者に渡すマニュアルを作ったりすることが重要です。スピードはもちろん、ていねいさも意識しながら業務を受け渡していきましょう。

退職時の引き継ぎでやるべきこと

引き継ぎでは、短期間で漏れなくすべての情報を共有する必要があります。ここでは、退職時の引き継ぎで具体的に何をやるべきかご紹介します。

担当業務のマニュアル作成

引き継ぎでは、担当業務のマニュアルを作成することが必須です。万が一、退職までに口頭での引き継ぎが間に合わなかったとしても、マニュアルを確認すれば業務に取りかかれるよう、細かい部分までまとめましょう。

退職の意思が固まった直後からマニュアル化を始めると、必然的に担当業務の洗い出しや整理ができるので、その後の口頭での引き継ぎもスムーズに進むでしょう。退職直前に慌てて作成することにならないよう、スケジュールに余裕を持って進めることが大切です。

後任者への情報共有

後任者への情報共有の時間を取ることも、引き継ぎの必須事項です。作成したマニュアルをもとに、口頭で情報共有を行いましょう。マニュアルには書ききれない細かい部分を補足しながら連携します。共有の際は、後任者が理解できているのか、適宜、確認しながら進めていきましょう。

余裕があれば、後任者に引き継いだ業務の一部を行ってもらい、問題なく引き継げているか実務ベースで確認しておくと安心です。

取引先へのあいさつ

社外の方など取引先とのお付き合いがある場合は、退職前にあいさつを行いましょう。取引先へのあいさつでは、先方の担当者に対して直接これまでのお礼を述べ、後任者の紹介を行います。今後の取引をスムーズに進めるためにも、できるだけ後任者とともに訪れることが大切です。直接訪問できない場合は、オンラインMTGなどでごあいさつの機会をもらいましょう。

万が一、スケジュールなどの関係で後任者とそろってあいさつするのが難しい取引先がある場合は、後任者よりも先に訪問して、あいさつを済ませます。担当者が変わることで、取引先の方が不安にならないよう、ていねいな説明を心がけましょう。

退職時に引き継ぎする際のポイント

引き継ぎは短期間で進める必要があることが多く、丁寧かつ効率的な対応が欠かせません。ここでは、退職時の仕事の引き継ぎをスムーズに進めるために、気を付けたいポイントをご紹介します。

スケジュールを立てて計画的に進める

引き継ぎは、ほかの業務と並行して進めるため、多くの時間をかけられないケースがほとんどです。スケジュールを立てて計画的に進めましょう。

引き継ぎ期間は1カ月ほどを目安にしてスケジュールを立てていきます。まずは業務の洗い出しから始め、資料作成や後任者への情報共有、あいさつ回りなど、やるべきことを細分化して予定に組み込んでいきましょう。口頭での対応が必要か、マニュアルに記載があれば問題ないかなどの基準をもとに、各項目に優先度をつけておくと、退職までの限られた時間を有効活用できます。

マニュアルをあらかじめ作成しておく

マニュアル作成は、自分の都合のみで進められる作業です。退職の意思が固まった時点で、マニュアル作成を始めておくとスムーズでしょう。会社には退職の意思を伝える前だとしても、転職活動を開始した段階でできる部分から始めておけば、後々効率的に引き継ぎが進みます。

特に、情報共有やあいさつ回りは後任者のスケジュールもあるので、想定通りに進むとは限りません。そのほかの引き継ぎが押してしまうことを考慮し、できることから早めに進めておく必要があります。

連絡や確認は早めの対応を心がける

引き継ぎを行っている間は、普段以上に早めの連絡・確認を心がけることが大切です。基本的に退職日と転職先への入社日は決まっているので、引き継ぎ期間を事前のスケジュールより後ろ倒しすることはできません。

後任者・上司・取引先との連絡・確認不足で予定がずれ始めると、退職日までに引き継ぎが終わらない恐れがあります。早め早めに日程の確認を取りながら、進めることをおすすめします。

資料の共有漏れや不備に注意する

引き継ぎの際は、資料の共有漏れや不備にも注意しましょう。情報の共有がスムーズに進んだと思っていても、データ資料や取引先との間の契約資料など、マニュアル以外の資料に不備があると後任者は仕事を進められません。

これまで業務で使用した資料を整理して共有フォルダにまとめておくなど、後任者が資料を探しやすい状況を準備しましょう。

引き継ぎが間に合わない場合、入社日を遅らせることはできる？

入社日の延期は、基本的にはできません。新しい職場では、あなたの入社を想定して、前もって受け入れの準備を進めています。また、入社後の研修や業務のスケジュールを組んでいるため、迷惑をかけることになります。入社日がずれると上司や同僚の予定変更が余儀なくされ、また穴が空いた分の人員を埋める必要が出てしまいます。

もしやむを得ない事情で延期しなければならない場合は、決まった段階で転職先に早急に連絡を入れましょう。その際は理由を明確に伝え、入社可能な日程を提案します。謝罪の言葉を伝えることはもちろん、誠意を持って対応しましょう。

入社日変更の交渉については、以下の記事でも解説しています。併せてご覧ください。

Q.入社日に間に合わず遅らせたい！入社日変更の交渉はしていい？

引き継ぎは退職後に持ち越さないよう計画的に進めよう！

引き継ぎは業務の洗い出しから始まり、マニュアル作成、後任者への情報共有、取引先へのあいさつ回りと続きます。情報共有やあいさつ回りは、後任者と予定を合わせる必要があり、必ずしもスケジュール通りに進むとは限らないので、マニュアル作成までを早めに進めておくことが大切です。

またスムーズに引き継ぎするためには、連絡・確認を綿密に行うことも重要です。特に退職日まで時間が短い場合は、引き継ぎ項目に優先度をつけて効率的に進める必要があります。退職日までに仕事の引き継ぎを終えて、すっきりとした気持ちで新しい職場でのキャリアをスタートさせましょう。

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