円満退職に向けた退職の伝え方・切り出し方 | 例文でポイントを解説

退職の意思を伝えるのは、遅くとも退職の1カ月前までに

転職先が決まり、今の会社に退職意思を伝えるタイミングは、遅くとも退職1カ月前を目安にしましょう。引き継ぎや取引先へのあいさつなどを考えると、退職希望日まで余裕を持って行動したほうがよいからです。企業によって、退職日の何日前までに退職の意思を伝える必要があるかは異なります（1カ月前～3カ月前が一般的）。就業規則に記載があるので、事前に確認しておきましょう。

転職先が決まっている場合、退職を伝えるのは「内定承諾後」

転職先が決まっている場合、応募先の企業から内定通知書が届き、正式に入社を受諾した後に退職を伝えるようにしてください。企業から内定通知書が送付されて、求職者が求人企業に対し、入社日・年収等重要な条件を踏まえ、就業することの意思表示をした状態が労働契約上の「内定」となります。内定通知書が送られてきただけでは、労働契約上「内定」とはいえず、取り消しになるリスクもあります。
また、口頭で「内定です」と言われた場合も注意が必要です。採用稟議が下りていないケースもまれにあるため、必ず「書面」を送ってもらうよう企業に依頼しましょう。

内定承諾（入社承諾）の仕方を確認する

上司が忙しい時間帯はなるべく避けて退職を伝える

退職を伝えるときは、1日の中で忙しい時間帯や、重要な商談や会議の準備をしているようなタイミングを避けるのがよいでしょう。退職は少なからず会社に迷惑をかけますので、相手も精神的に余裕があるときに切り出されたほうが、受け入れやすい可能性があります。

直属の上司に口頭で退職を伝える

退職を伝える際は、まず直属の上司に申し出るのが基本です。その際は、退職願や退職届などの書面は不要です。最初は“口頭で”退職の旨を伝えてください。直属の上司とは、日ごろの自分の業務を指導・管理している人のこと。そのため、人事決裁権のない主任やリーダーも対象になります。
上司との合意を得たら、課長や部長など上位役職者にさかのぼって報告し、最後に人事部の担当に伝えるのが一般的な流れです。直属の上司との合意を得た段階で、本人・上司のどちらが上位役職者に伝えるかなど、段取りを相談しましょう。

退職を伝えるときは、事前にアポイントをとる

上司に退職を伝えるときは、いきなり「退職します」と伝えるのではなく、必ずアポイントを取って伝えるようにしましょう。アポイントを取る時点では用件は伝えず、「相談があるので、お時間を作っていただけますか」などと連絡するようにしてください。アポイントの手段は電話やメールでも構いません。ZoomやTeamsなど、チャットツールでのコミュニケーションが一般的な部署であれば、チャットツールでアポイントを取っても問題ないでしょう。

相手と二人きりの場所で退職を伝える

退職を伝えるときは、できるだけ上司と二人きりで話ができる場所が望ましいでしょう。退職はデリケートな話題です。会社の休憩室など、誰かに聞かれるおそれがある場所で伝えるのは極力避け、会議室など上司と二人きりで話せる静かな場所を選びましょう。

テレワークの場合の退職の伝え方

テレワークを実施している場合など、上司と対面で会うのが難しい場合は、ZoomやTeams などのWeb会議ツール、もしくは電話で伝えるというケースも増えています。

退職の伝え方に関するQ＆A

上司に退職を伝える際、話しておくべきこと

まず大切なのは「退職する強い意思」を伝えることです。退職する理由などもあわせて伝え、その後は上司の様子を見ながら、希望する退職日や担当する業務の状況などを切り出しましょう。

退職面談をうまく切り抜けるコツとは？詳しく確認する

退職を伝える際、上司に話す必要がないこと

上記の3つは上司から聞かれても伝える必要はありません。特に「会社への不満」を伝えることで、上司との関係が悪化したり、場合によっては退職を引き留めるための材料にされたりすることも。立つ鳥跡を濁さず。無用なトラブルに発展しないよう、伝える内容には注意しましょう。

上司にうまく退職を伝えられるか不安な場合はキャリアアドバイザーに相談するのも一つの手です。dodaエージェントサービスを利用して内定を獲得した場合、キャリアアドバイザーが「上司への退職の伝え方」や「円満な退職交渉の進め方」をサポートします。これから転職活動を始めようと考えている方は、一度キャリアアドバイザーに相談してみるとよいでしょう。

【退職の伝え方 ポイント1】強い退職の意思を伝える

まず、退職を伝えるときの一番大切なポイントは「退職の意思が強い」「引き留めに応じるスキがない」と相手に思わせること。引き留められることは事前に想定しておき、「引き留めていただけるのはありがたいが、退職の意思は変わらない」と伝え続けてください。

上司は経験も豊富ですし、さまざまな引き留め策を講じてくる場合もあります。相手を理屈で納得させようとするのではなく、何を言われても揺るがない姿勢をみせることが重要です。どのような引き留めのケースがあるかは、下の記事も参考にしてみてください。

【退職の伝え方 ポイント2】引き留めにくい退職理由を伝える（例文つき）

上司から「その理由なら辞めるのも仕方がない」と納得して受け止めてもらいやすい退職理由とは何でしょうか？ 以下に要点をまとめました。

「一身上の都合で」だけで押し通すことや、会社に対する不満を退職理由として伝えることは、引き留めが長引く恐れがあります。また、それまでの人間関係が悪くなり、引き継ぎや退職の調整がスムーズにいかないケースも。できるだけ明確かつ前向きな言葉で伝えるように心がけましょう。

また、本音は伝えにくいからと、実際とは異なる理由を伝える人もいますが、同僚や後輩にもウソをつくことになりますし、特に近い業界であれば思わぬところから発覚することもあり、おすすめはしません。誰しも退職に至るまでには複数の理由が関わっているはずですから、その中からいちばん伝えやすく、受け入れてもらいやすい理由を選ぶのが無難です。

それでは、受け入れてもらいやすい退職の伝え方を、例文を参考にみていきましょう。

【退職の伝え方 ポイント3】受け入れてもらいやすい希望退職日を伝える

退職の申し出は「退社日は〇月末を考えていますが、引き継ぎの進め方について相談させてください」と初めから退社日とセットで交渉を進めるとスムーズです。さらに、一方的に決めて伝えるのではなく、「希望日があるので相談したい」という姿勢をみせることが大切です。退職の合意を得てから改めての交渉になったり、強引なやり方で人間関係を悪化させたりして、結果として想定より退社日がずれ込んでしまうことがあります。

それでは、退職日はどのように決めるのが良いでしょうか？ 確認することは以下のとおりです。

dodaエージェントサービスって？サービス内容を詳しく確認する
キャリアアドバイザーは、転職活動の具体的な進め方やスケジュールについてアドバイス

【退職の伝え方 ポイント4】自分から動いて短期間で伝える

現在の職場に退職意思を伝えて、具体的な退職日を確定するまでのコミュニケーションは、約1週間、2回程度で終わらせることを目安にしましょう。調整期間が長引くことで、引き継ぎ期間が短くなる、指定入社日に間に合わず内定が取り消される、といったリスクがあるからです。

基本的には、会社から積極的に退職の調整を進める動きは取りません。初回調整時には「再度、考えてほしい」とその場で決定せず、期間を空けることを提案されることもあるかもしれません。ご自身で次回の打ち合わせ日時を決める、合意を得たらすぐに退職届を用意するなど、主導権を持って調整を進めてください。そうすることで意思の強さもアピールできます。

【退職の伝え方 ポイント5】ネガティブな退職理由は伝えない

会社への不満が実際の退職理由だったとしても、その不満の内容を詳細に伝える必要はありません。組織への報告義務があるので上司から聞かれる場合もありますが、ネガティブな理由を伝えることは避けましょう。

また、転職先が決まっている場合、社名は必ずしも伝える必要はありません。特に競合他社の場合は伝えないほうが無用なトラブルを避けられるでしょう。

どうしても退職が認められない場合には、退職に関する決裁者に退職届を送付する、労働基準監督署や各自治体が開設している労働相談の窓口へ相談に行くことを人事担当に伝える、という方法もあります。

ネガティブな退職理由を“前向き”に言い換える方法

同僚や後輩、取引先にはいつ伝える？

退職日が正式決定したタイミングで上司と相談のうえ、同僚や後輩にも伝えましょう。退職を受け入れてもらう前に周囲に伝えると、現場が混乱したり、上司に直接伝える前に人づてにうわさが伝わってしまったりと、よくないことばかりです。

特に、後任者や取引先への通知は業務が関係するので注意して行う必要があります。上司と相談して、引き継ぎのめどがたった段階でチーム全体が同席する場で伝えたり、取引先であればプロジェクトの切れ目でお知らせしたりするなど、入念に打ち合わせして、決して自分一人で決めてしまわないようにしてください。

退職までの準備（退職届や引き継ぎ）

会社を辞めることを受け入れてもらったら、退職までに行う手続きを進めましょう。退職届は会社の就業規則にのっとった書式で、所定の部署に提出しましょう。一般的には、直属の上司に退職を申し出てから、ほかの社員がいない場所で退職届を直接手渡しすることがほとんどです。

引き継ぎはマニュアルを作成するのはもちろんですが、書面では伝わりにくいことも多いもの。後任者と一緒に実際の業務をやってみると安心です。ほかにも下記のチェックリストやリンク先をもとに準備を進めましょう。

【退職準備のチェックリスト】

• 退職届の提出
• 業務の引き継ぎ
• 取引先へのあいさつ
• 退職日／入社日の調整
• 退職の手続き（雇用保険や税金、年金）

「退職に関する諸手続き」をする際に読んでおきたい記事はこちら
転職活動チェックリスト「退職・入社準備」編

「退職届の提出」をする際に読んでおきたい記事はこちら
【社労士監修】退職願・退職届（辞表）の書き方

「仕事の引き継ぎ」をする際に読んでおきたい記事はこちら
退職挨拶メールやスピーチのマナー（例文つき）

有給休暇を消化してから退職するためのヒント

退職するまでに余っている有給休暇を消化したいと思う人は多いでしょう。dodaが行った調査では、「円満退社とはいえない理由」として、「有給休暇を消化しきれなかったため」と答えた人が最も多く、48％にものぼりました（※）。

前職からの退職が円満退職とはいえない理由

実際にはなかなか有給休暇を消化しきれていない現実が見えてきます。自分の都合だけで有給休暇の取得を押し通すのはビジネスパーソンとしてNGですが、計画的に調整すれば決して無理ではありません。

有休消化のために必要な段取り

• 現在の会社ですべきこと：
  引き継ぎ期間を計算する、有給休暇の残日数を確認
• 転職先ですべきこと：
  有休消化期間を踏まえて、入社日を調整する

有給休暇を消化するためには、現在の会社と転職先、2つの会社と日程を調整する必要があるのが難しいところです。企業の入社日は内定をもらってから1～2カ月後のことが多いため、すべての有給休暇を消化するなら、最終面接で伝える希望入社日は既に有給休暇の取得と引き継ぎを見越して、計算済みの日程を伝える必要があります。

円満退職の秘訣は、ほかの社員や会社の負担が大きくならないよう、慎重かつ計画的に退職準備を進めること。とはいえ、思いがけず退職トラブルに直面することもあるかもしれません。転職エージェントでは、円満退社のサポートもしてくれるので、内定が決まったら早めに相談してみても良いでしょう。

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キャリアアドバイザーは、転職活動の具体的な進め方やスケジュールについてアドバイス